Organiser un festival caritatif, étape par étape

Un festival caritatif se prépare d’abord autour d’un objectif de collecte mesurable, puis d’un lieu, d’une date et d’un budget réalistes. Les autorisations, l’assurance et les besoins techniques des artistes doivent être confirmés avant de lancer la communication. Ensuite, structurez les bénévoles, les inscriptions, les points de don et le plan du site. La dernière semaine sert surtout à vérifier les paiements, l’électricité, la sécurité, le mobilier et le déroulement précis du jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l’association caritative et l’objectif de collecte
2 personnes
2
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
3
Demander les autorisations nécessaires
2 personnes
4
Souscrire une assurance événementielle
5
Réserver le matériel son et lumière
2 personnes
6
Confirmer les artistes participants
2 personnes
7
Établir le planning des artistes
2 personnes
8
Consigner les services des bénévoles
2 personnes
9
Établir le budget et le plan de trésorerie
2 personnes
10
Créer la page de l'événement en ligne
11
Concevoir l'affiche du festival
12
Envoyer les invitations
2 personnes
13
Publier des publications sur les réseaux sociaux
14
Distribuer des affiches et des flyers
3 personnes
15
Traiter les inscriptions
16
Recueillir les besoins alimentaires
17
Commander les imprimés
18
Établir le plan du site du festival
2 personnes
19
Réserver les tables et les chaises
20
Organiser l’enlèvement des déchets
21
Prévoir l’alimentation électrique
2 personnes
22
Préparer les consignes de sécurité
2 personnes
23
Préparer l’enregistrement en caisse
2 personnes
24
Mettre en place des points de don
2 personnes
25
Vérifier les exigences des artistes
2 personnes
26
Préparer le programme et la liste de contacts
2 personnes
27
Acheter les fournitures non périssables
3 personnes
28
Recevoir le matériel loué
3 personnes
29
Vérifier tout le matériel
3 personnes
30
Faire les courses
3 personnes

Événement

31
Installer la signalisation
3 personnes
32
Installer les barrières et le ruban de balisage
4 personnes
33
Monter les scènes et les structures couvertes
6 personnes
34
Installer les tables et les chaises
5 personnes
35
Installer l’équipement sonore
4 personnes
36
Installer l’éclairage
3 personnes
37
Ranger les câbles en toute sécurité
3 personnes
38
Aménager le bar et le point de distribution
4 personnes
39
Installer les comptoirs de dons
2 personnes
40
Suspendre la décoration
3 personnes
41
Préparer des encas
4 personnes
42
Mettre les boissons au frais
3 personnes
43
Dresser les points de distribution
3 personnes
44
Tester l’électricité et l’éclairage
3 personnes
45
Balance sonore avec les artistes
4 personnes
46
Briefer les bénévoles
3 personnes
47
Ouvrir l'entrée
3 personnes
48
Vérifier l'accès et les bracelets
4 personnes
49
Gérer les comptoirs de dons
3 personnes
50
Vente de boissons et d’en-cas
6 personnes
51
Animer le premier bloc musical
4 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
53
Ramasser les déchets au fur et à mesure
3 personnes
54
Encadrer les changements d'artistes
2 personnes
55
Animer le deuxième bloc musical
4 personnes
56
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
57
Recueillir les questions alimentaires
2 personnes
58
Prévoir le troisième bloc musical
4 personnes
59
Annoncer le montant récolté et l'objectif
60
Animer le bloc musical de clôture
4 personnes
61
Fermer les guichets de don
3 personnes
62
Fermer le bar et le service
5 personnes
63
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

64
Compter l'argent liquide en toute sécurité
3 personnes
65
Éteindre les équipements
3 personnes
66
Ramasser les déchets et les emballages
5 personnes
67
Démonter la décoration et la signalétique
3 personnes
68
Nettoyer la cuisine et le bar
4 personnes
69
Nettoyer le site et les toilettes
4 personnes
70
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
71
Démonter les scènes et les structures couvertes
6 personnes
72
Restituer l’équipement loué
3 personnes
73
Retourner les courses non utilisées
2 personnes
74
Traiter les paiements et les reçus
2 personnes
75
Verser les recettes à l’association caritative
2 personnes
76
Publier le message sur les recettes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Éléments de podiumqté 12
Tables de bièreqté 12
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 8
Portants à vêtementsqté 2
Barrières de sécuritéqté 16

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettesqté 250
Petits bolsqté 100
Couvertsqté 250
Tasses à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 20
Ciseauxqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Amplificateursqté 2
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 12
Câbles d'instrumentsqté 10
Enrouleurs électriquesqté 6
Multiprisesqté 10
Passages de câblesqté 12
Glacièresqté 6
Caisses enregistreusesqté 3
Terminaux de paiementqté 3

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Thermosqté 6
Table réfrigérée de préparation

Décoration

Drapeaux de festivalqté 10
Banderolesqté 6
Nappesqté 20
Ballonsqté 200
Boîtes de donsqté 6
Panneaux en ardoiseqté 8
Ruban adhésifqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8
Piles de rechangeqté 24

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Raclettes de solqté 3
Chiffons de nettoyageqté 30

Communication

Talkies-walkiesqté 8
Badges nominatifsqté 40
Braceletsqté 300

Catering

Courses

Conseils

Fixez dès le départ un objectif de collecte et séparez les recettes attendues des dépenses engagées. Prévoyez un plan de trésorerie semaine par semaine afin de ne pas commander le matériel avant d’avoir sécurisé les fonds nécessaires.
Demandez les autorisations et l’assurance événementielle avant de publier la date. Comptez au moins 6 à 8 semaines pour les démarches qui dépendent de la commune, du lieu ou des conditions de sécurité.
Faites confirmer aux artistes leurs horaires, besoins électriques, matériel audio et temps d’installation au moins 3 semaines avant le festival. Un planning avec l’ordre de passage et les changements de plateau évite les retards le jour même.
Dessinez le plan du site avant de réserver les tables, chaises, tentes et barrières. Placez séparément la scène, les points de don, la caisse, les files d’attente, les passages de câbles et les accès de secours.
Ne laissez pas la collecte des dons au dernier moment : préparez les caisses, terminaux de paiement, affiches explicatives et personnes responsables au moins 48 heures avant l’ouverture. Testez chaque terminal et prévoyez une procédure si le réseau tombe.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival caritatif ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines pour un festival de petite ou moyenne taille. Ce délai permet de confirmer le lieu, les autorisations, l’assurance, les artistes, les bénévoles et le matériel technique.
Quand faut-il réserver le son et la lumière pour un festival caritatif ?: Réservez le son, la lumière et les éléments de scène environ 6 semaines avant l’événement. Faites valider les besoins des artistes au plus tard 3 semaines avant, notamment les microphones, boîtiers DI, câbles et retours éventuels.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un festival caritatif ?: Pour 100 à 150 participants, prévoyez au minimum 10 à 15 bénévoles répartis entre l’accueil, la caisse, les dons, le bar ou la restauration, la scène, la sécurité et le nettoyage. Organisez des rotations de 2 à 3 heures pour éviter les postes vacants.
Quand installer les points de don et la caisse ?: Préparez les points de don et la caisse au moins 48 heures avant, puis installez-les le jour même avant l’arrivée du public. Testez les terminaux de paiement, comptez la monnaie et désignez deux personnes pour suivre les recettes.

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