Ein Benefizfestival Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Benefizfestival müssen Spendenzweck, Programm und Logistik früh zusammenpassen. Lege zuerst Organisation, Spendenziel, Datum und Veranstaltungsort fest; danach folgen Genehmigungen, Versicherung und Budget. Erst wenn Künstler, Technik, Helfer und Geländeplan stehen, lohnt sich die öffentliche Bewerbung. Plane außerdem Kassen, Spendenstellen, Strom, Abfall und Sicherheitswege so, dass sie am Veranstaltungstag nicht improvisiert werden müssen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Wohltätigkeitsorganisation und Spendenziel festlegen
2 Personen
2
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
3
Benötigte Genehmigungen beantragen
2 Personen
4
Veranstaltungsversicherung abschließen
5
Ton- und Lichttechnik reservieren
2 Personen
6
auftretende Künstler bestätigen
2 Personen
7
Künstlerplanung erstellen
2 Personen
8
Freiwilligendienste festhalten
2 Personen
9
Budget und Kassenplan erstellen
2 Personen
10
Online-Veranstaltungsseite erstellen
11
Festivalplakat gestalten
12
Einladungen versenden
2 Personen
13
Social-Media-Beiträge veröffentlichen
14
Poster und Flyer verteilen
3 Personen
15
Anmeldungen bearbeiten
16
Diätwünsche erfassen
17
Drucksachen bestellen
18
Geländeplan für das Festival erstellen
2 Personen
19
Tische und Stühle reservieren
20
Abfallsammlung organisieren
21
Stromversorgung organisieren
2 Personen
22
Sicherheitsanweisungen erstellen
2 Personen
23
Kassenregistrierung erstellen
2 Personen
24
Spendenstellen einrichten
2 Personen
25
Künstleranforderungen prüfen
2 Personen
26
Ablaufplan und Kontaktliste erstellen
2 Personen
27
Haltbare Vorräte kaufen
3 Personen
28
Gemietete Materialien entgegennehmen
3 Personen
29
Alle Materialien kontrollieren
3 Personen
30
Einkaufen gehen
3 Personen

Event

31
Beschilderung anbringen
3 Personen
32
Geländezäune und Absperrband aufstellen
4 Personen
33
Bühnen und Überdachungen aufbauen
6 Personen
34
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
35
Tonanlage installieren
4 Personen
36
Beleuchtung installieren
3 Personen
37
Kabel sicher verlegen
3 Personen
38
Bar und Ausgabestelle einrichten
4 Personen
39
Spendenkassen einrichten
2 Personen
40
Dekoration aufhängen
3 Personen
41
Snacks vorbereiten
4 Personen
42
Getränke kalt stellen
3 Personen
43
Ausgabestellen eindecken
3 Personen
44
Strom und Beleuchtung testen
3 Personen
45
Soundcheck mit den Künstlern
4 Personen
46
Freiwillige anschreiben
3 Personen
47
Eingang öffnen
3 Personen
48
Zugang und Armbänder kontrollieren
4 Personen
49
Spendenstationen betreuen
3 Personen
50
Getränke und Snacks verkaufen
6 Personen
51
Ersten Musikblock betreuen
4 Personen
52
Getränke nachfüllen
3 Personen
53
Zwischendurch Müll aufräumen
3 Personen
54
Artistenwechsel begleiten
2 Personen
55
Zweiten Musikblock betreuen
4 Personen
56
Sanitäre Anlagen prüfen
2 Personen
57
Ernährungsfragen aufnehmen
2 Personen
58
Den dritten Musikblock betreuen
4 Personen
59
Ertrag und Ziel ankündigen
60
Abschließenden Musikblock organisieren
4 Personen
61
Spendenkassen schließen
3 Personen
62
Bar und Ausgabe schließen
5 Personen
63
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

64
Bargeld sicher zählen
3 Personen
65
Geräte ausschalten
3 Personen
66
Müll und Verpackungen entsorgen
5 Personen
67
Dekoration und Beschilderung abbauen
3 Personen
68
Küche und Bar reinigen
4 Personen
69
Gelände und Toiletten reinigen
4 Personen
70
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
71
Bühnen und Überdachungen abbauen
6 Personen
72
Gemietete Ausrüstung zurückgeben
3 Personen
73
Nicht verwendete Einkäufe zurückgeben
2 Personen
74
Zahlungen und Belege verarbeiten
2 Personen
75
Erlös an die Wohltätigkeitsorganisation überweisen
2 Personen
76
Ergebnisbericht veröffentlichen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
BühnenelementeAnz. 12
BiertischeAnz. 12
KlappischeAnz. 10
StühleAnz. 120
BarhockerAnz. 8
KleiderständerAnz. 2
AbsperrgitterAnz. 16

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
TellerAnz. 250
SchälchenAnz. 100
BestecksetsAnz. 250
KaffeetassenAnz. 100
ServierschalenAnz. 20
ScherenAnz. 4

Ausstattung

LautsprecherAnz. 4
Mischpult
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
VerstärkerAnz. 2
DI-BoxenAnz. 4
XLR-KabelAnz. 12
InstrumentenkabelAnz. 10
KabeltrommelnAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 10
KabelbrückenAnz. 12
KühlboxenAnz. 6
KassensystemeAnz. 3
KartenterminalsAnz. 3

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
Kühlarbeitsplatte

Dekoration

FestivalflaggenAnz. 10
BannerAnz. 6
TischdeckenAnz. 20
BallonsAnz. 200
SpendenboxenAnz. 6
KreidetafelnAnz. 8
KlebebandAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-FlutlichterAnz. 6
BatterielaternenAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 24

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallgreiferAnz. 4
EimerAnz. 6
BodenabzieherAnz. 3
PutzlappenAnz. 30

Kommunikation

FunkgeräteAnz. 8
NamensschilderAnz. 40
ArmbänderAnz. 300

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 12 Wochen vorher mit Spendenziel, Datum und Ort. Beantrage Genehmigungen und schließe die Veranstaltungsversicherung ab, bevor du verbindlich wirbst.
Bestätige Künstler und Technik nicht getrennt voneinander: Prüfe für jeden Auftritt Mikrofone, DI-Boxen, Kabel, Mischpult, Lautsprecher und Strombedarf. So fällt fehlendes Material spätestens beim Technikcheck auf.
Erstelle spätestens 4 Wochen vorher einen Geländeplan mit Bühne, Partyzelten, Kassen, Spendenstellen, Absperrgittern und Fluchtwegen. Markiere außerdem Kabelbrücken und die Position der Kabeltrommeln.
Plane die Helferschichten schriftlich und besetze Einlass, Kasse, Spendenstellen, Ausschank, Technik, Abfall und Abbau jeweils mit einer verantwortlichen Person. Eine Schicht sollte mindestens 3 Stunden dauern, damit Übergaben nicht ständig stattfinden.
Richte Kassen und Kartenterminals vor dem Einlass ein und teste sie mit einer Probezahlung. Halte wiederverwendbare Becher, Teller, Schälchen und Besteck nach Besucherzahl bereit und bestelle Drucksachen spätestens 10 Tage vor dem Festival.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Benefizfestival organisieren?: Starte idealerweise 12 bis 16 Wochen vorher. Künstler, Genehmigungen, Versicherung, Technik und Helfer benötigen Vorlauf; Werbung kann beginnen, sobald Datum, Ort und Programmgrundzüge bestätigt sind.
Welche Genehmigungen braucht ein Benefizfestival?: Das hängt von Ort, Größe, Musik und Ausschank ab. Kläre mindestens 8 bis 12 Wochen vorher bei Gemeinde oder Veranstaltungsort, welche Anträge, Auflagen und Fristen gelten.
Wie viele Helfer braucht man für ein Benefizfestival?: Plane pro gleichzeitigem Einsatzbereich mindestens eine verantwortliche Person ein: Einlass, Kasse, Spendenstellen, Ausschank, Technik, Sicherheit und Abfall ergeben bereits 7 Rollen. Für Pausen und Schichtwechsel brauchst du zusätzlich eine Reserve von etwa 20 Prozent.
Wie viel Technik braucht ein Benefizfestival?: Für jeden Auftritt müssen Mikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecher, Mischpult, Verstärker, DI-Boxen sowie XLR- und Instrumentenkabel geprüft werden. Führe spätestens am Vortag einen vollständigen Soundcheck durch und plane mindestens 2 Stunden dafür ein.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.