Cómo organizar un festival benéfico sin perder el control

Organizar un festival benéfico exige coordinar una causa, un objetivo de recaudación, artistas, voluntariado y mucha logística. Empieza por fijar cuánto quieres recaudar y trabaja hacia atrás desde la fecha del evento. Los permisos, el seguro, la electricidad y los requisitos de los artistas suelen retrasar el plan si se dejan para el final. Esta guía te ayuda a ordenar las decisiones, preparar el recinto y controlar el dinero desde el primer día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir la causa benéfica y el objetivo de recaudación
2 personas
2
Confirmar la fecha y el lugar
2 personas
3
Solicitar los permisos necesarios
2 personas
4
Contratar un seguro para eventos
5
Reservar equipo de sonido e iluminación
2 personas
6
Confirmar los artistas que actúan
2 personas
7
Crear la planificación de artistas
2 personas
8
Registrar los servicios de voluntariado
2 personas
9
Preparar el presupuesto y el plan de caja
2 personas
10
Crear la página del evento online
11
Diseñar el cartel del festival
12
Enviar invitaciones
2 personas
13
Publicar publicaciones en redes sociales
14
Distribuir carteles y folletos
3 personas
15
Procesar las inscripciones
16
Recoger preferencias dietéticas
17
Encargar material impreso
18
Crear la distribución del recinto del festival
2 personas
19
Reservar mesas y sillas
20
Organizar la recogida de residuos
21
Asegurar el suministro eléctrico
2 personas
22
Crear instrucciones de seguridad
2 personas
23
Crear el registro de caja
2 personas
24
Configurar puntos de donación
2 personas
25
Comprobar los requisitos de los artistas
2 personas
26
Preparar el plan de trabajo y la lista de contactos
2 personas
27
Comprar suministros no perecederos
3 personas
28
Recibir materiales alquilados
3 personas
29
Comprobar todos los materiales
3 personas
30
Hacer la compra
3 personas

Evento

31
Colocar señalización
3 personas
32
Colocar las vallas perimetrales y la cinta de señalización
4 personas
33
Montar escenarios y cubiertas
6 personas
34
Colocar mesas y sillas
5 personas
35
Instalar el equipo de sonido
4 personas
36
Instalar la iluminación
3 personas
37
Asegurar los cables
3 personas
38
Montar el bar y el punto de servicio
4 personas
39
Instalar los mostradores de donaciones
2 personas
40
Colgar la decoración
3 personas
41
Preparar aperitivos
4 personas
42
Poner las bebidas frías
3 personas
43
Cubrir los puntos de entrega
3 personas
44
Probar la corriente y la iluminación
3 personas
45
Prueba de sonido con los artistas
4 personas
46
Carta a los voluntarios
3 personas
47
Abrir la entrada
3 personas
48
Revisar el acceso y las pulseras
4 personas
49
Gestionar los mostradores de donaciones
3 personas
50
Venta de bebidas y aperitivos
6 personas
51
Encargarse del primer bloque musical
4 personas
52
Rellenar las bebidas
3 personas
53
Retirar la basura durante el evento
3 personas
54
Acompañar los cambios de artistas
2 personas
55
Encargarse del segundo bloque musical
4 personas
56
Verificar las instalaciones sanitarias
2 personas
57
Recoger preguntas sobre la dieta
2 personas
58
Encargarse del tercer bloque musical
4 personas
59
Anunciar el importe recaudado y el objetivo
60
Encargarse del bloque final de música
4 personas
61
Cerrar los mostradores de donaciones
3 personas
62
Cerrar el bar y el punto de reparto
5 personas
63
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

64
Contar el dinero en efectivo de forma segura
3 personas
65
Apagar el equipo
3 personas
66
Recoger la basura y los envases
5 personas
67
Retirar la decoración y la señalización
3 personas
68
Limpiar la cocina y la barra
4 personas
69
Limpiar el recinto y los baños
4 personas
70
Desmontar mesas y sillas
4 personas
71
Desmontar escenarios y carpas
6 personas
72
Devolver el equipo alquilado
3 personas
73
Devolver las compras no utilizadas
2 personas
74
Procesar pagos y recibos
2 personas
75
Transferir los ingresos a una organización benéfica
2 personas
76
Publicar el informe de resultados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Piezas de escenariocant. 12
Mesas de cervezacant. 12
Mesas plegablescant. 10
Sillascant. 120
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 2
Vallas de separacióncant. 16

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Platoscant. 250
Cuencoscant. 100
Cubiertoscant. 250
Tazas de cafécant. 100
Bandejas de servircant. 20
Tijerascant. 4

Equipo

Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Amplificadorescant. 2
Cajas DIcant. 4
Cables XLRcant. 12
Cables de instrumentoscant. 10
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 10
Puentes de cablecant. 12
Neveras portátilescant. 6
Cajas registradorascant. 3
Terminales de pagocant. 3

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Termoscant. 6
Mesa frigorífica

Decoración

Banderas del festivalcant. 10
Banderolascant. 6
Mantelescant. 20
Globoscant. 200
Cajas de donacionescant. 6
Pizarrascant. 8
Cinta adhesivacant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Focos LEDcant. 6
Linternas a pilascant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Chalecos reflectantescant. 12
Linternascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Pinzas para residuoscant. 4
Cuboscant. 6
Limpiacristalescant. 3
Paños de limpiezacant. 30

Comunicación

Walkie-talkiescant. 8
Tarjetas de nombrecant. 40
Pulserascant. 300

Catering

Compras

Consejos

Define la causa y el objetivo de recaudación antes de reservar servicios. Divide la meta entre el número previsto de asistentes para calcular cuánto debe aportar cada persona mediante entradas, donaciones o ventas.
Cierra la fecha y el lugar al menos 8-12 semanas antes. Solicita entonces los permisos, contrata el seguro y comprueba si el recinto permite música amplificada, carpas, venta de comida y actividad nocturna.
Confirma a los artistas antes de diseñar el cartel y prepara un horario con cambios de escenario. Pide con tiempo sus requisitos técnicos: micrófonos, cajas DI, cables, soportes y necesidades eléctricas.
Diseña el recinto por zonas antes de alquilar mesas, sillas, vallas y escenario. Deja pasillos despejados, separa los puntos de donación de las cajas y reserva espacio para residuos, percheros, carpas y equipos de emergencia.
Prepara el control de caja y las donaciones con varios días de antelación. Ten terminales de pago y efectivo de cambio, asigna al menos dos personas por turno y registra cada cobro y entrega al cerrar el festival.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival benéfico?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para tener margen con el lugar, los permisos, el seguro y los artistas. Si esperas más de 4 semanas, pueden faltar equipos, voluntarios o autorizaciones.
¿Qué permisos necesita un festival benéfico?: Depende del municipio y del lugar, pero debes consultar los permisos para eventos, sonido, venta o servicio de comida, ocupación del espacio y seguridad. Haz la consulta al menos 6 semanas antes y guarda las respuestas por escrito.
¿Cómo se calcula el presupuesto de un festival benéfico?: Separa los costes fijos, como seguro, permisos, sonido, iluminación y alquiler de mobiliario, de los costes por asistente. Añade una reserva del 10-15 % para cables, electricidad, transporte, reposiciones y cambios de última hora.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival benéfico?: Para un festival pequeño, calcula al menos 1 voluntario por cada 25-30 asistentes, además de responsables de caja, escenario, seguridad, residuos y donaciones. Organiza turnos de 3-4 horas para que los puestos no queden vacíos.

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