Zo organiseer je een benefietconcert

Begin met een helder benefietdoel, een passende datum en een locatie die publiek, artiesten en techniek aankan. Leg daarna vergunningen, artiesten, podium en geluidsinstallatie vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk met een optredenschema en een draaiboek waarin opbouw, soundcheck, catering en donaties een eigen tijd krijgen. De laatste week draait vooral om bevestigen: vrijwilligers, dieetwensen, betaalterminals en artiesteninformatie mogen niet blijven liggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Benefietdoel vastleggen
2 personen
3
Vergunningen controleren
4
Artiesten contracteren
2 personen
5
Optredenschema opstellen
2 personen
6
Vrijwilligers werven
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Online promotie publiceren
2 personen
9
Posters verspreiden
3 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Catering bestellen
2 personen
13
Apparatuur reserveren
2 personen
14
Podium reserveren
15
Artiënteninformatie verzamelen
16
Donatieprocedure inrichten
2 personen
17
Betaalterminal testen
18
Draaiboek afdrukken
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Koelproducten ophalen
2 personen

Event

21
Locatie openen
2 personen
22
Podium opbouwen
4 personen
23
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
24
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
25
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
26
Tafels opstellen
3 personen
27
Stoelen opstellen
4 personen
28
Decoratie ophangen
3 personen
29
Informatieborden plaatsen
2 personen
30
Donatiepunt inrichten
2 personen
31
Cateringtafel inrichten
3 personen
32
Dranken koud zetten
2 personen
33
Hapjes voorbereiden
3 personen
34
Servies klaarzetten
2 personen
35
Artiënten ontvangen
2 personen
36
Soundcheck uitvoeren
3 personen
37
Briefing vrijwilligers geven
2 personen
38
Entreebalie bemannen
2 personen
39
Bezoekers ontvangen
3 personen
40
Programma uitdelen
2 personen
41
Openingswoord verzorgen
42
Eerste optreden begeleiden
3 personen
43
Koffie en thee serveren
3 personen
44
Donaties registreren
2 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Hapjes bijvullen
2 personen
47
Tweede optreden begeleiden
3 personen
48
Derde optreden begeleiden
3 personen
49
Pauze aankondigen
50
Warme hapjes serveren
3 personen
51
Podiumwissels uitvoeren
4 personen
52
Vierde optreden begeleiden
3 personen
53
Benefietdoel toelichten
54
Vijfde optreden begeleiden
3 personen
55
Laatste donatieronde aankondigen
56
Finaleoptreden begeleiden
4 personen
57
Dankwoord uitspreken
58
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
59
Donatiegeld veilig afsluiten
2 personen

Nazorg

60
Servies verzamelen
3 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
63
Lichtapparatuur afbouwen
2 personen
64
Decoratie verwijderen
3 personen
65
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
66
Locatie schoonmaken
4 personen
67
Borg en gevonden voorwerpen controleren
2 personen
68
Materialen retourneren
2 personen
69
Donatiebedrag overmaken
2 personen
70
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 120
Podiumdelenaantal 12
Kleedkamertafelsaantal 3
Kleedkamerstoelenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 180
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 120
Serveerbladenaantal 12

Decoratie

Achtergronddoek
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Kleefstripsaantal 2
Pijlbordenaantal 8

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Monitorspeakersaantal 2
Speakerstatievenaantal 2
Audiokabelsaantal 20
Stekkerdozenaantal 10
Verlengkabelsaantal 12
Kabelmattenaantal 10
Laptop
Muziekstandaardenaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 6
Batterijlampenaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8

Schoonmaak

Schoonmaakkarrenaantal 2
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het benefietdoel vast voordat je promotie maakt. Vermeld op uitnodiging, posters en bij de donatiebalie waarvoor de opbrengst bestemd is en hoe mensen kunnen bijdragen.
Plan de techniek ruim vóór de eerste act. Reserveer podium, luidsprekers, mengpaneel, microfoons en kabels en laat de geluidsinstallatie minimaal 2 uur voor aanvang opbouwen en testen.
Maak het optredenschema niet alleen voor bezoekers. Zet ook opbouw, soundcheck, wisseltijd tussen acts en pauzes erin; reken per act minstens 15 minuten voor een podiumwissel.
Richt doneren in als een apart onderdeel van het programma. Test de betaalterminal uiterlijk 1 dag vooraf en zorg naast digitaal betalen ook voor een duidelijke plek en procedure voor andere donaties.
Verzamel dieetwensen vóór je catering bestelt. Sluit de inventarisatie bijvoorbeeld 7 dagen voor het concert en controleer op de dag zelf welke maaltijden voor artiesten, vrijwilligers en publiek bedoeld zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een benefietconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf. In die periode kun je locatie, vergunningen, artiesten, techniek, vrijwilligers en promotie in een logische volgorde regelen.
Wanneer moet je artiesten voor een benefietconcert vastleggen?: Leg artiesten 8 tot 12 weken voor de datum vast, zodat je daarna een definitief optredenschema kunt maken. Vraag direct hun technische informatie, aankomsttijd en wensen voor de kleedkamer op.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een benefietconcert?: Plan minimaal 4 uur voor podium, licht, geluidsinstallatie en stroomvoorziening. Reserveer daarna minstens 1 uur voor soundcheck en controleer alle microfoons, monitorspeakers en betaalapparatuur vóór de deuren openen.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een benefietconcert?: Stuur de eerste uitnodiging 4 tot 6 weken vooraf en plaats online promotie vanaf dat moment. Verspreid posters uiterlijk 3 weken voor het concert, zodat mensen de datum kunnen vrijhouden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.