Organiser un concert caritatif sans rien laisser au hasard

Un concert caritatif se prépare dans un ordre précis : fixer l’objectif de collecte, sécuriser la date et le lieu, puis confirmer les artistes et les autorisations. La communication et les inscriptions viennent ensuite, avec une procédure de don testée avant l’ouverture des portes. Prévoyez aussi les besoins alimentaires, le catering et toute la technique de scène. Le jour J, une équipe coordonnée vérifie l’alimentation électrique, le son, les lumières et le déroulé avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Fixer l’objectif de la collecte
2 personnes
3
Vérifier les autorisations
4
Engager les artistes
2 personnes
5
Établir le programme des spectacles
2 personnes
6
Recruter des bénévoles
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier la promotion en ligne
2 personnes
9
Distribuer les affiches
3 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Commander le catering
2 personnes
13
Réserver l’équipement
2 personnes
14
Réserver la scène
15
Collecter les informations des artistes
16
Mettre en place la procédure de don
2 personnes
17
Tester le terminal de paiement
18
Imprimer le déroulé
19
Faire les courses
3 personnes
20
Récupérer les produits frais
2 personnes

Événement

21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Monter la scène
4 personnes
23
Installer le système de sonorisation
3 personnes
24
Monter l’installation lumière
2 personnes
25
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
26
Installer les tables
3 personnes
27
Installer les chaises
4 personnes
28
Installer la décoration
3 personnes
29
Placer les panneaux d’information
2 personnes
30
Installer le point de dons
2 personnes
31
Installer la table traiteur
3 personnes
32
Mettre les boissons au frais
2 personnes
33
Préparer les en-cas
3 personnes
34
Préparer la vaisselle
2 personnes
35
Accueil des artistes
2 personnes
36
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
37
Briefer les bénévoles
2 personnes
38
Tenir le comptoir d'accueil
2 personnes
39
Accueillir les visiteurs
3 personnes
40
Distribuer le programme
2 personnes
41
Faire le discours d’ouverture
42
Encadrer la première prestation
3 personnes
43
Servir le café et le thé
3 personnes
44
Enregistrer les dons
2 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
47
Accompagner la deuxième prestation
3 personnes
48
Accompagner le troisième spectacle
3 personnes
49
Annoncer la pause
50
Servir les amuse-bouches chauds
3 personnes
51
Effectuer les changements de scène
4 personnes
52
Encadrer la quatrième prestation
3 personnes
53
Expliquer l’objectif de la collecte
54
Accompagner la cinquième prestation
3 personnes
55
Annoncer le dernier tour de dons
56
Encadrer la prestation finale
4 personnes
57
Prononcer le discours de remerciement
58
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
59
Sécuriser la caisse des dons
2 personnes

Suivi

60
Rassembler la vaisselle
3 personnes
61
Rassembler les déchets
3 personnes
62
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
63
Démonter l’éclairage
2 personnes
64
Retirer la décoration
3 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
66
Nettoyer le lieu
4 personnes
67
Vérifier les dépôts de garantie et les objets trouvés
2 personnes
68
Retourner les matériels
2 personnes
69
Transférer le montant du don
2 personnes
70
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 120
Éléments de podiumqté 12
Tables de logeqté 3
Chaises des vestiairesqté 12
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 180
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Bâche de fond
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 8
Compositions floralesqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Bandes adhésivesqté 2
Panneaux indicateursqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Moniteurs de scèneqté 2
Pieds d'enceinteqté 2
Câbles audioqté 20
Multiprisesqté 10
Rallongesqté 12
Passe-câblesqté 10
Ordinateur portable
Supports à partitionsqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 6
Lampes à batterieqté 12
Piles de rechangeqté 24

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Louchesqté 8

Nettoyage

Chariots de ménageqté 2
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur

Catering

Courses

Conseils

Commencez par l’objectif de collecte et le budget disponible, puis choisissez une date et un lieu compatibles avec la jauge, la scène et l’accueil du public. Les autorisations doivent être vérifiées avant de communiquer l’événement.
Confirmez les artistes avant d’imprimer les affiches ou d’envoyer les invitations. Demandez à chacun ses informations pratiques et prévoyez un programme détaillé avec les horaires de passage.
Ne laissez pas la procédure de don au dernier moment : choisissez les moyens acceptés, testez le terminal de paiement et préparez un point clairement signalé. Une personne doit suivre les dons pendant toute la soirée.
Pour le catering, recueillez les besoins alimentaires au moment des inscriptions et commandez en fonction du nombre confirmé. Prévoyez un espace séparé pour les artistes, avec tables de loge, chaises et portants à vêtements.
Réservez la scène, la sonorisation et les lumières suffisamment tôt, puis faites un test complet le jour du montage. Vérifiez les haut-parleurs, microphones, câbles, moniteurs de scène et branchements électriques avant la balance.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert caritatif ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour confirmer le lieu, les autorisations et les artistes. Gardez les 7 derniers jours pour les inscriptions, le catering, les impressions et la vérification technique.
Quand faut-il réserver les artistes et la scène ?: Réservez les artistes et la scène dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant le concert. Cela laisse le temps d’établir le programme et de communiquer avec des informations fiables.
Comment organiser les dons pendant un concert caritatif ?: Mettez en place la procédure de don au moins 2 semaines avant l’événement et testez le terminal de paiement plusieurs jours avant. Prévoyez un point de collecte visible et une personne responsable du suivi pendant toute la soirée.
Quand faut-il faire le test du son et des lumières ?: Montez la scène et branchez l’alimentation plusieurs heures avant l’ouverture des portes. Réservez au minimum 60 à 90 minutes pour tester les microphones, haut-parleurs, retours, câbles et lumières avec les artistes.

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