So organisierst du ein Benefizkonzert

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Benefizziel, Datum und Ort fest, bevor du Künstler anfragst oder Einladungen verschickst. Prüfe Genehmigungen frühzeitig und plane dafür mindestens vier bis sechs Wochen Puffer ein.
• Erstelle den Auftrittsplan erst, wenn alle Künstlerinformationen vorliegen. Ergänze Auftrittsdauer, Umbauzeiten und Soundcheck; rechne pro Wechsel mindestens 10 bis 15 Minuten ein.
• Reserviere Bühne, Beschallungsanlage, Licht und Stromversorgung gemeinsam. Teste das Bezahlterminal spätestens am Vortag und lege den Spendenablauf so fest, dass Besucher auch ohne Bargeld unkompliziert beitragen können.
• Rekrutiere Helfer für Einlass, Catering, Künstlerbetreuung, Technik und Abbau. Für je 50 Gäste solltest du mindestens zwei Personen für Einlass und Spendenbereich gleichzeitig einplanen.
• Erfasse Ernährungswünsche mit den Anmeldungen und bestelle das Catering danach. Kühlprodukte holst du am Veranstaltungstag so spät wie möglich ab; Getränke und Geschirr müssen trotzdem vor dem Öffnen vollständig bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Benefizkonzert organisieren?

Beginne etwa vier bis sechs Monate vor dem Termin mit Benefizziel, Datum, Ort und Künstlern. Genehmigungen, Bühne und Technik sollten spätestens vier bis sechs Wochen vorher geprüft oder reserviert sein.

Wie viele Helfer braucht ein Benefizkonzert?

Plane mindestens zwei Helfer für den Einlass und Spendenbereich pro 50 Gäste ein. Zusätzlich brauchst du feste Verantwortliche für Technik, Catering, Künstlerbetreuung und den Abbau.

Wann muss die Technik für ein Benefizkonzert aufgebaut werden?

Öffne die Location mindestens drei bis vier Stunden vor dem Einlass. Bühne, Beschallung, Licht, Stromversorgung und Mikrofone sollten dann aufgebaut sein, damit ein vollständiger Soundcheck mindestens 60 Minuten vor Beginn möglich ist.

Wie organisiert man Spenden bei einem Benefizkonzert?

Lege vor dem Ticket- oder Einlassverkauf fest, wofür gesammelt wird und wie die Spenden verbucht werden. Richte mindestens zwei Zahlungswege ein und teste das Bezahlterminal am Vortag; beschrifte den Spendenbereich gut sichtbar.

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