Cómo organizar un concierto benéfico sin perder el control
Un concierto benéfico necesita dos planes coordinados: el de las actuaciones y el de la recaudación. Empieza por fijar la fecha, el lugar y el objetivo económico; después confirma permisos, artistas, presupuesto y sistema de donaciones. Cuando el programa esté cerrado, organiza voluntarios, inscripciones, promoción, catering y alquileres. El día del concierto, deja varias horas para montar escenario, sonido, iluminación y alimentación eléctrica antes de recibir al público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
- 2
Establecer el objetivo benéfico
2 personas
- 3
Comprobar permisos
- 4
Contratar artistas
2 personas
- 5
Elaborar el programa de actuaciones
2 personas
- 6
Reclutar voluntarios
2 personas
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Publicar la promoción online
2 personas
- 9
Distribuir carteles
3 personas
- 10
Gestionar inscripciones
2 personas
- 11
Recoger preferencias dietéticas
- 12
Pedir el catering
2 personas
- 13
Reservar equipo
2 personas
- 14
Reservar el escenario
- 15
Recopilar información de los artistas
- 16
Configurar el procedimiento de donación
2 personas
- 17
Probar la terminal de pago
- 18
Imprimir el plan de trabajo
- 19
Hacer la compra
3 personas
- 20
Recoger productos refrigerados
2 personas
Evento
- 21
Abrir la ubicación
2 personas
- 22
Montar el escenario
4 personas
- 23
Montar el sistema de sonido
3 personas
- 24
Montar la instalación de iluminación
2 personas
- 25
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
- 26
Montar mesas
3 personas
- 27
Colocar las sillas
4 personas
- 28
Colgar la decoración
3 personas
- 29
Colocar los paneles informativos
2 personas
- 30
Montar punto de donación
2 personas
- 31
Montar la mesa de catering
3 personas
- 32
Enfriar las bebidas
2 personas
- 33
Preparar aperitivos
3 personas
- 34
Preparar la vajilla
2 personas
- 35
Recibir a los artistas
2 personas
- 36
Hacer la prueba de sonido
3 personas
- 37
Dar briefing a los voluntarios
2 personas
- 38
Atender la entrada
2 personas
- 39
Recibir a los visitantes
3 personas
- 40
Repartir el programa
2 personas
- 41
Dar el discurso de apertura
- 42
Acompañar la primera actuación
3 personas
- 43
Servir café y té
3 personas
- 44
Registrar donaciones
2 personas
- 45
Rellenar las bebidas
2 personas
- 46
Reponer aperitivos
2 personas
- 47
Acompañar la segunda actuación
3 personas
- 48
Acompañar la tercera actuación
3 personas
- 49
Anunciar el descanso
- 50
Servir aperitivos calientes
3 personas
- 51
Realizar cambios de escenario
4 personas
- 52
Acompañar la cuarta actuación
3 personas
- 53
Explicar el objetivo benéfico
- 54
Acompañar la quinta actuación
3 personas
- 55
Anunciar la última ronda de donaciones
- 56
Coordinar la actuación final
4 personas
- 57
Dar las gracias
- 58
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
- 59
Cerrar de forma segura el dinero de las donaciones
2 personas
Seguimiento
- 60
Recoger la vajilla
3 personas
- 61
Recoger la basura
3 personas
- 62
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
- 63
Desmontar el equipo de iluminación
2 personas
- 64
Retirar la decoración
3 personas
- 65
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 66
Limpiar el lugar
4 personas
- 67
Comprobar la fianza y los objetos perdidos
2 personas
- 68
Devolver los materiales
2 personas
- 69
Transferir el importe de la donación
2 personas
- 70
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 120
- Piezas de escenariocant. 12
- Mesas de vestuariocant. 3
- Sillas del vestuariocant. 12
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasoscant. 180
- Platoscant. 150
- Tenedorescant. 150
- Cuchilloscant. 150
- Cucharascant. 120
- Bandejas de serviciocant. 12
Decoración
- Lona de fondo
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 8
- Arreglos floralescant. 8
- Globoscant. 100
- Bomba para globoscant. 2
- Tiras adhesivascant. 2
- Carteles direccionalescant. 8
Equipo
- Altavocescant. 2
- Subwooferscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 6
- Soportes de micrófonocant. 6
- Cajas DIcant. 4
- Altavoces del monitorcant. 2
- Soportes para altavocescant. 2
- Cables de audiocant. 20
- Regletascant. 10
- Cables alargadorescant. 12
- Alfombrillas para cablescant. 10
- Portátil
- Atriles para partiturascant. 6
Iluminación
- Focos LEDcant. 8
- Trípodes de iluminacióncant. 2
- Iluminación ambientalcant. 6
- Lámparas de bateríacant. 12
- Baterías de repuestocant. 24
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Cucharonescant. 8
Limpieza
- Carros de limpiezacant. 2
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Aspiradora
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el objetivo benéfico antes de publicar el evento y define cómo se podrá donar: terminal, efectivo o ambos. Prueba la terminal de pago al menos 48 horas antes y prepara instrucciones visibles para los voluntarios.
- Reserva escenario, sonido e iluminación con margen suficiente y comprueba que haya tomas eléctricas adecuadas. Haz una prueba completa de micrófonos, mesa de mezclas, altavoces, monitores y cajas DI antes de abrir las puertas.
- Pide a cada artista sus necesidades técnicas y el horario de llegada como mínimo una semana antes. Incluye esos datos en un programa único para evitar cambios improvisados durante el montaje.
- Asigna turnos de voluntarios de 2 a 3 horas para recepción, donaciones, vestuario, catering y apoyo a artistas. Entrega el plan de trabajo impreso y designa a una persona responsable de resolver incidencias.
- Cierra inscripciones y preferencias dietéticas con varios días de antelación para ajustar el pedido de catering. Recoge los productos refrigerados el mismo día y mantenlos fríos hasta el servicio; los olvidos de última hora suelen afectar más al catering que a la decoración.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto benéfico?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite confirmar fecha y ubicación, revisar permisos, contratar artistas, reservar equipos y promocionar el concierto sin concentrar todo en la última semana.
- ¿Cuándo debo comprobar los permisos para un concierto benéfico?
- Compruébalos al fijar la fecha y el lugar, idealmente 8 semanas antes. Si falta una autorización, todavía tendrás tiempo para cambiar el horario, el espacio o el montaje técnico.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que montar el escenario y el sonido?
- Reserva al menos 4 horas antes de la apertura para montar escenario, sonido, iluminación y conexiones eléctricas. Añade tiempo para una prueba completa y para corregir cables, micrófonos o monitores defectuosos.
- ¿Cómo organizo las donaciones durante el concierto?
- Define un único procedimiento y explica su uso a los voluntarios antes de abrir. Prueba la terminal de pago 48 horas antes, prepara cambio si aceptas efectivo y asigna al menos a dos personas para controlar los cobros.
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