Zo organiseer je een benefietconcert

Begin niet met posters of kaartverkoop, maar met het bedrag dat je voor het goede doel wilt overhouden. Bevestig daarna het doel, leg locatie en datum vast en werk de begroting uit voordat je artiesten en leveranciers toezegt. Een benefietconcert vraagt extra afstemming: optreedtijden, technische wensen, vergunningen, sponsoring en ticketinkomsten moeten op elkaar aansluiten. Plan de vrijwilligers, catering en techniek ruim vóór de concertdag; vooral kabels, stroom, geluidscontrole en een duidelijke afdracht worden vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Doel en opbrengst bepalen
2 personen
2
Goede doel bevestigen
3
Locatie en datum vastleggen
2 personen
4
Vergunningen controleren
5
Artiesten benaderen
2 personen
6
Artiesten bevestigen
2 personen
7
Optredenstijden vastleggen
2 personen
8
Technische wensen verzamelen
9
Begroting opstellen
2 personen
10
Sponsoren benaderen
2 personen
11
Sponsorgiften vastleggen
12
Ticketprijs bepalen
2 personen
13
Online ticketverkoop openen
14
Uitnodigingen versturen
2 personen
15
Promotie online plaatsen
16
Posters verspreiden
3 personen
17
Aanmeldingen verwerken
18
Dieetwensen verzamelen
19
Vrijwilligers werven
2 personen
20
Vrijwilligers indelen
21
Catering reserveren
22
Geluidsinstallatie reserveren
23
Extra verlichting reserveren
24
Boodschappenlijst controleren
2 personen
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
27
Dranken koelen
2 personen
28
Hapjes voorbereiden
4 personen
29
Locatie openen
2 personen
30
Techniek lossen
4 personen
31
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
32
Podium opbouwen
4 personen
33
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
34
Verlichting aansluiten
2 personen
35
Tafels opstellen
3 personen
36
Stoelen opstellen
4 personen
37
Ingang inrichten
2 personen
38
Decoratie ophangen
2 personen
39
Donatiepunt inrichten
2 personen
40
Cateringbuffet inrichten
3 personen
41
Toiletten controleren
42
Programma ophangen

Event

43
Artiesten ontvangen
2 personen
44
Artiesten begeleiden
2 personen
45
Soundcheck uitvoeren
3 personen
46
Vrijwilligers instrueren
2 personen
47
Kassa gereedmaken
2 personen
48
Entree openen
3 personen
49
Bezoekers ontvangen
3 personen
50
Programma toelichten
51
Openingswoord verzorgen
52
Eerste optreden begeleiden
2 personen
53
Hapjes serveren
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Donaties registreren
2 personen
56
Tweede optreden begeleiden
2 personen
57
Pauze aankondigen
58
Buffet aanvullen
2 personen
59
Derde optreden begeleiden
2 personen
60
Goede doel presenteren
61
Veiling of loterij begeleiden
3 personen
62
Vierde optreden begeleiden
2 personen
63
Publieksvragen begeleiden
64
Slotoptreden begeleiden
2 personen
65
Dankwoord uitspreken
66
Uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

67
Kassa afsluiten
2 personen
68
Donaties veilig opbergen
2 personen
69
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
70
Verlichting afbouwen
2 personen
71
Meubilair terugplaatsen
4 personen
72
Overgebleven eten verpakken
2 personen
73
Afval verzamelen
3 personen
74
Servies afwassen
3 personen
75
Locatie schoonmaken
4 personen
76
Materialen retourneren
2 personen
77
Opbrengst overmaken
2 personen
78
Artiesten bedanken
79
Sponsoren bedanken
80
Bezoekers informeren over opbrengst

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 120
Krukkenaantal 12
Podiumdelenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 3
Audiokabelsaantal 15
Verlengsnoerenaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Muzieklessenaarsaantal 6
Instrumentkabelsaantal 8
Laptop
Pinapparaat
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Sfeerlampenaantal 10
Lichtstatievenaantal 3
Reservebatterijenaantal 24
Zaklampenaantal 4

Servies

Glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Schaaltjesaantal 20
Opscheplepelsaantal 10
Serveertangenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4
Thermoboxenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Podiumdoekenaantal 4
Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Fotolijstenaantal 6
Informatiebordenaantal 8
Programmaboekjesaantal 150
Polsbandjesaantal 150
Donatieboxenaantal 4
Loterijbak

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Toiletborstelsaantal 4
Papieren handdoekenaantal 12

Tips

Bepaal eerst een concreet opbrengstdoel en maak een begroting met vaste kosten, zoals locatie, geluid, verlichting en catering. Bereken daarna welke ticketprijs en sponsorbijdrage nodig zijn om dat bedrag over te houden.
Leg artiesten niet alleen mondeling vast. Vraag per act de optreeduur, opbouwtijd, technische wensen en benodigde aansluitingen op, zodat het mengpaneel, de microfoons, DI-boxen en monitorluidsprekers passend kunnen worden geregeld.
Plan de techniek vóór de promotie start. Reserveer geluidsinstallatie, podiumdelen, podiumspots en kabelmatten en laat uiterlijk 1 week voor het concert controleren hoeveel stroomgroepen en verlengsnoeren nodig zijn.
Open de ticketverkoop pas wanneer datum, locatie, ticketprijs en betaalwijze definitief zijn. Verzamel dieetwensen en aanmeldingen doorlopend en sluit de registratie enkele dagen voor het concert af, zodat catering en zitplaatsen kloppen.
Maak een vrijwilligersrooster met taken per tijdsblok: opbouw, ontvangst, ticketcontrole, catering, artiestenbegeleiding en opruimen. Zorg op de dag zelf voor een korte briefing van 15 minuten en wijs één persoon aan voor technische beslissingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een benefietconcert organiseren?: Begin minimaal 3 tot 6 maanden van tevoren. Artiesten, locatie, vergunningen en geluidsapparatuur moeten eerst vaststaan; plan de technische wensen en vrijwilligers uiterlijk 4 weken vooraf.
Hoe bepaal je de ticketprijs voor een benefietconcert?: Tel alle verwachte kosten op en trek vastgelegde sponsoring daarvan af. Deel het resterende bedrag door het verwachte aantal bezoekers en voeg het gewenste bedrag voor het goede doel toe; controleer die berekening opnieuw zodra de artiesten en catering bevestigd zijn.
Wanneer regel je de geluidsinstallatie voor een benefietconcert?: Reserveer geluid en verlichting zodra de artiesten en optreedtijden zijn bevestigd, bij voorkeur minimaal 6 weken vooraf. Stuur de technische wensen direct door en plan uiterlijk op de concertdag een soundcheck vóór de eerste bezoekers binnenkomen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een benefietconcert?: Reken minimaal op 1 coördinator, 2 mensen voor ontvangst en ticketcontrole, 2 voor catering en 1 aanspreekpunt voor artiesten en techniek. Bij een groter publiek voeg je per extra 50 tot 75 bezoekers minstens 1 vrijwilliger toe.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.