Cómo organizar un concierto benéfico sin perder de vista la causa

Organizar un concierto benéfico requiere coordinar la causa, los artistas, el recinto y la parte técnica en el orden adecuado. Empieza definiendo cuánto dinero quieres recaudar y confirma por escrito qué organización recibirá los fondos. Después fija fecha y lugar, comprueba los permisos y cierra artistas, presupuesto y proveedores antes de anunciar el evento. La venta de entradas y la promoción funcionan mejor cuando ya tienes horarios, necesidades técnicas y un sistema claro para registrar donaciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir el objetivo y los ingresos
2 personas
2
Confirmar la organización benéfica
3
Fijar lugar y fecha
2 personas
4
Comprobar permisos
5
Contactar con los artistas
2 personas
6
Confirmar a los artistas
2 personas
7
Fijar los horarios de la actuación
2 personas
8
Recopilar necesidades técnicas
9
Elaborar presupuesto
2 personas
10
Contactar con los patrocinadores
2 personas
11
Registrar las donaciones de patrocinio
12
Determinar el precio de la entrada
2 personas
13
Abrir la venta de entradas en línea
14
Enviar invitaciones
2 personas
15
Publicar la promoción en línea
16
Distribuir carteles
3 personas
17
Gestionar inscripciones
18
Recoger preferencias dietéticas
19
Reclutar voluntarios
2 personas
20
Asignar voluntarios
21
Reservar el catering
22
Reservar el equipo de sonido
23
Reservar iluminación adicional
24
Comprobar la lista de la compra
2 personas
25
Hacer la compra
3 personas
26
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
27
Enfriar bebidas
2 personas
28
Preparar aperitivos
4 personas
29
Abrir la ubicación
2 personas
30
Descargar equipos técnicos
4 personas
31
Despejar el espacio del escenario
3 personas
32
Montar el escenario
4 personas
33
Conectar el equipo de sonido
3 personas
34
Conectar la iluminación
2 personas
35
Montar mesas
3 personas
36
Colocar las sillas
4 personas
37
Montar la entrada
2 personas
38
Colgar la decoración
2 personas
39
Montar punto de donación
2 personas
40
Montar el buffet de catering
3 personas
41
Comprobar los baños
42
Colgar el programa

Evento

43
Recibir a los artistas
2 personas
44
Acompañar a los artistas
2 personas
45
Hacer la prueba de sonido
3 personas
46
Instruir a los voluntarios
2 personas
47
Preparar la caja registradora
2 personas
48
Abrir la entrada
3 personas
49
Recibir a los visitantes
3 personas
50
Presentar el programa
51
Dar el discurso de apertura
52
Acompañar la primera actuación
2 personas
53
Servir aperitivos
3 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Registrar donaciones
2 personas
56
Acompañar la segunda actuación
2 personas
57
Anunciar el descanso
58
Reponer el bufé
2 personas
59
Acompañar la tercera actuación
2 personas
60
Presentar a la organización benéfica
61
Acompañar la subasta o rifa
3 personas
62
Acompañar la cuarta actuación
2 personas
63
Gestionar las preguntas del público
64
Coordinar la actuación final
2 personas
65
Dar las gracias
66
Guiar la salida
3 personas

Seguimiento

67
Cerrar la caja
2 personas
68
Guardar las donaciones con seguridad
2 personas
69
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
70
Desmontar la iluminación
2 personas
71
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
72
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
73
Recoger la basura
3 personas
74
Lavar la vajilla
3 personas
75
Limpiar el lugar
4 personas
76
Devolver los materiales
2 personas
77
Transferir los ingresos
2 personas
78
Agradecer a los artistas
79
Agradecer a los patrocinadores
80
Informar a los visitantes sobre lo recaudado

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 120
Taburetescant. 12
Piezas de escenariocant. 6
Percheroscant. 2

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Subwooferscant. 2
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Altavoces de monitorcant. 3
Cables de audiocant. 15
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Atriles de músicacant. 6
Cables de instrumentoscant. 8
Portátil
Máquina de sellado
Baterías externascant. 4

Iluminación

Focos de escenariocant. 6
Luces decorativascant. 10
Trípodes de iluminacióncant. 3
Baterías de repuestocant. 24
Linternascant. 4

Vajilla

Vasoscant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de serviciocant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Cuencoscant. 20
Cucharonescant. 10
Pinzas de servircant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 4
Cajas térmicascant. 4
Papeleracant. 8

Decoración

Mantelescant. 10
Telones de escenariocant. 4
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Guirnaldascant. 8
Arreglos floralescant. 6
Marcos de fotoscant. 6
Paneles informativoscant. 8
Programascant. 150
Pulserascant. 150
Cajas de donacionescant. 4
Urna de la rifa

Catering

Compras

Limpieza

Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonacant. 2
Cuboscant. 3
Aspiradora
Guantes de limpiezacant. 6
Escobillas de bañocant. 4
Toallas de papelcant. 12

Consejos

Define primero el objetivo económico y calcula el presupuesto antes de fijar el precio de la entrada. Separa los ingresos por entradas, patrocinios y donaciones para poder justificar después cada cantidad.
Cierra el recinto, los permisos y los artistas antes de publicar la fecha. Pide las necesidades técnicas de cada actuación con al menos 4 semanas de antelación: número de micrófonos, cajas DI, monitores, atriles y conexiones.
Reserva el sonido y la iluminación cuando confirmes el programa, no en la última semana. Comprueba que el montaje incluye mesa de mezclas, altavoces, subwoofers, focos, cables, regletas y alfombrillas para cables.
Abre la venta de entradas cuando tengas confirmados el lugar, los horarios y el precio. Asigna a los voluntarios por turnos de 2 a 3 horas para controlar accesos, donaciones, catering y apoyo durante el concierto.
Recoge las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y encarga el catering con varios días de margen. Cuenta vasos, tazas, platos y cubiertos por persona, y añade una reserva para el equipo, artistas y voluntarios.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto benéfico?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite confirmar la organización benéfica, obtener permisos, cerrar artistas y proveedores, vender entradas y formar a los voluntarios sin concentrar todo en los últimos días.
¿Qué permisos necesita un concierto benéfico?: Depende del recinto, el municipio y el tipo de música, pero debes comprobarlo antes de anunciar la fecha, idealmente con 6 a 8 semanas de margen. Pregunta por permisos de actividad, ruido, aforo, venta de entradas y servicio de comida o bebida.
¿Cuándo hay que reservar el equipo de sonido?: Resérvalo en cuanto estén confirmados los artistas y sus necesidades técnicas, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Entrega al proveedor los horarios y la lista de equipos para evitar que falten monitores, cajas DI, cables o conexiones eléctricas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un concierto benéfico?: Para un concierto pequeño, calcula al menos 1 voluntario por cada 25 a 40 asistentes, además de una persona coordinadora. Organiza turnos de 2 a 3 horas y cubre como mínimo la entrada, las donaciones, el catering y la asistencia durante el montaje.

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