Comment organiser un concert caritatif sans rien oublier

Un concert caritatif se prépare dans un ordre précis : d’abord la cause et l’objectif financier, puis le lieu, la date et les autorisations. Les artistes, le budget et les sponsors doivent être confirmés avant d’ouvrir la billetterie. Ensuite viennent la promotion, les inscriptions, le catering, les bénévoles et la technique. Ce qui est souvent réglé trop tard, ce sont les besoins précis des artistes, la sonorisation et la répartition des bénévoles le jour du concert.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Déterminer l’objectif et le rendement
2 personnes
2
Confirmer l’association caritative
3
Définir le lieu et la date
2 personnes
4
Vérifier les autorisations
5
Contacter les artistes
2 personnes
6
Confirmer les artistes
2 personnes
7
Fixer les horaires des performances
2 personnes
8
Recueillir les besoins techniques
9
Établir le budget
2 personnes
10
Contacter les sponsors
2 personnes
11
Enregistrer les dons de sponsoring
12
Déterminer le prix du billet
2 personnes
13
Ouvrir la vente de billets en ligne
14
Envoyer les invitations
2 personnes
15
Publier la promotion en ligne
16
Distribuer les affiches
3 personnes
17
Traiter les inscriptions
18
Recueillir les besoins alimentaires
19
Recruter des bénévoles
2 personnes
20
Répartir les bénévoles
21
Réserver le catering
22
Réserver la sono
23
Réserver un éclairage supplémentaire
24
Vérifier la liste des courses
2 personnes
25
Faire les courses
3 personnes
26
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
27
Refroidir les boissons
2 personnes
28
Préparer les en-cas
4 personnes
29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Décharger le matériel technique
4 personnes
31
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
32
Monter la scène
4 personnes
33
Raccorder le matériel audio
3 personnes
34
Brancher l’éclairage
2 personnes
35
Installer les tables
3 personnes
36
Installer les chaises
4 personnes
37
Aménager l’entrée
2 personnes
38
Installer la décoration
2 personnes
39
Installer le point de dons
2 personnes
40
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
41
Vérifier les toilettes
42
Afficher le programme

Événement

43
Accueillir les artistes
2 personnes
44
Accompagner les artistes
2 personnes
45
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
46
Briefer les bénévoles
2 personnes
47
Préparer la caisse
2 personnes
48
Ouvrir l’entrée
3 personnes
49
Accueillir les visiteurs
3 personnes
50
Présenter le programme
51
Faire le discours d’ouverture
52
Encadrer la première prestation
2 personnes
53
Servir des amuse-bouches
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Enregistrer les dons
2 personnes
56
Accompagner la deuxième prestation
2 personnes
57
Annoncer la pause
58
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
59
Accompagner le troisième spectacle
2 personnes
60
Présentation de l’association caritative
61
Animer la vente aux enchères ou la loterie
3 personnes
62
Encadrer la quatrième prestation
2 personnes
63
Animer les questions du public
64
Encadrer la prestation de clôture
2 personnes
65
Prononcer le discours de remerciement
66
Encadrer la sortie
3 personnes

Suivi

67
Clôturer la caisse
2 personnes
68
Mettre les dons en sécurité
2 personnes
69
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
70
Démonter l’éclairage
2 personnes
71
Remettre le mobilier en place
4 personnes
72
Emballer les restes
2 personnes
73
Rassembler les déchets
3 personnes
74
Faire la vaisselle
3 personnes
75
Nettoyer le lieu
4 personnes
76
Retourner les matériels
2 personnes
77
Transférer le produit
2 personnes
78
Remercier les artistes
79
Remercier les sponsors
80
Informer les visiteurs sur le montant récolté

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 120
Tabouretsqté 12
Éléments de podiumqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Subwoofersqté 2
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 3
Câbles audioqté 15
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Pupitres de musiqueqté 6
Câbles d'instrumentsqté 8
Ordinateur portable
Terminal de paiement
Batteries externesqté 4

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Lampes d'ambianceqté 10
Pieds d’éclairageqté 3
Piles de rechangeqté 24
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Verresqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Petits bolsqté 20
Louchesqté 10
Pinces de serviceqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Thermoboxesqté 4
Poubellesqté 8

Décoration

Nappesqté 10
Tentures de scèneqté 4
Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 6
Cadres photoqté 6
Panneaux d'informationqté 8
Brochures du programmeqté 150
Braceletsqté 150
Boîtes à donsqté 4
Bac de tombola

Catering

Courses

Nettoyage

Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Essuie-toutqté 12

Conseils

Commencez par fixer un objectif net : indiquez le montant attendu, la part reversée à l’association et la manière dont les dons seront comptabilisés. Faites confirmer ces éléments par l’association avant toute communication publique.
Bloquez le lieu et la date avant de confirmer les artistes. Vérifiez immédiatement les autorisations nécessaires, les horaires possibles et l’accès à l’électricité : une scène, une table de mixage et des haut-parleurs ne suffisent pas si les branchements ne sont pas adaptés.
Demandez à chaque artiste une fiche technique écrite au moins 4 semaines avant le concert. Elle doit préciser les microphones, pieds, boîtiers DI, retours, câbles, horaires de balance et besoins d’éclairage.
N’ouvrez la billetterie qu’après avoir calculé le budget complet : artistes, sonorisation, éclairage, catering, mobilier et communication. Ajoutez une marge de 10 à 15 % pour les achats oubliés, les rallonges, les multiprises ou les piles de rechange.
Répartissez les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures et par mission : accueil, billetterie, artistes, catering, technique et rangement. Prévoyez une personne référente pour les dons afin que les recettes soient enregistrées séparément des ventes de billets.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert caritatif ?: Prévoyez au minimum 10 à 12 semaines. Il faut réserver le lieu, obtenir les autorisations, confirmer les artistes et la technique, puis garder au moins 4 semaines pour la billetterie et la promotion.
Quand ouvrir la billetterie d’un concert caritatif ?: Ouvrez-la environ 6 semaines avant la date, une fois le lieu, les artistes, le prix du billet et les horaires principaux confirmés. Une ouverture plus précoce est utile si la capacité de la salle est limitée.
Combien de bénévoles faut-il pour un concert caritatif ?: Pour environ 100 spectateurs, prévoyez au moins 8 à 12 bénévoles, dont 2 à l’accueil, 1 pour les dons, 2 pour les artistes et 2 à 3 pour la salle et le rangement. Ajoutez une personne dédiée à la coordination le jour même.
Quand réserver la sonorisation et l’éclairage ?: Réservez-les dès que les artistes et le lieu sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant le concert. Envoyez la fiche technique des artistes au prestataire et validez les besoins en microphones, retours, câbles, projecteurs et alimentation électrique.

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