So organisierst du ein Benefizkonzert
Bei einem Benefizkonzert müssen Spendenziel, Programm und Ablauf früh zusammenpassen. Beginne mit dem Ergebnis, das du erreichen willst, bestätige die Hilfsorganisation und sichere danach Ort und Termin. Erst dann lassen sich Künstler, Technik, Budget und Ticketverkauf zuverlässig planen. Besonders oft werden Genehmigungen, technische Anforderungen und die Einteilung der freiwilligen Helfer zu spät geklärt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Ziel und Ergebnis festlegen
2 Personen
- 2
Wohltätigkeitsorganisation bestätigen
- 3
Ort und Datum festlegen
2 Personen
- 4
Genehmigungen prüfen
- 5
Künstler ansprechen
2 Personen
- 6
Künstler bestätigen
2 Personen
- 7
Auftrittszeiten festlegen
2 Personen
- 8
Technische Anforderungen sammeln
- 9
Budget erstellen
2 Personen
- 10
Sponsoren ansprechen
2 Personen
- 11
Sponsorengaben erfassen
- 12
Ticketpreis festlegen
2 Personen
- 13
Online-Ticketverkauf öffnen
- 14
Einladungen verschicken
2 Personen
- 15
Werbung online stellen
- 16
Poster verteilen
3 Personen
- 17
Anmeldungen bearbeiten
- 18
Ernährungswünsche erfassen
- 19
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 20
Freiwillige einteilen
- 21
Catering reservieren
- 22
Tonanlage reservieren
- 23
Zusätzliche Beleuchtung reservieren
- 24
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 25
Einkaufen gehen
3 Personen
- 26
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
- 27
Getränke kühlen
2 Personen
- 28
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 29
Location öffnen
2 Personen
- 30
Technik abbauen
4 Personen
- 31
Bühnenbereich freiräumen
3 Personen
- 32
Bühne aufbauen
4 Personen
- 33
Tontechnik anschließen
3 Personen
- 34
Beleuchtung anschließen
2 Personen
- 35
Tische aufstellen
3 Personen
- 36
Stühle aufstellen
4 Personen
- 37
Eingang gestalten
2 Personen
- 38
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 39
Spendenpunkt einrichten
2 Personen
- 40
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 41
Toiletten kontrollieren
- 42
Programm aufhängen
Event
- 43
Künstler empfangen
2 Personen
- 44
Künstler betreuen
2 Personen
- 45
Soundcheck durchführen
3 Personen
- 46
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 47
Kasse vorbereiten
2 Personen
- 48
Eingang öffnen
3 Personen
- 49
Besucher empfangen
3 Personen
- 50
Programm vorstellen
- 51
Eröffnungsrede halten
- 52
Ersten Auftritt begleiten
2 Personen
- 53
Snacks servieren
3 Personen
- 54
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 55
Spenden erfassen
2 Personen
- 56
Zweiten Auftritt betreuen
2 Personen
- 57
Pause ankündigen
- 58
Buffet auffüllen
2 Personen
- 59
Dritten Auftritt begleiten
2 Personen
- 60
Gute Zweck vorstellen
- 61
Versteigerung oder Tombola betreuen
3 Personen
- 62
Vierten Auftritt begleiten
2 Personen
- 63
Publikumsfragen betreuen
- 64
Abschlussauftritt begleiten
2 Personen
- 65
Dankeswort sprechen
- 66
Ausgang begleiten
3 Personen
Nachbereitung
- 67
Kasse abschließen
2 Personen
- 68
Spenden sicher verstauen
2 Personen
- 69
Tonanlage abbauen
3 Personen
- 70
Beleuchtung abbauen
2 Personen
- 71
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 72
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
- 73
Abfall sammeln
3 Personen
- 74
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 75
Location reinigen
4 Personen
- 76
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 77
Einnahmen überweisen
2 Personen
- 78
Künstler bedanken
- 79
Sponsoren danken
- 80
Besucher über den Erlös informieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 120
- HockerAnz. 12
- BühnenelementeAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- Mischpult
- LautsprecherAnz. 2
- SubwooferAnz. 2
- MikrofoneAnz. 6
- MikrofonständerAnz. 6
- DI-BoxenAnz. 4
- MonitorspeakerAnz. 3
- AudiokabelAnz. 15
- VerlängerungskabelAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelmattenAnz. 12
- NotenpulteAnz. 6
- InstrumentenkabelAnz. 8
- Laptop
- Kartenterminal
- PowerbanksAnz. 4
Beleuchtung
- BühnenstrahlerAnz. 6
- StimmungsleuchtenAnz. 10
- LichtstativeAnz. 3
- ErsatzbatterienAnz. 24
- TaschenlampenAnz. 4
Geschirr
- GläserAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 150
- BestecksetsAnz. 150
- ServiertablettsAnz. 12
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- SchälchenAnz. 20
- ServierlöffelAnz. 10
- ServierzangenAnz. 8
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- ThermoboxenAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 8
Dekoration
- TischdeckenAnz. 10
- BühnentücherAnz. 4
- BallonsAnz. 100
- BallonbandAnz. 2
- WimpelkettenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 6
- BilderrahmenAnz. 6
- InfotafelnAnz. 8
- ProgrammhefteAnz. 150
- ArmbänderAnz. 150
- SpendendosenAnz. 4
- Losbox
Catering
- Einkäufe
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Kehrblech und HandfegerAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 3
- Staubsauger
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- ToilettenbürstenAnz. 4
- PapierhandtücherAnz. 12
Tipps
- Lege zuerst Ziel und Ergebnis schriftlich fest: Notiere die gewünschte Spendensumme, die begünstigte Organisation und bis wann das Geld übergeben wird. So kannst du Ticketpreis, Sponsorenbeiträge und Ausgaben daran messen.
- Bestätige Ort und Datum mindestens 12 Wochen vorher und prüfe direkt, welche Genehmigungen nötig sind. Kläre außerdem, wie viele Sitzplätze vorhanden sind und ob Bühne, Tische und Stühle vor Ort stehen.
- Fordere von jedem Künstler die technischen Anforderungen an, bevor du die Tonanlage buchst. Eine Liste mit Mikrofonen, DI-Boxen, Monitorlautsprechern, Kabeln und Bühnenbeleuchtung verhindert Nachbestellungen in der letzten Woche.
- Öffne den Online-Ticketverkauf erst, wenn Ticketpreis, Auftrittszeiten und Einlass feststehen. Verschicke Einladungen und starte die Onlinewerbung danach; Ernährungswünsche solltest du bis spätestens 7 Tage vor dem Konzert erfassen.
- Plane für Aufbau, Einlass, Catering und Abbau getrennte Freiwilligenteams ein und teile sie spätestens 10 Tage vorher ein. Prüfe die Einkaufsliste am Vortag und kontrolliere besonders Gläser, Kaffeetassen, Kühlboxen, Wasserkocher, Verlängerungskabel und Kabelmatten.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Benefizkonzert organisieren?
- Starte idealerweise 12 bis 16 Wochen vorher. Künstler, Ort, Genehmigungen und Tonanlage brauchen meist zuerst eine verbindliche Zusage; Werbung und Ticketverkauf folgen danach.
- Was muss man bei einem Benefizkonzert zuerst klären?
- Lege zuerst das Spendenziel fest und bestätige die Hilfsorganisation. Danach klärst du Ort und Datum, damit Budget, Künstler, Technik und Ticketpreis auf einer verlässlichen Grundlage geplant werden können.
- Wann sollte der Ticketverkauf für ein Benefizkonzert starten?
- Öffne den Online-Ticketverkauf, sobald Ticketpreis, Auftrittszeiten und Einlass feststehen, meist 8 bis 10 Wochen vor dem Termin. So bleibt genug Zeit für Einladungen, Poster und Onlinewerbung.
- Wie viele Helfer braucht ein Benefizkonzert?
- Plane mindestens drei Aufgabenbereiche ein: Aufbau, Einlass und Catering beziehungsweise Betreuung. Bei einem kleinen Konzert solltest du pro Bereich mindestens zwei Personen einteilen und den Dienstplan 10 Tage vorher bestätigen.
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