Zo organiseer je een benefietconcert

Begin met het doelbedrag en het bedrag dat na kosten moet overblijven. Leg daarna de artiesten, locatie en technische randvoorwaarden vast voordat je promotie start. Regel vroeg de vergunningen, donatiemogelijkheden en vrijwilligers, want die bepalen hoeveel bezoekers je veilig en soepel kunt ontvangen. Werk vervolgens naar één draaiboek toe met tijden, contactpersonen, techniek, catering en betaalmomenten. Zo voorkom je dat de opbrengst wordt opgegeten door last-minute kosten of dat de geluidscheck uitloopt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Doel en opbrengst bepalen
2 personen
2
Artiesten vastleggen
2 personen
3
Locatie bevestigen
2 personen
4
Vergunningen controleren
2 personen
5
Geluidsplan vastleggen
2 personen
6
Programma samenstellen
3 personen
7
Begroting opstellen
2 personen
8
Sponsoren benaderen
3 personen
9
Donatieplatform instellen
2 personen
10
Betalingsmogelijkheden regelen
2 personen
11
Vrijwilligers werven
3 personen
12
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
13
Uitnodigingen versturen
3 personen
14
Online promotie starten
2 personen
15
Posters verspreiden
4 personen
16
Aanmeldingen verwerken
2 personen
17
Dieetwensen verzamelen
2 personen
18
Catering bestellen
2 personen
19
Techniek controleren
3 personen
20
Draaiboek afdrukken
2 personen
21
Vrijwilligers indelen
2 personen
22
Artiesteninformatie versturen
2 personen
23
Weersverwachting controleren
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Versiering voorbereiden
3 personen
26
Materialen klaarzetten
3 personen

Event

27
Locatie openen
2 personen
28
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
29
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
30
Tafels opstellen
4 personen
31
Stoelen opstellen
4 personen
32
Ingang inrichten
3 personen
33
Donatiepunten inrichten
2 personen
34
Garderobe inrichten
2 personen
35
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
36
Dranken koud zetten
3 personen
37
Koffiepunt inrichten
2 personen
38
Versiering ophangen
3 personen
39
Licht installeren
3 personen
40
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
41
Instrumenten aansluiten
3 personen
42
Microfoons testen
3 personen
43
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
44
Artiesten ontvangen
2 personen
45
Artiestenruimte inrichten
2 personen
46
Publieksontvangst openen
4 personen
47
Entree registreren
3 personen
48
Programma uitdelen
2 personen
49
Donaties registreren
2 personen
50
Welkomstwoord verzorgen
51
Optredens begeleiden
2 personen
52
Catering serveren
4 personen
53
Dranken bijvullen
3 personen
54
Koffie en thee schenken
2 personen
55
Buffet aanvullen
2 personen
56
Afvalbakken legen
2 personen
57
Toiletten controleren
2 personen
58
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
59
Laatste donatieoproep doen
60
Afscheid aankondigen
61
Publiek uitgeleiden
4 personen
62
Donatiegelden veiligstellen
2 personen

Nazorg

63
Apparatuur uitschakelen
3 personen
64
Geluidsinstallatie afbreken
4 personen
65
Instrumenten inpakken
3 personen
66
Catering opruimen
4 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
69
Versiering verwijderen
3 personen
70
Afval verzamelen
3 personen
71
Locatie schoonmaken
4 personen
72
Materialen transporteren
3 personen
73
Apparatuur retourneren
2 personen
74
Restanten opslaan
2 personen
75
Donatiebedrag overmaken
2 personen
76
Bedankberichten versturen
2 personen
77
Foto's publiceren
2 personen
78
Financiële administratie afronden
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 180
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 200
Artiestentafelsaantal 2
Artiestenstoelenaantal 8
Podiumdelenaantal 12
Partytentenaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Dinerbordenaantal 200
Dessertbordenaantal 200
Vorkenaantal 200
Messenaantal 200
Lepelsaantal 200
Koffielepelsaantal 100
Serveerbladenaantal 12
Soeplepelsaantal 6

Apparatuur

Geluidsset
Mengpaneel
Podiumboxenaantal 2
Monitorboxenaantal 2
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
Diverse audiokabels
DI-boxenaantal 4
Kabelhaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 10
Verlengkabelsaantal 8
Laptop
Muziekstandaardsaantal 6

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 6
Sfeerlampenaantal 12
Werklampenaantal 4
Batterijenaantal 24

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 16
Bloemstukkenaantal 8
Fotowand
Pijlbordenaantal 12
Programmafoldersaantal 200
Postersaantal 30
Naambadgesaantal 40
Stiftenaantal 12
Plakbandaantal 8
Tie-wrapsaantal 100

Catering

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Schenkkannenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Drankkrattenaantal 8
Herbruikbare rietjesaantal 100
Koekschalenaantal 8
Broodmandenaantal 6
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Keukenschortenaantal 8
Ovenwantenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Opbergdozenaantal 20
Flessenopenersaantal 6

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handvegersaantal 4
Afvalbakkenaantal 12
Afvalsorteringsbakkenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompjesaantal 6

Organisatie

Donatieboxenaantal 4
QR-donatiestandaardsaantal 6
Kassa'saantal 2
Pinapparatenaantal 2
Contantgeldkistjesaantal 2
Walkietalkiesaantal 6
Clipboardmappenaantal 8
EHBO-koffers
Zaklampenaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 12
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Transportkarrenaantal 3

Tips

Maak de begroting voordat je artiesten en catering definitief boekt. Zet inkomsten uit kaartverkoop, sponsoring en donaties apart van kosten voor locatie, techniek en eten, en bepaal welk nettobedrag naar het goede doel gaat.
Plan de geluidscheck minimaal 2 uur vóór de deuren opengaan. Controleer per artiest microfoons, monitorboxen, DI-boxen, kabels en stroompunten; een kabelhaspel of stekkerdoos die ontbreekt kan het hele programma vertragen.
Regel donaties naast de entree. Zet het donatieplatform uiterlijk 2 weken voor het concert klaar en test elke betaalmogelijkheid met een kleine betaling, inclusief de QR-code of link die bezoekers tijdens het programma zien.
Deel vrijwilligers in per tijdsblok van 2 tot 3 uur. Bezet in elk geval ontvangst, garderobe, catering, zaal, artiestenbegeleiding en een aanspreekpunt voor techniek; één persoon kan niet tegelijk de artiesten opvangen en een storing oplossen.
Maak het draaiboek niet alleen voor het podium. Noteer ook wanneer klaptafels, stoelen, buffettafels en garderoberekken worden geplaatst, wie de weersverwachting controleert en wanneer boodschappen en versiering binnen moeten zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een benefietconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf. Plan de eerste 2 weken voor doel, begroting, locatie en artiesten; gebruik de laatste 2 weken voor bevestigingen, promotiecontrole, techniek en het draaiboek.
Wanneer moet ik artiesten vastleggen voor een benefietconcert?: Leg artiesten idealiter 10 tot 12 weken voor de datum vast. Stuur uiterlijk 2 weken voor het concert de definitieve tijden, technische wensen, route en contactgegevens, zodat de geluidscheck en het programma kloppen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een benefietconcert?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 25 tot 30 bezoekers voor ontvangst, zaal, catering en donaties, plus 1 coördinator en 1 persoon voor artiesten of techniek. Bij 100 bezoekers heb je dus ongeveer 6 tot 8 mensen nodig per dienst.
Wanneer regel je de vergunningen en het geluidsplan?: Controleer de vergunningen direct nadat de locatie is bevestigd, bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf. Leg het geluidsplan uiterlijk 4 weken voor het concert vast en controleer daarna nog één keer stroom, opstelling, kabels en geluidsbeperkingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.