Benefizkonzert organisieren: Schritt für Schritt

Ein Benefizkonzert braucht zwei sauber geplante Abläufe: den Konzertabend und den Weg der Spenden. Beginne mit dem Spendenziel, lege danach Künstler, Ort, Budget und Programm fest. Erst wenn Genehmigungen, Tonkonzept und Zahlungswege geklärt sind, lohnt sich die Bewerbung. Plane außerdem früh genug Helfer, Catering und Technik ein – besonders Mikrofone, Mischpult, Monitorboxen und Kabel werden sonst oft erst kurz vor dem Einlass geprüft.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Ziel und Ergebnis festlegen
2 Personen
2
Künstler festlegen
2 Personen
3
Location bestätigen
2 Personen
4
Genehmigungen prüfen
2 Personen
5
Tonkonzept festlegen
2 Personen
6
Programm zusammenstellen
3 Personen
7
Budget erstellen
2 Personen
8
Sponsoren ansprechen
3 Personen
9
Spendenplattform einrichten
2 Personen
10
Zahlungsmöglichkeiten einrichten
2 Personen
11
Freiwillige rekrutieren
3 Personen
12
Einladungen gestalten
2 Personen
13
Einladungen verschicken
3 Personen
14
Online-Promotion starten
2 Personen
15
Poster verteilen
4 Personen
16
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
17
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
18
Catering bestellen
2 Personen
19
Technik prüfen
3 Personen
20
Drehbuch ausdrucken
2 Personen
21
Freiwillige einteilen
2 Personen
22
Künstlerinformationen versenden
2 Personen
23
Wettervorhersage prüfen
24
Einkaufen gehen
3 Personen
25
Dekoration vorbereiten
3 Personen
26
Materialien bereitstellen
3 Personen

Event

27
Location öffnen
2 Personen
28
Lade- und Entladezone freimachen
2 Personen
29
Bühnenbereich freiräumen
3 Personen
30
Tische aufstellen
4 Personen
31
Stühle aufstellen
4 Personen
32
Eingang gestalten
3 Personen
33
Spendenstationen einrichten
2 Personen
34
Garderobe einrichten
2 Personen
35
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
36
Getränke kalt stellen
3 Personen
37
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
38
Dekoration aufhängen
3 Personen
39
Licht installieren
3 Personen
40
Beschallungsanlage aufbauen
4 Personen
41
Instrumente anschließen
3 Personen
42
Mikrofone testen
3 Personen
43
Soundcheck durchführen
4 Personen
44
Künstler empfangen
2 Personen
45
Künstlerraum einrichten
2 Personen
46
Publikumsempfang öffnen
4 Personen
47
Einlass registrieren
3 Personen
48
Programm verteilen
2 Personen
49
Spenden erfassen
2 Personen
50
Begrüßungswort übernehmen
51
Auftritte betreuen
2 Personen
52
Catering ausgeben
4 Personen
53
Getränke nachfüllen
3 Personen
54
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
55
Buffet auffüllen
2 Personen
56
Mülleimer leeren
2 Personen
57
Toiletten kontrollieren
2 Personen
58
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
59
Letzten Spendenaufruf machen
60
Abschied ankündigen
61
Publikum verabschieden
4 Personen
62
Spendengelder sichern
2 Personen

Nachbereitung

63
Geräte ausschalten
3 Personen
64
Beschallungsanlage abbauen
4 Personen
65
Instrumente einpacken
3 Personen
66
Catering aufräumen
4 Personen
67
Geschirr abwaschen
3 Personen
68
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
69
Dekoration entfernen
3 Personen
70
Abfall sammeln
3 Personen
71
Location reinigen
4 Personen
72
Materialien transportieren
3 Personen
73
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
74
Reste einlagern
2 Personen
75
Spendenbetrag überweisen
2 Personen
76
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
77
Fotos veröffentlichen
2 Personen
78
Finanzbuchhaltung abschließen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 180
BuffetischeAnz. 4
BarhockerAnz. 8
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 200
KünstlertischeAnz. 2
KünstlerstühleAnz. 8
BühnenelementeAnz. 12
PartyzelteAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 250
KaffeetassenAnz. 100
Dinner-TellerAnz. 200
DesserttellerAnz. 200
GabelnAnz. 200
MesserAnz. 200
LöffelAnz. 200
KaffeelöffelAnz. 100
ServiertablettsAnz. 12
SuppenkellenAnz. 6

Ausstattung

Soundanlage
Mischpult
BühnenboxenAnz. 2
MonitorboxenAnz. 2
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
Verschiedene Audiokabel
DI-BoxenAnz. 4
KabeltrommelnAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
Laptop
NotenständerAnz. 6

Beleuchtung

LED-BühnenlichterAnz. 6
StimmungsleuchtenAnz. 12
ArbeitslampenAnz. 4
BatterienAnz. 24

Dekoration

BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 2
GirlandenAnz. 12
TischdeckenAnz. 16
BlumenarrangementsAnz. 8
Fotowand
WegweiserAnz. 12
ProgrammhefteAnz. 200
PosterAnz. 30
NamensschilderAnz. 40
StifteAnz. 12
KlebebandAnz. 8
KabelbinderAnz. 100

Catering

KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
AusgießkannenAnz. 6
KühlelementeAnz. 24
GetränkekistenAnz. 8
Wiederverwendbare StrohhalmeAnz. 100
KeksplattenAnz. 8
BrotkörbeAnz. 6
Einkäufe

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 4
KüchenschürzenAnz. 8
OfenhandschuheAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 20
FlaschenöffnerAnz. 6

Reinigung

BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungswagenAnz. 2
HandfegerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 12
MülltrennbehälterAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
DesinfektionsspenderAnz. 6

Organisation

SpendendosenAnz. 4
QR-SpendenaufstellerAnz. 6
KassenAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
Kassenschachteln für BargeldAnz. 2
Walkie-TalkiesAnz. 6
KlemmbrettmappenAnz. 8
Erste-Hilfe-Koffer
TaschenlampenAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 12
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
TransportwagenAnz. 3

Tipps

Lege das Spendenziel und das erwartete Ergebnis zuerst schriftlich fest. Teile das Budget anschließend in feste Kosten, freiwillige Beiträge und eine Reserve von etwa 10 Prozent auf.
Bestätige die Location mindestens sechs bis acht Wochen vor dem Konzert und prüfe sofort Genehmigungen, Stromanschlüsse, Bestuhlung und einen Plan B für schlechtes Wetter.
Verschicke Künstlerinformationen spätestens 14 Tage vorher mit Auftrittszeit, Soundcheck, Ansprechperson und Bühnenbedarf. Drucke das Drehbuch zusätzlich einmal für die Moderation und einmal für die Technik aus.
Plane Helfer in Schichten von drei bis vier Stunden ein: Einlass, Spenden, Garderobe, Catering, Künstlerbetreuung und Abbau brauchen jeweils eine feste Zuständigkeit.
Prüfe die komplette Tonanlage spätestens am Vortag mit allen Mikrofonen, DI-Boxen, Audiokabeln, Kabeltrommeln und Verlängerungskabeln. Stelle wiederverwendbare Trinkgläser, Teller und Besteck nach der erwarteten Gästezahl plus etwa 10 Prozent bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Benefizkonzert organisieren?: Beginne idealerweise zehn bis zwölf Wochen vor dem Termin. Künstler, Location, Genehmigungen und Spendenplattform sollten innerhalb der ersten drei Wochen feststehen, damit danach mindestens vier Wochen für Einladungen und Online-Promotion bleiben.
Wie viele Helfer braucht ein Benefizkonzert?: Für ein kleines Konzert solltest du mindestens sechs bis acht Helfer einplanen: zwei für Einlass und Spenden, zwei für Catering, eine Person für Künstler und Programm sowie ein bis drei Personen für Technik und Abbau. Bei mehr als 100 Gästen brauchst du zusätzliche Schichten.
Wann sollte die Technik für ein Benefizkonzert geprüft werden?: Prüfe die Anlage einmal sieben Tage vorher auf Vollständigkeit und führe spätestens am Vortag einen vollständigen Soundcheck durch. Am Veranstaltungstag sollten Mikrofone, Mischpult, Bühnenboxen, Monitorboxen und Kabel mindestens zwei Stunden vor dem Einlass einsatzbereit sein.
Wie viel Essen und Geschirr braucht man für ein Benefizkonzert?: Bestelle beim Catering etwa 10 Prozent mehr Portionen als verbindliche Anmeldungen vorliegen. Plane pro Gast mindestens ein Trinkglas, einen Teller und Besteck ein; bei Kaffee brauchst du zusätzlich eine Tasse und einen Kaffeelöffel pro erwarteter Kaffeerunde.

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