Organiser un concert caritatif sans rien laisser au hasard

Un concert caritatif se construit d’abord autour d’un objectif financier précis, puis d’un programme réalisable et d’un budget suivi poste par poste. Réservez les artistes et le lieu avant de lancer la communication, car les autorisations et la technique peuvent modifier toute l’organisation. Prévoyez aussi le parcours des dons, les bénévoles, l’accueil du public et le catering. Ce plan vous guide dans l’ordre des décisions, jusqu’aux dernières vérifications le jour du concert.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Déterminer l’objectif et le rendement
2 personnes
2
Réserver les artistes
2 personnes
3
Confirmer le lieu
2 personnes
4
Vérifier les autorisations
2 personnes
5
Établir le plan sonore
2 personnes
6
Établir le programme
3 personnes
7
Établir le budget
2 personnes
8
Contacter les sponsors
3 personnes
9
Mettre en place la plateforme de dons
2 personnes
10
Organiser les moyens de paiement
2 personnes
11
Recruter des bénévoles
3 personnes
12
Concevoir les invitations
2 personnes
13
Envoyer les invitations
3 personnes
14
Lancer la promotion en ligne
2 personnes
15
Distribuer les affiches
4 personnes
16
Traiter les inscriptions
2 personnes
17
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
18
Commander le catering
2 personnes
19
Vérifier la technique
3 personnes
20
Imprimer le déroulé
2 personnes
21
Répartir les bénévoles
2 personnes
22
Envoyer les informations sur les artistes
2 personnes
23
Vérifier les prévisions météo
24
Faire les courses
3 personnes
25
Préparer la décoration
3 personnes
26
Préparer le matériel
3 personnes

Événement

27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
29
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
30
Installer les tables
4 personnes
31
Installer les chaises
4 personnes
32
Aménager l’entrée
3 personnes
33
Installer les points de don
2 personnes
34
Aménager le vestiaire
2 personnes
35
Monter le buffet traiteur
4 personnes
36
Mettre les boissons au frais
3 personnes
37
Mettre en place le point café
2 personnes
38
Suspendre la décoration
3 personnes
39
Installer l’éclairage
3 personnes
40
Installer le système de sonorisation
4 personnes
41
Brancher les instruments
3 personnes
42
Tester les microphones
3 personnes
43
Effectuer la vérification du son
4 personnes
44
Accueillir les artistes
2 personnes
45
Aménager la loge des artistes
2 personnes
46
Ouvrir l’accueil du public
4 personnes
47
Enregistrer l’entrée
3 personnes
48
Distribuer le programme
2 personnes
49
Enregistrer les dons
2 personnes
50
Assurer le mot de bienvenue
51
Accompagner les spectacles
2 personnes
52
Servir le service traiteur
4 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
54
Servir le café et le thé
2 personnes
55
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Vérifier les toilettes
2 personnes
58
Répondre aux questions du public
2 personnes
59
Faire un dernier appel aux dons
60
Annoncer le départ
61
Accompagner le public à la sortie
4 personnes
62
Sécuriser les fonds des dons
2 personnes

Suivi

63
Éteindre l’équipement
3 personnes
64
Démonter le système de sonorisation
4 personnes
65
Emballer les instruments
3 personnes
66
Ranger le service traiteur
4 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
69
Retirer la décoration
3 personnes
70
Rassembler les déchets
3 personnes
71
Nettoyer le lieu
4 personnes
72
Transporter le matériel
3 personnes
73
Retourner le matériel
2 personnes
74
Ranger les restes
2 personnes
75
Transférer le montant du don
2 personnes
76
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes
77
Publier les photos
2 personnes
78
Finaliser la comptabilité
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 180
Tables de buffetqté 4
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 3
Cintresqté 200
Tables des artistesqté 2
Chaises pour artistesqté 8
Éléments de podiumqté 12
Tentes de réceptionqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Assiettes de dînerqté 200
Assiettes à dessertqté 200
Fourchettesqté 200
Couteauxqté 200
Cuillèresqté 200
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Louches à soupeqté 6

Équipement

Système de sonorisation
Table de mixage
Caissons de scèneqté 2
Caissons de monitoringqté 2
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Câbles audio variés
Boîtiers DIqté 4
Rallonges à enrouleurqté 4
Multiprisesqté 10
Rallongesqté 8
Ordinateur portable
Pieds de microqté 6

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 6
Lampes d'ambianceqté 12
Lampes de chantierqté 4
Pilesqté 24

Décoration

Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 12
Nappesqté 16
Compositions floralesqté 8
Mur photo
Panneaux indicateursqté 12
Brochures du programmeqté 200
Affichesqté 30
Badges nominatifsqté 40
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 100

Catering

Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 6
Pains de glaceqté 24
Casiers de boissonsqté 8
Pailles réutilisablesqté 100
Plateaux à biscuitsqté 8
Corbeilles à painqté 6
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 4
Tabliers de cuisineqté 8
Gants de cuisineqté 4
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Boîtes de rangementqté 20
Tire-bouchonsqté 6

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chariots de ménageqté 2
Balais à mainqté 4
Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes de désinfectionqté 6

Organisation

Boîtes à donsqté 4
Socles de don QRqté 6
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Caisses pour espècesqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Chemises à pinceqté 8
Trousses de premiers secours
Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 12
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Chariots de transportqté 3

Conseils

Commencez par fixer le montant net recherché et le nombre de participants visé. Ajoutez ensuite les frais du lieu, des artistes, du son, du catering et des paiements afin de connaître le rendement réel de la soirée.
Bloquez les artistes et le lieu avant d’imprimer les invitations ou les affiches. Demandez au lieu, au moins 6 semaines à l’avance, les contraintes d’horaires, de jauge, de bruit et d’autorisations.
Traitez les dons comme un parcours distinct de la billetterie : testez la plateforme de dons et chaque moyen de paiement au moins 7 jours avant l’événement. Prévoyez une personne pour expliquer les dons sur place.
Pour un concert avec plusieurs artistes, imprimez le déroulé et répartissez les bénévoles avant l’ouverture des portes. Donnez à chaque équipe une mission claire : accueil, artistes, catering, paiements ou assistance technique.
Ne commandez pas le catering au dernier moment : recueillez les besoins alimentaires dès les inscriptions et confirmez les quantités quelques jours avant. Vérifiez aussi la météo si une file d’attente, une tente ou une partie de l’accueil se trouve dehors.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert caritatif ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver les artistes et le lieu, vérifier les autorisations, trouver des sponsors, ouvrir les dons et faire connaître l’événement.
Quand faut-il réserver les artistes et la salle ?: Faites-le au début du projet, environ 8 à 12 semaines avant le concert. Sans date confirmée, vous ne pouvez pas établir correctement le programme, le budget, la communication ni les besoins techniques.
Combien de bénévoles faut-il pour un concert caritatif ?: Pour une petite à moyenne soirée, prévoyez au moins 1 bénévole pour 25 à 30 participants, en plus d’une personne responsable de la coordination. Ajoutez des renforts pour l’accueil, les artistes, les paiements et la technique.
Quand tester la plateforme de dons et les paiements ?: Effectuez un test complet au moins 7 jours avant l’événement, puis refaites un contrôle le jour même. Vérifiez les liens, les QR codes, les terminaux, les reçus et la procédure prévue en cas de panne.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.