Cómo organizar un concierto benéfico sin perder el control

Empieza por definir qué causa apoyas, cuánto quieres recaudar y cómo se registrarán los ingresos. Después cierra lo que puede bloquear todo lo demás: artistas, lugar, permisos y sonido. Con esa base, prepara el presupuesto, las donaciones, los pagos y la promoción. En la última semana, el trabajo pasa a la coordinación: voluntarios, catering, preferencias dietéticas, técnica y un programa con horarios claros.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir el objetivo y los ingresos
2 personas
2
Confirmar a los artistas
2 personas
3
Confirmar el lugar
2 personas
4
Comprobar permisos
2 personas
5
Fijar el plan de sonido
2 personas
6
Elaborar el programa
3 personas
7
Elaborar presupuesto
2 personas
8
Contactar con los patrocinadores
3 personas
9
Configurar la plataforma de donaciones
2 personas
10
Organizar las opciones de pago
2 personas
11
Reclutar voluntarios
3 personas
12
Diseñar invitaciones
2 personas
13
Enviar invitaciones
3 personas
14
Iniciar la promoción en línea
2 personas
15
Distribuir carteles
4 personas
16
Gestionar inscripciones
2 personas
17
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
18
Pedir el catering
2 personas
19
Comprobar la técnica
3 personas
20
Imprimir el plan de trabajo
2 personas
21
Asignar voluntarios
2 personas
22
Enviar la información de los artistas
2 personas
23
Comprobar el pronóstico del tiempo
24
Hacer la compra
3 personas
25
Preparar la decoración
3 personas
26
Preparar los materiales
3 personas

Evento

27
Abrir la ubicación
2 personas
28
Despejar la zona de carga y descarga
2 personas
29
Despejar el espacio del escenario
3 personas
30
Montar mesas
4 personas
31
Colocar las sillas
4 personas
32
Montar la entrada
3 personas
33
Montar puntos de donación
2 personas
34
Montar el guardarropa
2 personas
35
Montar el bufé de catering
4 personas
36
Enfriar las bebidas
3 personas
37
Montar el punto de café
2 personas
38
Colgar la decoración
3 personas
39
Instalar la iluminación
3 personas
40
Montar el sistema de sonido
4 personas
41
Conectar los instrumentos
3 personas
42
Probar los micrófonos
3 personas
43
Realizar la prueba de sonido
4 personas
44
Recibir a los artistas
2 personas
45
Montar la zona de artistas
2 personas
46
Abrir la recepción del público
4 personas
47
Registrar la entrada
3 personas
48
Repartir el programa
2 personas
49
Registrar donaciones
2 personas
50
Dar la bienvenida
51
Coordinar las actuaciones
2 personas
52
Servir el catering
4 personas
53
Rellenar las bebidas
3 personas
54
Servir café y té
2 personas
55
Reponer el bufé
2 personas
56
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
57
Comprobar los baños
2 personas
58
Responder preguntas del público
2 personas
59
Hacer el último llamamiento para donaciones
60
Anunciar la despedida
61
Despedir al público
4 personas
62
Asegurar los fondos de donación
2 personas

Seguimiento

63
Apagar el equipo
3 personas
64
Desmontar el sistema de sonido
4 personas
65
Empacar instrumentos
3 personas
66
Recoger el catering
4 personas
67
Lavar la vajilla
3 personas
68
Recoger mesas y sillas
4 personas
69
Retirar la decoración
3 personas
70
Recoger la basura
3 personas
71
Limpiar el lugar
4 personas
72
Transportar los materiales
3 personas
73
Devolver el equipo
2 personas
74
Guardar los restos
2 personas
75
Transferir el importe de la donación
2 personas
76
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas
77
Publicar fotos
2 personas
78
Cerrar la contabilidad
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 180
Mesas de buffetcant. 4
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 3
Perchascant. 200
Mesas para artistascant. 2
Sillas para artistascant. 8
Piezas de escenariocant. 12
Carpas de fiestacant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 100
Platos de cenacant. 200
Platos de postrecant. 200
Tenedorescant. 200
Cuchilloscant. 200
Cucharascant. 200
Cucharillas de cafécant. 100
Bandejas de serviciocant. 12
Cucharones para sopacant. 6

Equipo

Equipo de sonido
Mesa de mezclas
Cajas de escenariocant. 2
Cajas de monitorcant. 2
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Varios cables de audio
Cajas DIcant. 4
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 10
Cables alargadorescant. 8
Portátil
Atrilescant. 6

Iluminación

Luces LED de escenariocant. 6
Luces decorativascant. 12
Lámparas de trabajocant. 4
Bateríascant. 24

Decoración

Globoscant. 150
Bomba de globoscant. 2
Guirnaldascant. 12
Mantelescant. 16
Arreglos floralescant. 8
Photowall
Carteles direccionalescant. 12
Folletos del programacant. 200
Cartelescant. 30
Credencialescant. 40
Rotuladorescant. 12
Cinta adhesivacant. 8
Bridascant. 100

Catering

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 8
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Bandejas para mantener calientecant. 4
Pinzas de servircant. 8
Jarras de servircant. 6
Acumuladores de fríocant. 24
Cajas de bebidascant. 8
Pajitas reutilizablescant. 100
Bandejas para galletascant. 8
Cestas de pancant. 6
Compras

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 4
Delantales de cocinacant. 8
Guantes de hornocant. 4
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Cajas de almacenamientocant. 20
Abrebotellascant. 6

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Carros de limpiezacant. 2
Escobas de manocant. 4
Papeleracant. 12
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de desinfectantecant. 6

Organización

Cajas de donacionescant. 4
Soportes de donación con QRcant. 6
Cajas registradorascant. 2
Datáfonoscant. 2
Cajas de efectivocant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Carpetas portapapelescant. 8
Botiquines de primeros auxilios
Linternascant. 4
Chalecos reflectantescant. 12
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Carros de transportecant. 3

Consejos

Define primero el objetivo económico y calcula los costes antes de anunciar el concierto. Separa los gastos fijos, como el sonido y el lugar, de los costes por persona, como el catering.
Confirma por escrito a los artistas, el lugar y los permisos antes de abrir las inscripciones. Envía a cada artista la información del horario, la prueba de sonido y el acceso al escenario.
Monta la donación y los pagos con al menos dos semanas de margen y haz una prueba completa. Comprueba qué ocurre si alguien dona en línea, paga en el lugar o necesita un comprobante.
Asigna voluntarios a funciones concretas, no solo a turnos. Para un evento con varias zonas, designa responsables para la entrada, artistas, catering, donaciones y apoyo técnico, y entrega el plan de trabajo impreso.
Haz la comprobación técnica antes de que llegue el público: micrófonos, mesa de mezclas, monitores, cajas DI, cables, regletas y enrollacables. Reserva tiempo para resolver ruidos, conexiones incompatibles o falta de tomas eléctricas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto benéfico?: Empieza al menos 8 semanas antes si necesitas confirmar artistas, lugar, permisos, patrocinadores y promoción. Deja la última semana para compras, catering, asignación de voluntarios y pruebas, no para cerrar decisiones básicas.
¿Qué permisos hacen falta para un concierto benéfico?: Depende del lugar, el aforo, el horario, el ruido y la venta o servicio de comida y bebida. Comprueba los requisitos con al menos 6 semanas de antelación y no publiques el programa definitivo hasta saber qué autorizaciones necesitas.
¿Cuánto catering pedir para un concierto benéfico?: Calcula las raciones a partir de las inscripciones confirmadas y añade aproximadamente un 10 % si esperas asistentes sin registro. Recoge las preferencias dietéticas al menos 7 días antes para ajustar el pedido y evitar compras de última hora.
¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido?: Programa la prueba el mismo día, como mínimo 3 horas antes de abrir las puertas, y envía antes los horarios a los artistas. Comprueba cada micrófono, monitor, caja DI y conexión con el equipo de sonido, en lugar de limitarte a encender la mesa de mezclas.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.