Zo organiseer je een benefietconcert
Begin met het goede doel, de datum en de locatie voordat je artiesten of sponsors vastlegt. Werk daarna de begroting, vergunningen en het programma uit, zodat je weet hoeveel kaartverkoop en sponsoring nodig zijn. Techniek en vrijwilligers vragen meer voorbereiding dan vaak wordt ingeschat: verzamel technische wensen en maak een duidelijke indeling. Open de kaartverkoop pas wanneer programma, locatie en praktische informatie bevestigd zijn.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Artiesten benaderen
2 personen
- 3
Vergunningen controleren
- 4
Goed doel vastleggen
2 personen
- 5
Begroting opstellen
2 personen
- 6
Sponsoren benaderen
2 personen
- 7
Programma samenstellen
2 personen
- 8
Artiesten bevestigen
- 9
Technische wensen verzamelen
2 personen
- 10
Geluidsapparatuur reserveren
- 11
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
- 12
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 13
Online kaartverkoop openen
- 14
Vrijwilligers werven
2 personen
- 15
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 16
Dieetwensen verzamelen
- 17
Catering reserveren
- 18
Drankvoorraad berekenen
2 personen
- 19
Promotie publiceren
2 personen
- 20
Vrijwilligersindeling maken
- 21
Artiesteninformatie versturen
- 22
Reserveringen bevestigen
- 23
Techniekplan afdrukken
- 24
Consumptiebonnen tellen
2 personen
- 25
Boodschappen doen
3 personen
- 26
Dranken koud zetten
2 personen
- 27
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 28
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
- 29
Locatie openen
2 personen
- 30
Podium opbouwen
4 personen
- 31
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
- 32
Verlichting ophangen
3 personen
- 33
Stoelen opstellen
3 personen
- 34
Tafels opstellen
2 personen
- 35
Decoratie ophangen
2 personen
- 36
Cateringbuffet inrichten
3 personen
- 37
Informatietafel inrichten
2 personen
- 38
Toiletten controleren
- 39
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
- 40
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
- 41
Artiesten ontvangen
2 personen
- 42
Backstage inrichten
2 personen
Event
- 43
Entree controleren
3 personen
- 44
Bezoekers ontvangen
3 personen
- 45
Programma uitdelen
2 personen
- 46
Donaties registreren
2 personen
- 47
Dranken serveren
3 personen
- 48
Hapjes serveren
3 personen
- 49
Eerste optreden begeleiden
3 personen
- 50
Dranken bijvullen
2 personen
- 51
Tweede optreden begeleiden
3 personen
- 52
Benefietdoel toelichten
- 53
Derde optreden begeleiden
3 personen
- 54
Buffet aanvullen
2 personen
- 55
Tafels afruimen
2 personen
- 56
Vierde optreden begeleiden
3 personen
- 57
Veiligheid en orde controleren
2 personen
- 58
Laatste optreden begeleiden
3 personen
- 59
Laatste donaties verwerken
2 personen
- 60
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
- 61
Geluidsapparatuur afkoppelen
3 personen
- 62
Podium en verlichting afbreken
4 personen
- 63
Meubilair terugplaatsen
3 personen
- 64
Afval verzamelen
3 personen
- 65
Servies afwassen
3 personen
- 66
Locatie schoonmaken
3 personen
- 67
Voorraad tellen
2 personen
- 68
Materialen retourneren
2 personen
- 69
Donatiebedrag overmaken
- 70
Artiesten bedanken
- 71
Bezoekers bedanken
2 personen
- 72
Financiële administratie afronden
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 6
- Podiumtrap
- Stoelenaantal 120
- Tafelsaantal 10
- Barkrukkenaantal 4
- Kledingrekkenaantal 2
- Kapstokkenaantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 180
- Bordenaantal 140
- Besteksetsaantal 140
- Koffiekopjesaantal 80
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Karaffenaantal 10
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Subwoofersaantal 2
- Mengpaneel
- Microfoonsaantal 6
- Microfoonstatievenaantal 6
- DI-boxenaantal 4
- Monitorenaantal 2
- XLR-kabelsaantal 12
- Jackkabelsaantal 8
- Verlengkabelsaantal 10
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelgotenaantal 12
- Laptop
- Muziekstandaardsaantal 6
- Powerbanksaantal 4
- Walkietalkiesaantal 6
Verlichting
- Podiumspotsaantal 6
- Lichtstatievenaantal 2
- Sfeerverlichtingaantal 8
- Ledlampenaantal 12
Decoratie
- Achtergronddoek
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Bloemstukkenaantal 6
- Tafelkledenaantal 10
- Fotolijstjesaantal 6
- Bordjes voor bewegwijzeringaantal 12
- Plakbandaantal 6
- Tie-wrapsaantal 100
Catering
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- IJsblokbakkenaantal 4
- Drankdispensersaantal 3
- Presentatiebordenaantal 4
- Kassa
- Pinapparaat
- Geldkist
- Consumptiebonnenaantal 1000
- Programmaboekjesaantal 150
- Naamstickersaantal 150
- Tafelnummersaantal 10
- Boodschappen
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Mengkommenaantal 6
- Maatbekersaantal 2
- Keukentangenaantal 4
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudfolieaantal 2
- Ovenplatenaantal 4
Schoonmaak
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
- Stofzuiger
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 8
- Afvalcontainersaantal 4
Tips
- Leg het goede doel en de financiële bestemming schriftelijk vast voordat je sponsors benadert. Neem in de begroting zowel vaste kosten als een reserve van ongeveer 10 procent op.
- Controleer vergunningen en locatievoorwaarden minimaal 8 weken voor het concert. Vraag ook vroeg naar geluidslimieten, eindtijden, capaciteit en eisen voor publieksveiligheid.
- Verzamel per artiest uiterlijk 4 weken vooraf de technische wensen. Maak daarvan één techniekplan met microfoons, DI-boxen, monitoren, kabels en stroompunten.
- Plan vrijwilligers in blokken van 3 tot 4 uur en wijs per taak één verantwoordelijke aan. Regel extra mensen voor entree, catering, backstage en het tellen van consumptiebonnen.
- Bereken de drankvoorraad per bezoekersaantal en programmaonderdeel, niet alleen op basis van de zaalcapaciteit. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf en bevestig catering, reserveringen en artiesteninformatie daarna schriftelijk.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een benefietconcert organiseren?
- Reken op minimaal 12 weken voor een kleinschalig benefietconcert en liever 4 tot 6 maanden als er meerdere artiesten, sponsoring en vergunningen nodig zijn. Plan de kaartverkoop pas nadat locatie, programma en kosten zijn bevestigd.
- Wat moet je eerst regelen voor een benefietconcert?
- Leg eerst het goede doel, de datum en de locatie vast. Controleer daarna binnen 1 week de vergunningen, maak de begroting en benader vervolgens artiesten en sponsors met hetzelfde basisplan.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig bij een benefietconcert?
- Gebruik als startpunt 1 vrijwilliger per 25 tot 40 bezoekers, met daarnaast minimaal 2 coördinatoren. Voor een concert met entree, catering en backstage heb je vaak 8 tot 12 mensen nodig bij ongeveer 300 bezoekers.
- Wanneer open je de online kaartverkoop voor een benefietconcert?
- Open de verkoop zodra locatie, datum, hoofdartiesten, aanvangstijd en ticketprijs definitief zijn, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Zet een duidelijke sluitingsdatum voor aanmeldingen en verwerk dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het concert.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!