Organiser un concert caritatif, étape par étape

Un concert caritatif se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu, la date, l’association bénéficiaire et le budget, puis les artistes et les autorisations. La technique doit être cadrée avant de réserver la sonorisation, surtout si plusieurs musiciens se relaient. Prévoyez ensuite la billetterie, le catering, les bénévoles et la communication. Les oublis les plus coûteux concernent souvent les besoins techniques, les stocks de boissons et les informations pratiques envoyées trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Contacter les artistes
2 personnes
3
Vérifier les autorisations
4
Arrêter le choix de l’association caritative
2 personnes
5
Établir le budget
2 personnes
6
Contacter les sponsors
2 personnes
7
Établir le programme
2 personnes
8
Confirmer les artistes
9
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
10
Réserver le matériel de sonorisation
11
Concevoir les invitations
2 personnes
12
Envoyer les invitations
2 personnes
13
Ouvrir la billetterie en ligne
14
Recruter des bénévoles
2 personnes
15
Traiter les inscriptions
2 personnes
16
Recueillir les besoins alimentaires
17
Réserver le catering
18
Calculer les stocks de boissons
2 personnes
19
Publier la promotion
2 personnes
20
Établir la répartition des bénévoles
21
Envoyer les informations sur les artistes
22
Confirmer les réservations
23
Imprimer le plan technique
24
Compter les tickets de consommation
2 personnes
25
Faire les courses
3 personnes
26
Mettre les boissons au frais
2 personnes
27
Préparer les en-cas
3 personnes
28
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Monter la scène
4 personnes
31
Raccorder le matériel audio
3 personnes
32
Installer l'éclairage
3 personnes
33
Installer les chaises
3 personnes
34
Installer les tables
2 personnes
35
Installer la décoration
2 personnes
36
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
37
Aménager le stand d’information
2 personnes
38
Vérifier les toilettes
39
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
40
Effectuer la vérification du son
3 personnes
41
Accueillir les artistes
2 personnes
42
Aménager les coulisses
2 personnes

Événement

43
Contrôler l’entrée
3 personnes
44
Accueillir les visiteurs
3 personnes
45
Distribuer le programme
2 personnes
46
Enregistrer les dons
2 personnes
47
Servir les boissons
3 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Encadrer la première prestation
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Accompagner la deuxième prestation
3 personnes
52
Expliquer l’objectif de la collecte
53
Accompagner le troisième spectacle
3 personnes
54
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
55
Dégager les tables
2 personnes
56
Encadrer la quatrième prestation
3 personnes
57
Vérifier la sécurité et l’ordre
2 personnes
58
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
59
Traiter les derniers dons
2 personnes
60
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

61
Débrancher le matériel de sonorisation
3 personnes
62
Démonter la scène et l’éclairage
4 personnes
63
Remettre le mobilier en place
3 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Nettoyer le lieu
3 personnes
67
Compter le stock
2 personnes
68
Retourner les matériels
2 personnes
69
Transférer le montant du don
70
Remercier les artistes
71
Remercier les visiteurs
2 personnes
72
Finaliser la comptabilité
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escalier de podium
Chaisesqté 120
Tablesqté 10
Tabourets de barqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettesqté 140
Couvertsqté 140
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 10

Équipement

Haut-parleursqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Moniteursqté 2
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Ordinateur portable
Pieds de microqté 6
Batteries externesqté 4
Talkies-walkiesqté 6

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 8
Lampes LEDqté 12

Décoration

Bâche de fond
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 6
Nappesqté 10
Cadres photoqté 6
Panneaux de signalisationqté 12
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100

Catering

Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs à glaçonsqté 4
Distributeurs de boissonsqté 3
Panneaux de présentationqté 4
Caisse
Terminal de paiement
Caisse
Tickets de consommationqté 1000
Brochures du programmeqté 150
Étiquettes nominativesqté 150
Numéros de tableqté 10
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 2
Pinces de cuisineqté 4
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Plaques de fourqté 4

Nettoyage

Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 8
Conteneurs à déchetsqté 4

Conseils

Commencez au moins 12 semaines avant la date : bloquez le lieu, confirmez l’association bénéficiaire et établissez un budget séparant les coûts techniques, le catering, la communication et les frais de billetterie.
Demandez à chaque artiste une fiche technique complète avant de réserver le matériel. Faites préciser le nombre de microphones, de retours, de boîtiers DI et de prises électriques nécessaires.
Traitez les autorisations avant d’annoncer définitivement le concert. Gardez une marge d’au moins 3 semaines pour corriger un dossier incomplet ou adapter les horaires du lieu.
Calculez les boissons séparément pour l’accueil et le concert : prévoyez 2 à 3 consommations par personne pendant la première heure, puis ajustez selon la durée et la présence d’un catering.
Répartissez les bénévoles par créneaux de 3 à 4 heures et envoyez les consignes au moins 7 jours avant. Le plan doit préciser l’accueil, la billetterie, le vestiaire, le service et le rangement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert caritatif ?: Prévoyez idéalement 12 à 16 semaines. Ce délai permet de confirmer les artistes, obtenir les autorisations, réserver la sonorisation, ouvrir la billetterie et recruter les bénévoles sans travailler dans l’urgence.
Quand faut-il réserver le matériel de sonorisation ?: Réservez-le dès que le programme et les fiches techniques des artistes sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant le concert. Une réservation tardive peut laisser manquer des microphones, des retours ou des câbles adaptés.
Combien de boissons prévoir par personne pour un concert ?: Pour la première heure, comptez 2 à 3 boissons par personne, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % si la soirée est longue ou si les boissons sont incluses dans le billet.
Quand envoyer les invitations et les informations pratiques ?: Envoyez les invitations dès que la billetterie est ouverte, puis un rappel 7 à 10 jours avant l’événement. Les horaires, l’accès, le programme et les éventuelles consignes alimentaires doivent être confirmés avant ce rappel.

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