Cómo organizar un concierto benéfico sin perder el control
Empieza por fijar la fecha, el lugar y la causa que recibirá los fondos. Después cierra el presupuesto, los permisos y los acuerdos con artistas y patrocinadores antes de abrir la venta de entradas. La parte técnica necesita su propio calendario: sonido, monitores, micrófonos, iluminación y necesidades de cada actuación deben confirmarse con antelación. En la última semana, concentra la información en un plan técnico, distribuye a los voluntarios y comprueba las reservas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Contactar con los artistas
2 personas
- 3
Comprobar permisos
- 4
Fijar la causa benéfica
2 personas
- 5
Elaborar presupuesto
2 personas
- 6
Contactar con los patrocinadores
2 personas
- 7
Elaborar el programa
2 personas
- 8
Confirmar a los artistas
- 9
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
- 10
Reservar equipo de sonido
- 11
Diseñar invitaciones
2 personas
- 12
Enviar invitaciones
2 personas
- 13
Abrir la venta de entradas online
- 14
Reclutar voluntarios
2 personas
- 15
Gestionar inscripciones
2 personas
- 16
Recoger preferencias dietéticas
- 17
Reservar el catering
- 18
Calcular las existencias de bebidas
2 personas
- 19
Publicar la promoción
2 personas
- 20
Hacer la distribución de voluntarios
- 21
Enviar la información de los artistas
- 22
Confirmar las reservas
- 23
Imprimir el plan técnico
- 24
Contar vales de consumo
2 personas
- 25
Hacer la compra
3 personas
- 26
Enfriar las bebidas
2 personas
- 27
Preparar aperitivos
3 personas
- 28
Preparar la caja y el cambio
2 personas
- 29
Abrir la ubicación
2 personas
- 30
Montar el escenario
4 personas
- 31
Conectar el equipo de sonido
3 personas
- 32
Colgar la iluminación
3 personas
- 33
Colocar las sillas
3 personas
- 34
Montar mesas
2 personas
- 35
Colgar la decoración
2 personas
- 36
Montar el buffet de catering
3 personas
- 37
Montar la mesa de información
2 personas
- 38
Comprobar los baños
- 39
Despejar las rutas de seguridad
2 personas
- 40
Realizar la prueba de sonido
3 personas
- 41
Recibir a los artistas
2 personas
- 42
Montar backstage
2 personas
Evento
- 43
Controlar la entrada
3 personas
- 44
Recibir a los visitantes
3 personas
- 45
Repartir el programa
2 personas
- 46
Registrar donaciones
2 personas
- 47
Servir las bebidas
3 personas
- 48
Servir aperitivos
3 personas
- 49
Acompañar la primera actuación
3 personas
- 50
Rellenar las bebidas
2 personas
- 51
Acompañar la segunda actuación
3 personas
- 52
Explicar el objetivo benéfico
- 53
Acompañar la tercera actuación
3 personas
- 54
Reponer el bufé
2 personas
- 55
Retirar la vajilla de las mesas
2 personas
- 56
Acompañar la cuarta actuación
3 personas
- 57
Comprobar la seguridad y el orden
2 personas
- 58
Coordinar la última actuación
3 personas
- 59
Procesar las donaciones finales
2 personas
- 60
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
- 61
Desconectar el equipo de sonido
3 personas
- 62
Desmontar el escenario y la iluminación
4 personas
- 63
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 64
Recoger la basura
3 personas
- 65
Lavar la vajilla
3 personas
- 66
Limpiar el lugar
3 personas
- 67
Contar el inventario
2 personas
- 68
Devolver los materiales
2 personas
- 69
Transferir el importe de la donación
- 70
Agradecer a los artistas
- 71
Dar las gracias a los visitantes
2 personas
- 72
Cerrar la contabilidad
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 6
- Escalera del escenario
- Sillascant. 120
- Mesascant. 10
- Taburetes de barcant. 4
- Percheroscant. 2
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 180
- Platoscant. 140
- Cubiertoscant. 140
- Tazas de cafécant. 80
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Jarrascant. 10
Equipo
- Altavocescant. 2
- Subwooferscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 6
- Soportes de micrófonocant. 6
- Cajas DIcant. 4
- Monitorescant. 2
- Cables XLRcant. 12
- Cables jackcant. 8
- Cables alargadorescant. 10
- Regletascant. 8
- Canaletas para cablescant. 12
- Portátil
- Atrilescant. 6
- Baterías externascant. 4
- Walkie-talkiescant. 6
Iluminación
- Focos de escenariocant. 6
- Trípodes de iluminacióncant. 2
- Iluminación ambientalcant. 8
- Lámparas LEDcant. 12
Decoración
- Lona de fondo
- Guirnaldascant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Mantelescant. 10
- Marcos de fotoscant. 6
- Carteles de señalizacióncant. 12
- Cinta adhesivacant. 6
- Bridascant. 100
Catering
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 6
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Cubiterascant. 4
- Dispensadores de bebidascant. 3
- Paneles de presentacióncant. 4
- Caja registradora
- Máquina de sellado
- Caja registradora
- Vales de consumocant. 1000
- Programascant. 150
- Pegatinas con nombrecant. 150
- Números de mesacant. 10
- Compras
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Jarras medidorascant. 2
- Pinzas de cocinacant. 4
- Papel de aluminiocant. 2
- Film transparentecant. 2
- Bandejas de hornocant. 4
Limpieza
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Aspiradora
- Guantes de limpiezacant. 6
- Papeleracant. 8
- Contenedores de basuracant. 4
Consejos
- Define el presupuesto antes de anunciar el concierto: separa sonido, iluminación, catering, promoción y posibles tasas, y calcula cuántas entradas necesitas vender para cubrir los costes.
- Pide las necesidades técnicas de cada artista al menos 3 semanas antes. Comprueba canales, micrófonos, cajas DI, monitores, cables y tomas eléctricas; un adaptador o una regleta que falte puede retrasar toda la prueba de sonido.
- No abras la venta online hasta tener confirmados el lugar, el programa y los artistas principales. Si cambias esos datos después, tendrás que corregir invitaciones, publicaciones y reservas.
- Calcula las bebidas por tramos: para la primera hora, prevé 2 o 3 bebidas por persona y ajusta el resto según la duración y el tipo de público. Cuenta también vasos reutilizables, jarras, vales y espacio de almacenamiento.
- Asigna a cada voluntario un turno y una función concreta con al menos 7 días de antelación. Incluye recepción, entradas, bebidas, catering, atención a artistas y desmontaje; deja una persona responsable de resolver imprevistos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto benéfico?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes, sobre todo si necesitas permisos, patrocinadores y varios artistas. Reserva el equipo técnico y cierra el programa al menos 3 semanas antes.
- ¿Cuándo hay que solicitar los permisos para un concierto benéfico?
- Comprueba los permisos en cuanto tengas una fecha y un lugar provisionales, idealmente 8 semanas antes. El plazo depende del recinto y del municipio, así que no abras la venta de entradas hasta confirmar los requisitos.
- ¿Cuánto equipo de sonido hace falta para un concierto benéfico?
- Como base, necesitas altavoces, subwoofers, mesa de mezclas, micrófonos, soportes, monitores, cajas DI y cables adecuados. Pide a cada artista su ficha técnica 3 semanas antes y deja una prueba de sonido de 2 a 3 horas.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un concierto benéfico?
- Calcula al menos 1 voluntario por cada 30 a 40 asistentes, además de una persona coordinadora. Para un concierto de 120 personas, reserva como mínimo 3 o 4 voluntarios por turno y asigna funciones 7 días antes.
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