Ein Benefizkonzert Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Benefizkonzert müssen künstlerisches Programm, Spendenzweck und praktische Abläufe zusammenpassen. Beginne mit Datum, Ort, Budget und der ausgewählten Wohltätigkeitsorganisation, bevor du Künstler oder Sponsoren verbindlich zusagst. Danach folgen Genehmigungen, Technik, Ticketverkauf, Werbung und die Einteilung der Freiwilligen. Plane besonders früh für Tonanlage, Bühnenaufbau und Informationen zu den technischen Anforderungen der Künstler.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Künstler ansprechen
2 Personen
3
Genehmigungen prüfen
4
Wohltätigkeitsorganisation festlegen
2 Personen
5
Budget erstellen
2 Personen
6
Sponsoren ansprechen
2 Personen
7
Programm zusammenstellen
2 Personen
8
Künstler bestätigen
9
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
10
Tonanlage reservieren
11
Einladungen gestalten
2 Personen
12
Einladungen verschicken
2 Personen
13
Online-Ticketverkauf eröffnen
14
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
15
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
16
Ernährungswünsche erfassen
17
Catering reservieren
18
Getränkevorräte berechnen
2 Personen
19
Werbung veröffentlichen
2 Personen
20
Volunteer-Einteilung erstellen
21
Künstlerinformationen versenden
22
Reservierungen bestätigen
23
Technikplan ausdrucken
24
Verzehrbons zählen
2 Personen
25
Einkaufen gehen
3 Personen
26
Getränke kalt stellen
2 Personen
27
Snacks vorbereiten
3 Personen
28
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
29
Location öffnen
2 Personen
30
Bühne aufbauen
4 Personen
31
Tontechnik anschließen
3 Personen
32
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
33
Stühle aufstellen
3 Personen
34
Tische aufstellen
2 Personen
35
Dekoration aufhängen
2 Personen
36
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
37
Infotisch einrichten
2 Personen
38
Toiletten kontrollieren
39
Sicherheitswege freimachen
2 Personen
40
Soundcheck durchführen
3 Personen
41
Künstler empfangen
2 Personen
42
Backstage einrichten
2 Personen

Event

43
Eingang kontrollieren
3 Personen
44
Besucher empfangen
3 Personen
45
Programm verteilen
2 Personen
46
Spenden erfassen
2 Personen
47
Getränke servieren
3 Personen
48
Snacks servieren
3 Personen
49
Ersten Auftritt begleiten
3 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Zweiten Auftritt betreuen
3 Personen
52
Benefizziel erläutern
53
Dritten Auftritt begleiten
3 Personen
54
Buffet auffüllen
2 Personen
55
Tische abräumen
2 Personen
56
Vierten Auftritt begleiten
3 Personen
57
Sicherheit und Ordnung kontrollieren
2 Personen
58
Letzten Auftritt begleiten
3 Personen
59
Letzte Spenden bearbeiten
2 Personen
60
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

61
Audioausrüstung abkoppeln
3 Personen
62
Bühne und Beleuchtung abbauen
4 Personen
63
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
64
Abfall sammeln
3 Personen
65
Geschirr abwaschen
3 Personen
66
Location reinigen
3 Personen
67
Bestände zählen
2 Personen
68
Materialien zurückgeben
2 Personen
69
Spendenbetrag überweisen
70
Künstler bedanken
71
Besucher bedanken
2 Personen
72
Finanzbuchhaltung abschließen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 6
Bühnentreppe
StühleAnz. 120
TischeAnz. 10
BarhockerAnz. 4
KleiderständerAnz. 2
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 180
TellerAnz. 140
BestecksetsAnz. 140
KaffeetassenAnz. 80
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaraffenAnz. 10

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
SubwooferAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
BetreuerAnz. 2
XLR-KabelAnz. 12
JackkabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
Laptop
NotenständerAnz. 6
PowerbanksAnz. 4
Walkie-TalkiesAnz. 6

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 6
LichtstativeAnz. 2
StimmungsbeleuchtungAnz. 8
LED-LampenAnz. 12

Dekoration

Hintergrundtuch
WimpelkettenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 6
TischdeckenAnz. 10
FotorahmenAnz. 6
Schilder zur WegweisungAnz. 12
KlebebandAnz. 6
KabelbinderAnz. 100

Catering

KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
EiswürfelbehälterAnz. 4
GetränkespenderAnz. 3
PräsentationstafelnAnz. 4
Kasse
Kartenterminal
Geldkassette
VerzehrbonsAnz. 1000
ProgrammhefteAnz. 150
NamensaufkleberAnz. 150
TischnummernAnz. 10
Einkäufe

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 2
KüchenzangenAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
OfenblecheAnz. 4

Reinigung

WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 2
Staubsauger
ReinigungshandschuheAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 8
AbfallcontainerAnz. 4

Tipps

Lege den Spendenzweck und das Budget fest, bevor du Sponsoren ansprichst. So kannst du konkret erklären, wofür Einnahmen verwendet werden und welche Kosten bereits abgedeckt sind.
Sammle die technischen Anforderungen aller Künstler spätestens 4 Wochen vor dem Konzert. Prüfe dabei Mikrofone, DI-Boxen, Mischpult, Lautsprecher, Kabel und Stromanschlüsse gemeinsam mit der Technik.
Eröffne den Online-Ticketverkauf erst, wenn Programm, Ort und Einlasszeit bestätigt sind. Verschicke die Einladungen anschließend mindestens 3 Wochen vor dem Termin, damit Reservierungen und Ernährungswünsche rechtzeitig eingehen.
Teile Freiwillige nicht erst am Veranstaltungstag ein. Erstelle 7 Tage vorher einen Einsatzplan für Einlass, Garderobe, Catering, Getränke, Technikunterstützung und Abbau und sende allen ihre Aufgabe mit Uhrzeit.
Berechne Getränke und Mehrwegbecher anhand der erwarteten Besucherzahl und der Veranstaltungsdauer. Kaufe verderbliche Waren möglichst 1 bis 2 Tage vorher und zähle Verzehrbons sowie Vorräte vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Benefizkonzert organisieren?: Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher. Ort, Datum, Wohltätigkeitsorganisation und Künstler sollten zuerst feststehen; Genehmigungen, Technik und Ticketverkauf folgen danach.
Wann muss man die Technik für ein Benefizkonzert planen?: Sammle die technischen Anforderungen spätestens 4 Wochen vor dem Konzert und reserviere die Tonanlage danach. Drucke den Technikplan spätestens am Vortag aus und halte zusätzliche Kabel und Verlängerungen bereit.
Wie viele Helfer braucht man für ein Benefizkonzert?: Plane mindestens 1 Helfer je Aufgabenbereich ein: Einlass, Garderobe, Catering, Getränke, Künstlerbetreuung und Abbau. Bei 100 Gästen sind meist 8 bis 12 Freiwillige sinnvoll, abhängig von Programm und Serviceumfang.
Wann sollte man Einladungen für ein Benefizkonzert verschicken?: Verschicke sie etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Schließe Reservierungen und Angaben zu Ernährungswünschen spätestens 7 Tage vorher ab, damit Catering und Sitzplätze angepasst werden können.

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