Zo organiseer je een benefietconcert

Begin met het benefietdoel, de datum en de locatie voordat je artiesten of leveranciers vastlegt. Werk daarna het programma, de begroting en de technische eisen uit. Voor een concert gaan vooral vergunningen, geluidsapparatuur, vrijwilligers en de betaalwijze voor donaties te laat geregeld. Met een draaiboek per uur weet iedereen wanneer artiesten, techniek, catering en publieksontvangst aan de beurt zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Vergunningen controleren
2 personen
3
Artiesten benaderen
2 personen
4
Artiestenprogramma vastleggen
2 personen
5
Benefietdoel vastleggen
2 personen
6
Begroting opstellen
2 personen
7
Geluidsapparatuur reserveren
2 personen
8
Lichtapparatuur reserveren
2 personen
9
Catering reserveren
2 personen
10
Verzekering controleren
2 personen
11
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
12
Uitnodigingen versturen
2 personen
13
Promotie online plaatsen
2 personen
14
Posters verspreiden
3 personen
15
Aanmeldingen verwerken
2 personen
16
Dieetwensen verzamelen
2 personen
17
Vrijwilligers werven
2 personen
18
Vrijwilligers indelen
2 personen
19
Draaiboek uitwerken
2 personen
20
Artiesteninformatie verzamelen
2 personen
21
Technische wensen verzamelen
2 personen
22
Betaalwijze voor donaties bepalen
2 personen
23
Contant geld bestellen
24
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
25
Programma's printen
2 personen
26
Boodschappenlijst controleren
2 personen
27
Boodschappen doen
3 personen
28
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
29
Locatie inspecteren
3 personen
30
Sleutels en toegang regelen
2 personen
31
Catering voorbereiden
4 personen
32
Podiumdelen plaatsen
4 personen
33
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
34
Lichtapparatuur opbouwen
3 personen
35
Microfoons aansluiten
2 personen
36
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
37
Lichttest uitvoeren
2 personen
38
Stoelen en tafels opstellen
4 personen
39
Entreebalie inrichten
2 personen
40
Donatiepunt inrichten
2 personen
41
Decoratie ophangen
3 personen
42
Dranken koud zetten
2 personen
43
Hapjes voorbereiden
4 personen

Event

44
Artiesten ontvangen
2 personen
45
Publiek verwelkomen
3 personen
46
Aanmeldingen afvinken
2 personen
47
Programma's uitdelen
2 personen
48
Donaties registreren
2 personen
49
Openingswoord verzorgen
50
Artiesten aankondigen
51
Dranken serveren
3 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Buffet bijvullen
2 personen
55
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
56
Publiek informeren
2 personen
57
Artiesten begeleiden
2 personen
58
Podiumwissels begeleiden
2 personen
59
Geluidsniveau controleren
60
Pauzemuziek afspelen
61
Laatste donaties aankondigen
62
Afsluitend woord verzorgen
63
Publiek uitgeleiden
3 personen
64
Contante opbrengst veiligstellen
2 personen

Nazorg

65
Apparatuur uitschakelen
2 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Afval verzamelen
3 personen
68
Locatie schoonmaken
4 personen
69
Meubilair terugplaatsen
4 personen
70
Decoratie verwijderen
3 personen
71
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
72
Lichtapparatuur afbreken
3 personen
73
Voorraad controleren
2 personen
74
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
75
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
76
Donatiebedrag overmaken
2 personen
77
Bedankbericht versturen
2 personen
78
Foto's delen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 160
Tafelsaantal 12
Statafelsaantal 6
Podiumdelenaantal 8
Kapstokkenaantal 3

Apparatuur

Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 3
Audiokabelsaantal 20
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 10
Laptop

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 10

Servies

Herbruikbare glazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 16
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en serveermessenaantal 8
Keukentangenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Plakbandaantal 6
Touwaantal 2
Krijtbordenaantal 4
Fotowand

Catering

Donatieboxenaantal 3
Kassa'saantal 2
Pinapparatenaantal 2
Koopbonnenaantal 300
Naamkaartjesaantal 30
Programmaboekjesaantal 180
Servettenhoudersaantal 12
Boodschappen

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Afvalbakkenaantal 8
Toiletborstelsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletpapierhoudersaantal 4

Tips

Leg het benefietdoel en de bestemming van de opbrengst vast vóór je uitnodigingen verstuurt. Vermeld dit doel op het programma, de online promotie en bij de donatieplek, zodat bezoekers weten waarvoor ze geven.
Vraag artiesten bij de boeking meteen om hun technische wensen, bezetting en aankomsttijd. Verzamel die informatie uiterlijk 4 weken voor het concert en geef haar door aan de geluidstechnicus.
Controleer vergunningen, verzekering en locatievoorwaarden minimaal 8 weken vooraf. Vraag ook na hoeveel bezoekers zijn toegestaan en welke eisen gelden voor geluid, vluchtroutes en kabels.
Maak per 25 bezoekers minstens één aanspreekpunt voor ontvangst, donaties of zaalhulp vrij en plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur. Regel vervanging voor de pauze; juist dan blijven donatiebalies en catering vaak onbezet.
Plan de techniek niet alleen rond het podium: test luidsprekers, microfoons, monitoren, kabels en licht vóór de inloop. Houd minstens 90 minuten soundcheck en 30 minuten extra opbouwtijd aan voor onverwachte aansluitproblemen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een benefietconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf. Leg datum, locatie en benefietdoel eerst vast; regel vergunningen, artiesten en techniek daarna uiterlijk 8 weken voor het concert.
Hoe maak je een begroting voor een benefietconcert?: Zet verwachte inkomsten en alle kosten apart, waaronder artiesten, geluid, licht, catering, verzekering en drukwerk. Houd 10 tot 15 procent van het kostenbudget vrij voor tegenvallers en bepaal vooraf welk bedrag minimaal naar het goede doel gaat.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een benefietconcert?: Reken op 1 vrijwilliger per 25 bezoekers voor ontvangst, donaties en zaalhulp, plus minimaal 2 personen voor artiestenbegeleiding en 2 voor opbouw en afbouw. Bij 100 bezoekers kom je daarmee uit op ongeveer 8 tot 10 vrijwilligers per dienst.
Wanneer regel je geluid en licht voor een benefietconcert?: Reserveer geluids- en lichtapparatuur zodra datum, locatie en programma voorlopig vaststaan, bij voorkeur 8 tot 10 weken vooraf. Verzamel de technische wensen van alle artiesten uiterlijk 4 weken voor het concert en plan de soundcheck op de dag zelf minimaal 90 minuten voor opening.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.