Organiser un concert caritatif, étape par étape

Un concert caritatif se prépare d’abord comme une collecte, puis comme un spectacle. Commencez par fixer la date, le lieu et l’objectif financier avant de contacter les artistes et de construire le programme. Les autorisations, l’assurance, le budget technique et le mode de paiement des dons doivent être réglés plusieurs semaines à l’avance. Ce plan vous aide ensuite à coordonner les invitations, les bénévoles, l’accueil, le catering et le déroulé du jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
2 personnes
3
Contacter les artistes
2 personnes
4
Fixer le programme des artistes
2 personnes
5
Fixer l’objectif de la collecte
2 personnes
6
Établir le budget
2 personnes
7
Réserver le matériel de sonorisation
2 personnes
8
Réserver l’équipement d’éclairage
2 personnes
9
Réserver le catering
2 personnes
10
Vérifier l’assurance
2 personnes
11
Concevoir les invitations
2 personnes
12
Envoyer les invitations
2 personnes
13
Publier la promotion en ligne
2 personnes
14
Distribuer les affiches
3 personnes
15
Traiter les inscriptions
2 personnes
16
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
17
Recruter des bénévoles
2 personnes
18
Répartir les bénévoles
2 personnes
19
Élaborer le déroulé
2 personnes
20
Rassembler les informations sur les artistes
2 personnes
21
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
22
Définir le mode de paiement pour les dons
2 personnes
23
Commander de l’argent liquide
24
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
25
Imprimer les programmes
2 personnes
26
Vérifier la liste des courses
2 personnes
27
Faire les courses
3 personnes
28
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
29
Inspecter le lieu
3 personnes
30
Organiser les clés et l’accès
2 personnes
31
Préparer le service traiteur
4 personnes
32
Installer les éléments de scène
4 personnes
33
Installer le matériel sonore
3 personnes
34
Monter l’éclairage
3 personnes
35
Brancher les microphones
2 personnes
36
Effectuer la vérification du son
3 personnes
37
Effectuer le test d’éclairage
2 personnes
38
Installer les chaises et les tables
4 personnes
39
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
40
Installer le point de dons
2 personnes
41
Installer la décoration
3 personnes
42
Mettre les boissons au frais
2 personnes
43
Préparer les en-cas
4 personnes

Événement

44
Accueillir les artistes
2 personnes
45
Accueillir le public
3 personnes
46
Cocher les inscriptions
2 personnes
47
Distribuer les programmes
2 personnes
48
Enregistrer les dons
2 personnes
49
Faire le discours d’ouverture
50
Annoncer les artistes
51
Servir les boissons
3 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
55
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
56
Informer le public
2 personnes
57
Accompagner les artistes
2 personnes
58
Coordonner les changements de scène
2 personnes
59
Vérifier le niveau sonore
60
Diffuser la musique de pause
61
Annoncer les derniers dons
62
Préparer le mot de clôture
63
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
64
Sécuriser le produit de la caisse
2 personnes

Suivi

65
Éteindre l’équipement
2 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Rassembler les déchets
3 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Remettre le mobilier en place
4 personnes
70
Retirer la décoration
3 personnes
71
Démonter le matériel audio
3 personnes
72
Démonter l’équipement d’éclairage
3 personnes
73
Vérifier les stocks
2 personnes
74
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
75
Rendre le matériel loué
2 personnes
76
Transférer le montant du don
2 personnes
77
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
78
Partager les photos
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 160
Tablesqté 12
Tables hautesqté 6
Éléments de podiumqté 8
Porte-manteauxqté 3

Équipement

Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 3
Câbles audioqté 20
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 10
Ordinateur portable

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 10

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 16
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et de serviceqté 8
Pinces de cuisineqté 6
Pains de glaceqté 24

Décoration

Nappesqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 2
Panneaux en ardoiseqté 4
Mur photo

Catering

Boîtes à donsqté 3
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Bons d’achatqté 300
Badges nominatifsqté 30
Brochures du programmeqté 180
Porte-serviettesqté 12
Courses

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Poubellesqté 8
Brosses de toilettesqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Porte-papier toiletteqté 4

Conseils

Fixez l’objectif de collecte avant d’établir le budget : cela permet de calculer le montant attendu par billet, don ou consommation et d’éviter qu’un concert réussi ne couvre pas ses frais.
Bloquez les artistes et leurs besoins techniques avant de réserver la sonorisation et l’éclairage. Demandez au moins 4 semaines avant l’événement les informations de scène, les entrées nécessaires et la durée de chaque prestation.
Ne repoussez pas les autorisations et l’assurance à la dernière semaine. Vérifiez-les dès que la date et le lieu sont confirmés, car une contrainte administrative peut modifier les horaires ou la capacité d’accueil.
Prévoyez les bénévoles par créneau plutôt qu’en effectif global : accueil, dons, vestiaire, catering, scène et rangement ne se déroulent pas tous au même moment. Préparez la répartition au moins 7 jours avant l’ouverture.
Testez le parcours des dons et le matériel sur place avant l’arrivée du public. Vérifiez notamment les microphones, câbles, multiprises, passe-câbles, éclairages et l’accès à l’argent liquide pendant la répétition.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert caritatif ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu et les artistes, d’obtenir les autorisations, de réserver la technique, d’envoyer les invitations et de recruter les bénévoles.
Quand faut-il réserver la sonorisation et l’éclairage ?: Réservez le matériel au moins 4 à 6 semaines avant le concert, après avoir recueilli les besoins techniques des artistes. Une réservation plus tardive risque de ne pas inclure les microphones, retours, câbles ou projecteurs nécessaires.
Combien de bénévoles faut-il pour un concert caritatif ?: Prévoyez environ 1 bénévole pour 20 à 30 participants, en ajoutant des personnes dédiées à la scène et à la collecte. Pour 100 participants, comptez donc au moins 4 à 6 bénévoles répartis par créneau.
Quand envoyer les invitations pour un concert caritatif ?: Envoyez une première invitation 4 à 6 semaines avant la date, puis un rappel 7 jours avant. Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires assez tôt pour ajuster les quantités de catering et l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.