Cómo organizar un concierto benéfico sin dejar cabos sueltos

Empieza por fijar la fecha, el lugar y el objetivo benéfico antes de contactar con artistas o proveedores. Después, cierra el programa, calcula el presupuesto y comprueba permisos, seguro y necesidades técnicas. La promoción y las inscripciones deben avanzar mientras reclutas y asignas voluntarios. El día del concierto, una prueba de sonido, un sistema de donaciones claro y un horario impreso evitan los problemas que suelen aparecer cuando todo se deja para la última semana.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Comprobar permisos
2 personas
3
Contactar con los artistas
2 personas
4
Confirmar el programa de artistas
2 personas
5
Establecer el objetivo benéfico
2 personas
6
Elaborar presupuesto
2 personas
7
Reservar equipo de sonido
2 personas
8
Reservar el equipo de iluminación
2 personas
9
Reservar el catering
2 personas
10
Comprobar el seguro
2 personas
11
Diseñar invitaciones
2 personas
12
Enviar invitaciones
2 personas
13
Publicar la promoción en línea
2 personas
14
Distribuir carteles
3 personas
15
Gestionar inscripciones
2 personas
16
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
17
Reclutar voluntarios
2 personas
18
Asignar voluntarios
2 personas
19
Desarrollar el programa
2 personas
20
Recopilar información de los artistas
2 personas
21
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
22
Determinar el método de pago de las donaciones
2 personas
23
Solicitar efectivo
24
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
25
Imprimir los programas
2 personas
26
Comprobar la lista de la compra
2 personas
27
Hacer la compra
3 personas
28
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
29
Inspeccionar el lugar
3 personas
30
Gestionar llaves y acceso
2 personas
31
Preparar el catering
4 personas
32
Colocar las piezas del escenario
4 personas
33
Montar el equipo de sonido
3 personas
34
Montar el equipo de iluminación
3 personas
35
Conectar los micrófonos
2 personas
36
Realizar la prueba de sonido
3 personas
37
Realizar la prueba de luces
2 personas
38
Montar sillas y mesas
4 personas
39
Montar el mostrador de entrada
2 personas
40
Montar punto de donación
2 personas
41
Colgar la decoración
3 personas
42
Enfriar las bebidas
2 personas
43
Preparar aperitivos
4 personas

Evento

44
Recibir a los artistas
2 personas
45
Dar la bienvenida al público
3 personas
46
Marcar las inscripciones
2 personas
47
Repartir programas
2 personas
48
Registrar donaciones
2 personas
49
Dar el discurso de apertura
50
Anunciar a los artistas
51
Servir las bebidas
3 personas
52
Servir aperitivos
3 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Reponer el bufé
2 personas
55
Recoger la vajilla usada
2 personas
56
Informar al público
2 personas
57
Acompañar a los artistas
2 personas
58
Coordinar los cambios de escenario
2 personas
59
Comprobar el nivel de sonido
60
Poner música de pausa
61
Anunciar las últimas donaciones
62
Pronunciar las palabras de cierre
63
Despedir al público
3 personas
64
Asegurar los ingresos en efectivo
2 personas

Seguimiento

65
Apagar el equipo
2 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Recoger la basura
3 personas
68
Limpiar el lugar
4 personas
69
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
70
Retirar la decoración
3 personas
71
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
72
Desmontar el equipo de iluminación
3 personas
73
Comprobar el inventario
2 personas
74
Recoger objetos perdidos
2 personas
75
Devolver el material alquilado
2 personas
76
Transferir el importe de la donación
2 personas
77
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
78
Compartir fotos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 160
Mesascant. 12
Mesas altascant. 6
Piezas de escenariocant. 8
Percheroscant. 3

Equipo

Altavocescant. 4
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Altavoces de monitorcant. 3
Cables de audiocant. 20
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 10
Portátil

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 2
Iluminación ambientalcant. 10

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 16
Cucharones de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocina y de servircant. 8
Pinzas de cocinacant. 6
Acumuladores de fríocant. 24

Decoración

Mantelescant. 12
Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Bomba de globoscant. 2
Cinta adhesivacant. 6
Cuerdacant. 2
Pizarrascant. 4
Photowall

Catering

Cajas de donacionescant. 3
Cajas registradorascant. 2
Datáfonoscant. 2
Vales de compracant. 300
Tarjetas de nombrecant. 30
Programascant. 180
Porta-servilletascant. 12
Compras

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Papeleracant. 8
Escobillas de bañocant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Portarrollos de papel higiénicocant. 4

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de anunciar el concierto. Reserva al menos 8 semanas para confirmar artistas, seguro y requisitos del espacio.
Pide a cada artista su información y necesidades técnicas con 4 semanas de antelación. Agrupa esos datos para que el proveedor de sonido sepa cuántos micrófonos, cajas DI, monitores y cables debe preparar.
Define por escrito cómo se recibirán las donaciones y quién las controlará. Prepara el método de pago y solicita efectivo como mínimo 7 días antes, especialmente si habrá una mesa de inscripción o cobro en la entrada.
Asigna voluntarios por turnos de 3 a 4 horas, no solo por función. Necesitarás cubrir recepción, donaciones, catering, atención a artistas y cambios de escenario sin dejar una zona sin vigilancia.
Programa la prueba de sonido y de iluminación al menos 2 horas antes de abrir las puertas. Imprime el programa y prepara tarjetas de nombre el día anterior; hacerlo durante la llegada del público suele retrasar todo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto benéfico?: Calcula entre 8 y 12 semanas. Ese margen permite confirmar artistas, permisos, seguro, equipos, catering, promoción y voluntarios sin depender de decisiones de última hora.
¿Cuándo hay que reservar el sonido y la iluminación?: Resérvalos en cuanto estén definidos el programa y las necesidades técnicas, idealmente 6 semanas antes. La cantidad de artistas y sus instrumentos determina los altavoces, micrófonos, monitores, focos y cables necesarios.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un concierto benéfico?: Como referencia, asigna 1 voluntario por cada 25-30 asistentes para recepción, donaciones y apoyo general, además de las personas encargadas del escenario y el catering. Organízalos en turnos de 3 a 4 horas para cubrir descansos.
¿Cuándo se prepara el sistema de donaciones?: Define el método de pago y quién lo gestionará al menos 3 semanas antes. Haz una prueba completa 7 días antes y prepara efectivo, instrucciones visibles y un registro para comprobar las donaciones al terminar.

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