Ein Benefizkonzert Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Benefizziel und Spendenweg fest, bevor du Einladungen verschickst. Entscheide, ob du Bargeld, Überweisung oder eine digitale Möglichkeit nutzt, und bestelle benötigtes Bargeld spätestens eine Woche vorher.
• Sammle von jeder Künstlerin und jedem Künstler früh die Bühnen- und Technikdaten. Eine feste Frist von drei Wochen vor dem Konzert lässt Zeit, Lautsprecher, Mikrofone, DI-Boxen und Monitorspeaker passend zu reservieren.
• Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Für Bühne, Licht, Soundcheck und Kabelsicherung solltest du mehrere Stunden blocken. Kabelmatten und Verlängerungskabel gehören dabei nicht erst am Veranstaltungstag auf die Einkaufsliste.
• Teile freiwillige Helfer nach konkreten Schichten ein, statt nur Namen zu sammeln. Besetze mindestens Einlass, Spendenbereich, Künstlerbetreuung, Catering und Abbau und verschicke den Einsatzplan spätestens sieben Tage vorher.
• Bearbeite Anmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche nicht erst beim Cateringtermin. Drucke Programme und Namensschilder erst nach dem finalen Künstlerprogramm, idealerweise zwei bis drei Tage vor dem Konzert.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Benefizkonzert organisieren?

Beginne mindestens acht bis zwölf Wochen vorher mit Datum, Ort, Benefizziel und Genehmigungen. Künstler, Technik und Catering sollten etwa sechs Wochen vor dem Termin feststehen.

Welche Technik braucht man für ein Benefizkonzert?

Das hängt vom Programm und der Raumgröße ab, aber häufig brauchst du Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Mikrofonständer, DI-Boxen und Monitorspeaker. Sammle die technischen Anforderungen spätestens drei Wochen vorher von allen Künstlern.

Wie viele Helfer braucht ein Benefizkonzert?

Plane mindestens eine Person für Einlass und Anmeldungen, eine für Spenden, eine für die Künstlerbetreuung und zwei bis drei Personen für Aufbau und Abbau ein. Bei Catering oder mehreren Programmpunkten kommen weitere Schichten hinzu.

Wann sollte man Einladungen und Werbung verschicken?

Verschicke persönliche Einladungen etwa sechs Wochen vorher und starte die öffentliche Werbung spätestens vier Wochen vor dem Konzert. Ein letzter Hinweis sieben Tage vorher hilft, Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig zu erfassen.

Ähnliche Pläne

• Einkaufsliste für ein 10-jähriges Jubiläum
• Ein 10-jähriges Jubiläum Schritt für Schritt organisieren
• Checkliste für das 10-jährige Jubiläum
• Was du für ein 100-jähriges Jubiläum brauchst