Zo organiseer je een benefietconcert

Begin met het benefietdoel, de datum en de locatie voordat je artiesten en leveranciers vastlegt. Daarna bouw je het programma op, controleer je vergunningen en verzekering en regel je geluid, podium en licht. Kies vooraf hoe bezoekers kunnen doneren en leg entree, online donatiepagina en communicatie vast. In de laatste weken draait alles om aanmeldingen, vrijwilligers, technische wensen en een draaiboek waarmee iedereen op de concertdag weet wat er moet gebeuren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Benefietdoel vastleggen
2 personen
3
Artiesten benaderen
2 personen
4
Optredens en tijden vastleggen
2 personen
5
Vergunningen controleren
6
Verzekering controleren
7
Reserveringen maken
8
Geluidsset reserveren
9
Podium en licht reserveren
10
Betaalwijze voor donaties kiezen
2 personen
11
Online donatiepagina maken
12
Entreeprijs bepalen
2 personen
13
Promotiemateriaal ontwerpen
14
Uitnodigingen versturen
2 personen
15
Concert online publiceren
16
Posters verspreiden
3 personen
17
Aanmeldingen verwerken
18
Dieetwensen verzamelen
19
Vrijwilligers werven
2 personen
20
Vrijwilligers indelen
21
Draaiboek delen
22
Artiestengegevens verzamelen
23
Technische wensen verzamelen
2 personen
24
Programma afdrukken
25
Route en parkeren communiceren
26
Donatieborden maken
2 personen
27
Naambadges voorbereiden
28
Voorraad controleren
2 personen
29
Boodschappen doen
3 personen
30
Dranken koelen
2 personen
31
Hapjes voorbereiden
4 personen
32
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
33
Techniek laden
3 personen

Event

34
Locatie openen
2 personen
35
Podium opbouwen
4 personen
36
Geluidsapparatuur opstellen
3 personen
37
Lichtapparatuur opstellen
2 personen
38
Stroompunten controleren
2 personen
39
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
40
Entreebalie inrichten
2 personen
41
Donatiepunt inrichten
2 personen
42
Bar inrichten
3 personen
43
Hapjes presenteren
3 personen
44
Versiering ophangen
3 personen
45
Wegwijzers plaatsen
2 personen
46
Artiesten ontvangen
2 personen
47
Artiestenruimte inrichten
2 personen
48
Soundcheck uitvoeren
4 personen
49
Vrijwilligers instrueren
2 personen
50
Entree openen
3 personen
51
Bezoekers verwelkomen
3 personen
52
Programma uitdelen
2 personen
53
Dranken serveren
3 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Donaties registreren
2 personen
56
Optredens aankondigen
57
Dranken bijvullen
2 personen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Toiletten controleren
60
Pauzes begeleiden
2 personen
61
Artiesten voorzien van catering
2 personen
62
Einddonatie aankondigen
63
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
64
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

65
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
66
Lichtapparatuur afbouwen
2 personen
67
Podium afbouwen
4 personen
68
Meubilair opruimen
4 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Locatie schoonmaken
4 personen
71
Afval afvoeren
2 personen
72
Materialen controleren
2 personen
73
Geleende spullen retourneren
2 personen
74
Huurmaterialen retourneren
2 personen
75
Donatiebedrag overmaken
2 personen
76
Bezoekers bedanken
2 personen
77
Artiesten bedanken
78
Foto's en opbrengst publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelen
Podiumtrap
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 150
Statafelsaantal 8
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 100

Servies

Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare glazenaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 80
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 180
Opscheplepelsaantal 12
Serveerplankenaantal 12

Apparatuur

PA-speakersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Monitorspeakersaantal 2
Audiokabelsaantal 20
XLR-kabelsaantal 16
Instrumentkabelsaantal 10
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelmattenaantal 12
Laptop voor muziek

Verlichting

LED-podiaansluitingenaantal 4
LED-spotsaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Decoratieve doekenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Bloemstukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Donatiebordenaantal 4
Wegwijzerbordenaantal 8
Programmafoldersaantal 180
Naambadgesaantal 40

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Tangenaantal 8
Schaaltjesaantal 20
Koelcontainersaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stoffer en blikaantal 3
Bezemaantal 3
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Afvalzakkenaantal 80

Overig

Kassa
Geldkistaantal 2
Pinapparaat
Entreepolsbandjesaantal 180
Pennenaantal 20
Clipboardmappenaantal 6
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 200
Schaaraantal 6
Gaffer tapeaantal 6
Paraplu'saantal 4
EHBO-set

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het benefietdoel en de betaalwijze voor donaties vast voordat je promotiemateriaal maakt. Zorg naast entree ook voor een online donatiepagina, zodat mensen die niet komen toch kunnen bijdragen.
Benader artiesten vroeg en verzamel per optreden de technische wensen. Plan minimaal één gezamenlijke controle van microfoons, DI-boxen, monitorspeakers en kabels vóór de deuren opengaan.
Controleer vergunningen en verzekering zodra datum en locatie bevestigd zijn. Wacht hier niet mee tot de promotie loopt: eventuele voorwaarden kunnen invloed hebben op zaalindeling, geluid en bezoekersaantallen.
Maak het programma concreet met optredens, tijden en wisselmomenten. Reserveer tussen acts tijd voor instrumentwissels en soundchecks; zonder die buffers loopt een benefietconcert snel uit.
De laatste week worden praktische zaken vaak vergeten: dieetwensen, route en parkeren, garderobe en vrijwilligersindeling. Deel het draaiboek uiterlijk enkele dagen vooraf en geef vrijwilligers een duidelijke starttijd en taak.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een benefietconcert te organiseren?: Reken op minimaal 8 tot 12 weken voor een kleinschalig benefietconcert. In die periode moet je artiesten, locatie, vergunningen, techniek, promotie en vrijwilligers rond krijgen.
Wanneer moet ik artiesten vastleggen voor een benefietconcert?: Leg artiesten bij voorkeur 8 tot 10 weken vóór de concertdatum vast. Vraag direct hun speeltijd, technische wensen en gegevens op, zodat het programma en de geluidsset op tijd kunnen worden afgestemd.
Hoeveel tijd moet er tussen optredens zitten?: Plan meestal 15 tot 30 minuten tussen twee optredens voor wisselen en controleren van techniek. Bij verschillende instrumentopstellingen heb je eerder 30 minuten nodig dan 15.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een benefietconcert?: Publiceer het concert en verstuur de eerste uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf. Stuur 7 tot 10 dagen voor het concert een herinnering met programma, route, parkeren en de donatiemogelijkheden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.