Cómo organizar un concierto benéfico sin dejar cabos sueltos
Organizar un concierto benéfico requiere coordinar tres cosas desde el principio: el objetivo de la recaudación, el programa artístico y la producción técnica. Empieza cerrando la fecha y el lugar, y después confirma artistas, permisos, seguro, escenario y sonido. Mientras avanzas, deja definido cómo se harán las donaciones y quién cubrirá cada tarea el día del concierto. La mayoría de los problemas aparecen cuando los horarios, las necesidades técnicas o los voluntarios se dejan para la última semana.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
- 2
Establecer el objetivo benéfico
2 personas
- 3
Contactar con los artistas
2 personas
- 4
Registrar actuaciones y horarios
2 personas
- 5
Comprobar permisos
- 6
Comprobar el seguro
- 7
Hacer reservas
- 8
Reservar el equipo de sonido
- 9
Reservar el escenario y la iluminación
- 10
Elegir el método de pago para las donaciones
2 personas
- 11
Crear una página de donación en línea
- 12
Determinar el precio de entrada
2 personas
- 13
Diseñar material promocional
- 14
Enviar invitaciones
2 personas
- 15
Publicar el concierto en línea
- 16
Distribuir carteles
3 personas
- 17
Gestionar inscripciones
- 18
Recoger preferencias dietéticas
- 19
Reclutar voluntarios
2 personas
- 20
Asignar voluntarios
- 21
Compartir el plan de trabajo
- 22
Recopilar datos de los artistas
- 23
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
- 24
Imprimir el programa
- 25
Comunicar la ruta y el aparcamiento
- 26
Preparar carteles de donación
2 personas
- 27
Preparar acreditaciones
- 28
Comprobar el inventario
2 personas
- 29
Hacer la compra
3 personas
- 30
Enfriar bebidas
2 personas
- 31
Preparar aperitivos
4 personas
- 32
Preparar la caja y el cambio
2 personas
- 33
Cargar el equipo técnico
3 personas
Evento
- 34
Abrir la ubicación
2 personas
- 35
Montar el escenario
4 personas
- 36
Montar el equipo de sonido
3 personas
- 37
Montar la iluminación
2 personas
- 38
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
- 39
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 40
Montar el mostrador de entrada
2 personas
- 41
Montar punto de donación
2 personas
- 42
Montar la barra
3 personas
- 43
Presentar los aperitivos
3 personas
- 44
Colgar la decoración
3 personas
- 45
Colocar señalizadores
2 personas
- 46
Recibir a los artistas
2 personas
- 47
Montar la zona de artistas
2 personas
- 48
Hacer la prueba de sonido
4 personas
- 49
Instruir a los voluntarios
2 personas
- 50
Abrir la entrada
3 personas
- 51
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 52
Repartir el programa
2 personas
- 53
Servir las bebidas
3 personas
- 54
Servir aperitivos
3 personas
- 55
Registrar donaciones
2 personas
- 56
Anunciar las actuaciones
- 57
Rellenar las bebidas
2 personas
- 58
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 59
Comprobar los baños
- 60
Gestionar los descansos
2 personas
- 61
Proveer catering a los artistas
2 personas
- 62
Anunciar la donación final
- 63
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
- 64
Cerrar la caja
2 personas
Seguimiento
- 65
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
- 66
Desmontar el equipo de iluminación
2 personas
- 67
Desmontar el escenario
4 personas
- 68
Recoger el mobiliario
4 personas
- 69
Lavar la vajilla
3 personas
- 70
Limpiar el lugar
4 personas
- 71
Retirar los residuos
2 personas
- 72
Comprobar los materiales
2 personas
- 73
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 74
Devolver el material alquilado
2 personas
- 75
Transferir el importe de la donación
2 personas
- 76
Dar las gracias a los visitantes
2 personas
- 77
Agradecer a los artistas
- 78
Publicar fotos y recaudación
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenario
- Escalera del escenario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 150
- Mesas altascant. 8
- Percheroscant. 2
- Perchascant. 100
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 180
- Cuencos reutilizablescant. 100
- Vasos reutilizablescant. 250
- Tazas de cafécant. 100
- Vasos de técant. 80
- Tenedorescant. 180
- Cuchilloscant. 180
- Cucharascant. 180
- Cucharonescant. 12
- Tablas para servircant. 12
Equipo
- Altavoces de PAcant. 2
- Subwooferscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 6
- Soportes de micrófonocant. 6
- Cajas DIcant. 4
- Altavoces del monitorcant. 2
- Cables de audiocant. 20
- Cables XLRcant. 16
- Cables de instrumentoscant. 10
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 10
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Portátil para música
Iluminación
- Conexiones LED de escenariocant. 4
- Focos LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Linternas a pilascant. 8
Decoración
- Paños decorativoscant. 6
- Globoscant. 100
- Cinta para globoscant. 2
- Arreglos floralescant. 6
- Mantelescant. 12
- Carteles de donacióncant. 4
- Señales de orientacióncant. 8
- Folletos del programacant. 180
- Credencialescant. 40
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 6
- Termoscant. 8
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchilloscant. 6
- Pinzascant. 8
- Cuencoscant. 20
- Contenedores frigoríficoscant. 3
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Recogedor y escobacant. 3
- Escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 12
- Bolsas de basuracant. 80
Otros
- Caja registradora
- Caja registradoracant. 2
- Máquina de sellado
- Pulseras de entradacant. 180
- Bolígrafoscant. 20
- Carpetas portapapelescant. 6
- Cinta adhesivacant. 6
- Bridascant. 200
- Tijerascant. 6
- Cinta gaffercant. 6
- Paraguascant. 4
- Botiquín de primeros auxilios
Catering
- Compras
Consejos
- Define primero cuánto quieres recaudar y para qué causa. Esa decisión afecta al precio de entrada, la página de donación y la forma de comunicar el concierto; deja un único método de pago claramente visible en el recinto.
- Confirma a cada artista por escrito y recopila sus necesidades técnicas con tiempo. Pide al menos una semana antes del concierto la información sobre canales, micrófonos, cajas DI y monitores que necesita cada actuación.
- Reserva escenario, iluminación y equipo de sonido antes de anunciar la fecha. El montaje no se limita a altavoces y micrófonos: calcula también cables alargadores, regletas, cables XLR, cables de instrumentos y alfombrillas para las zonas de paso.
- Cierra el horario completo, incluido el montaje, la prueba de sonido, los cambios entre actuaciones y el desmontaje. Comparte el plan de trabajo con los voluntarios y asigna responsables concretos para entradas, donaciones, artistas y atención al público.
- No esperes al día del concierto para informar sobre el acceso. Publica la ruta y el aparcamiento, imprime el programa y comprueba las preferencias dietéticas de las personas inscritas con varios días de margen; así puedes ajustar comida, mesas, sillas y vajilla reutilizable.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto benéfico?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite confirmar artistas, revisar permisos y seguro, reservar escenario y sonido, abrir las donaciones y reclutar voluntarios sin concentrar todo en los últimos días.
- ¿Qué permisos necesita un concierto benéfico?
- Depende del lugar, el aforo y la música, así que debes comprobarlo con la autoridad o entidad responsable del espacio. Haz esa revisión antes de publicar la fecha y deja al menos 4 semanas para resolver requisitos pendientes.
- ¿Cuándo se debe hacer la prueba de sonido?
- Programa la prueba el mismo día, normalmente entre 2 y 4 horas antes de la apertura. Reserva tiempo para revisar micrófonos, monitores, subwoofers, mesa de mezclas y cambios entre artistas, no solo para conectar los altavoces.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un concierto benéfico?
- Para un concierto pequeño, calcula al menos 1 voluntario por cada función operativa: recepción, donaciones, apoyo a artistas, público y coordinación técnica. Añade 2 personas de reserva y asigna los turnos por escrito antes de la semana del evento.
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