Organiser un concert de charité, étape par étape

Un concert de charité se construit d’abord autour d’un objectif de collecte clair, d’une date et d’un lieu confirmés. Ensuite, il faut sécuriser les artistes, les autorisations, l’assurance et toute la technique avant de communiquer au public. Prévoyez aussi un parcours simple pour les dons, l’accueil et les inscriptions. Le jour J, un déroulé partagé et des bénévoles affectés à chaque zone évitent les retards, les câbles mal protégés et les informations manquantes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Fixer l’objectif de la collecte
2 personnes
3
Contacter les artistes
2 personnes
4
Consigner les spectacles et les horaires
2 personnes
5
Vérifier les autorisations
6
Vérifier l’assurance
7
Faire les réservations
8
Réserver le matériel de sonorisation
9
Réserver la scène et l’éclairage
10
Choisir le mode de paiement pour les dons
2 personnes
11
Créer une page de dons en ligne
12
Déterminer le prix d’entrée
2 personnes
13
Concevoir le matériel promotionnel
14
Envoyer les invitations
2 personnes
15
Publier le concert en ligne
16
Distribuer les affiches
3 personnes
17
Traiter les inscriptions
18
Recueillir les besoins alimentaires
19
Recruter des bénévoles
2 personnes
20
Répartir les bénévoles
21
Partager le déroulé
22
Collecter les informations des artistes
23
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
24
Imprimer le programme
25
Communiquer l’itinéraire et le stationnement
26
Créer des panneaux de dons
2 personnes
27
Préparer les badges nominatifs
28
Vérifier les stocks
2 personnes
29
Faire les courses
3 personnes
30
Refroidir les boissons
2 personnes
31
Préparer les en-cas
4 personnes
32
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
33
Charger le matériel technique
3 personnes

Événement

34
Ouvrir le lieu
2 personnes
35
Monter la scène
4 personnes
36
Installer l’équipement sonore
3 personnes
37
Installer l’éclairage
2 personnes
38
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
39
Installer les tables et les chaises
4 personnes
40
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
41
Installer le point de dons
2 personnes
42
Aménager le bar
3 personnes
43
Présenter les amuse-bouches
3 personnes
44
Suspendre la décoration
3 personnes
45
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
46
Accueillir les artistes
2 personnes
47
Aménager la loge des artistes
2 personnes
48
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
49
Briefer les bénévoles
2 personnes
50
Ouvrir l’entrée
3 personnes
51
Accueillir les visiteurs
3 personnes
52
Distribuer le programme
2 personnes
53
Servir les boissons
3 personnes
54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
55
Enregistrer les dons
2 personnes
56
Annoncer les spectacles
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Vérifier les toilettes
60
Encadrer les pauses
2 personnes
61
Fournir la restauration aux artistes
2 personnes
62
Annoncer le don final
63
Reconduire les visiteurs
3 personnes
64
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

65
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
66
Démonter l’éclairage
2 personnes
67
Démonter la scène
4 personnes
68
Ranger le mobilier
4 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Nettoyer le lieu
4 personnes
71
Évacuer les déchets
2 personnes
72
Vérifier le matériel
2 personnes
73
Rendre les articles empruntés
2 personnes
74
Retourner les matériels de location
2 personnes
75
Transférer le montant du don
2 personnes
76
Remercier les visiteurs
2 personnes
77
Remercier les artistes
78
Publier les photos et les bénéfices

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podium
Escalier de podium
Tablesqté 10
Chaisesqté 150
Tables hautesqté 8
Portantsqté 2
Cintresqté 100

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 180
Bols réutilisablesqté 100
Verres réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 80
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 180
Louchesqté 12
Planches de serviceqté 12

Équipement

Haut-parleurs PAqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Moniteurs de scèneqté 2
Câbles audioqté 20
Câbles XLRqté 16
Câbles d'instrumentsqté 10
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Passe-câblesqté 12
Ordinateur portable pour la musique

Éclairage

Connexions de scène LEDqté 4
Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Tissus décoratifsqté 6
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Compositions floralesqté 6
Nappesqté 12
Panneaux de donsqté 4
Panneaux directionnelsqté 8
Brochures du programmeqté 180
Badges nominatifsqté 40

Cuisine

Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 6
Thermosqté 8
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pincesqté 8
Petits bolsqté 20
Conteneurs réfrigérésqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 3
Balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Sacs poubelleqté 80

Autre

Caisse
Caisseqté 2
Terminal de paiement
Bracelets d'entréeqté 180
Stylosqté 20
Chemises à pinceqté 6
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 200
Ciseauxqté 6
Ruban gafferqté 6
Parapluiesqté 4
Trousse de premiers secours

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer l’objectif de collecte et le montant d’entrée avant de créer la page de dons. Le public doit comprendre en quelques secondes ce qui est financé et comment contribuer, sur place ou en ligne.
Bloquez les artistes et leurs horaires avant de réserver la sonorisation. Demandez à chacun ses besoins techniques, puis vérifiez que la table de mixage, les microphones, les retours, les boîtiers DI et les câbles correspondent au programme.
Vérifiez les autorisations et l’assurance plusieurs semaines avant le concert, puis confirmez-les par écrit. Les contraintes du lieu peuvent modifier les horaires, la capacité d’accueil ou l’installation de la scène et de l’éclairage.
Répartissez les bénévoles par missions précises : accueil, dons, artistes, restauration, scène et rangement. Partagez le déroulé au moins 48 heures avant l’ouverture afin que chaque personne sache où se présenter et qui contacter.
Communiquez l’itinéraire, le stationnement et les horaires avec les invitations et les publications en ligne. Imprimez le programme avant le jour J et prévoyez une solution pour recueillir les besoins alimentaires lors des inscriptions.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de charité ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu et les artistes, de vérifier les autorisations et l’assurance, de réserver la technique, puis de promouvoir la collecte.
Quand faut-il réserver la sonorisation d’un concert ?: Réservez-la dès que les artistes et le programme sont suffisamment définis, de préférence 6 à 8 semaines avant l’événement. Les besoins en microphones, retours, câbles et alimentation dépendent directement des spectacles prévus.
Comment organiser les dons pendant un concert de charité ?: Mettez en place une page de dons en ligne au moins 3 semaines avant le concert et choisissez un mode de paiement pour les dons sur place. Indiquez le lien sur les invitations, les affiches et les supports visibles à l’entrée.
Combien de bénévoles faut-il pour un concert de charité ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil et les dons, 1 pour accompagner les artistes, 1 pour la restauration et 1 pour la coordination de scène, puis adaptez selon le public attendu. Répartissez les rôles et envoyez le déroulé 48 heures avant.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.