So organisierst du ein Benefizkonzert Schritt für Schritt

Bei einem Benefizkonzert müssen künstlerischer Ablauf, Technik und Spendenziel früh zusammenpassen. Beginne mit Datum, Ort und dem konkreten Benefizziel, bevor du Künstler anfragst oder Werbung gestaltest. Danach klärst du Genehmigungen, Versicherung, Eintritt und Zahlungswege für Spenden. Plane außerdem genügend Zeit für technische Anforderungen, freiwillige Helfer und die Kommunikation von Anfahrt und Parken ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Benefizziel festlegen
2 Personen
3
Künstler ansprechen
2 Personen
4
Auftritte und Zeiten festlegen
2 Personen
5
Genehmigungen prüfen
6
Versicherung prüfen
7
Reservierungen vornehmen
8
Soundanlage reservieren
9
Bühne und Licht reservieren
10
Zahlungsart für Spenden wählen
2 Personen
11
Online-Spendenseite erstellen
12
Eintrittspreis festlegen
2 Personen
13
Werbematerial gestalten
14
Einladungen verschicken
2 Personen
15
Konzert online veröffentlichen
16
Poster verteilen
3 Personen
17
Anmeldungen bearbeiten
18
Ernährungswünsche erfassen
19
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
20
Freiwillige einteilen
21
Ablaufplan teilen
22
Künstlerdaten sammeln
23
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
24
Programm drucken
25
Anfahrt und Parken kommunizieren
26
Spendenschilder erstellen
2 Personen
27
Namensschilder vorbereiten
28
Bestand prüfen
2 Personen
29
Einkaufen gehen
3 Personen
30
Getränke kühlen
2 Personen
31
Snacks vorbereiten
4 Personen
32
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
33
Technik verladen
3 Personen

Event

34
Location öffnen
2 Personen
35
Bühne aufbauen
4 Personen
36
Tonanlage aufstellen
3 Personen
37
Lichttechnik aufbauen
2 Personen
38
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
39
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
40
Eingangstresen einrichten
2 Personen
41
Spendenpunkt einrichten
2 Personen
42
Bar einrichten
3 Personen
43
Snacks präsentieren
3 Personen
44
Dekoration aufhängen
3 Personen
45
Wegweiser aufstellen
2 Personen
46
Künstler empfangen
2 Personen
47
Künstlerraum einrichten
2 Personen
48
Soundcheck durchführen
4 Personen
49
Freiwillige einweisen
2 Personen
50
Eingang öffnen
3 Personen
51
Besucher begrüßen
3 Personen
52
Programm verteilen
2 Personen
53
Getränke servieren
3 Personen
54
Snacks servieren
3 Personen
55
Spenden erfassen
2 Personen
56
Auftritte ankündigen
57
Getränke nachfüllen
2 Personen
58
Mülleimer leeren
2 Personen
59
Toiletten kontrollieren
60
Pausen betreuen
2 Personen
61
Künstler mit Catering versorgen
2 Personen
62
Abschlussspende ankündigen
63
Besucher verabschieden
3 Personen
64
Kasse abschließen
2 Personen

Nachbereitung

65
Tonanlage abbauen
3 Personen
66
Lichttechnik abbauen
2 Personen
67
Bühne abbauen
4 Personen
68
Möbel wegräumen
4 Personen
69
Geschirr abwaschen
3 Personen
70
Location reinigen
4 Personen
71
Abfall entsorgen
2 Personen
72
Materialien prüfen
2 Personen
73
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
74
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
75
Spendenbetrag überweisen
2 Personen
76
Besucher bedanken
2 Personen
77
Künstler bedanken
78
Fotos und Erlös veröffentlichen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Bühnenelemente
Bühnentreppe
TischeAnz. 10
StühleAnz. 150
StehtischeAnz. 8
GarderobenständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 100

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 180
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
Wiederverwendbare GläserAnz. 250
KaffeetassenAnz. 100
TeegläserAnz. 80
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180
LöffelAnz. 180
ServierlöffelAnz. 12
ServierbretterAnz. 12

Ausstattung

PA-LautsprecherAnz. 2
SubwooferAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
MonitorlautsprecherAnz. 2
AudiokabelAnz. 20
XLR-KabelAnz. 16
InstrumentenkabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
KabelmattenAnz. 12
Laptop für Musik

Beleuchtung

LED-BühnenanschlüsseAnz. 4
LED-SpotsAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 8

Dekoration

Dekorative StoffeAnz. 6
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
BlumenarrangementsAnz. 6
TischdeckenAnz. 12
SpendentafelnAnz. 4
Wegweiser-SchilderAnz. 8
ProgrammhefteAnz. 180
NamensschilderAnz. 40

Küche

KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
ZangenAnz. 8
SchälchenAnz. 20
KühlcontainerAnz. 3

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Handfeger und KehrblechAnz. 3
BesenAnz. 3
WischsetsAnz. 3
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
MüllsäckeAnz. 80

Sonstiges

Kasse
GeldkassetteAnz. 2
Kartenterminal
EinlassarmbänderAnz. 180
StifteAnz. 20
KlemmbrettmappenAnz. 6
KlebebandAnz. 6
KabelbinderAnz. 200
SchereAnz. 6
Gaffer TapeAnz. 6
RegenschirmeAnz. 4
Erste-Hilfe-Set

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Benefizziel, Eintrittspreis und Spendenweg fest, bevor du Einladungen verschickst. Eine Online-Spendenseite sollte spätestens 4 Wochen vor dem Konzert funktionieren.
Frage Künstler früh an und sammle von jedem Act Besetzung, Spielzeit und technische Anforderungen. Für Bühne, Licht und Soundanlage solltest du mindestens 6 Wochen Vorlauf einplanen.
Prüfe Genehmigungen und Versicherung direkt nach der Ortsbestätigung. Warte damit nicht bis zur Werbephase, denn Auflagen können den Ablauf oder die maximale Besucherzahl verändern.
Teile den Ablaufplan spätestens 7 Tage vor dem Konzert mit Künstlern und Freiwilligen. Plane feste Zuständigkeiten für Einlass, Spenden, Garderobe, Technik und Abbau ein.
Teste die komplette Tonkette am Veranstaltungstag vor dem Einlass: Mikrofone, Mischpult, DI-Boxen, Monitorlautsprecher und Kabel. Sichere Verlängerungskabel mit Kabelmatten, damit niemand über die Technik stolpert.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Benefizkonzert organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher. Künstler, Ort, Genehmigungen und Technik brauchen meist mehr Vorlauf als Werbung und Einladungen.
Wann sollte man Künstler für ein Benefizkonzert anfragen?: Frage Künstler möglichst 8 Wochen vor dem Termin an. So bleiben noch etwa 4 Wochen, um Auftritte, Zeiten und technische Anforderungen verbindlich festzulegen.
Welche Technik braucht ein Benefizkonzert?: Je nach Raum brauchst du mindestens PA-Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Stative und passende Audio- und Stromkabel. Plane den Soundcheck 2 bis 3 Stunden vor dem Einlass ein.
Wie sammelt man bei einem Benefizkonzert Spenden?: Lege einen klaren Zahlungsweg fest und veröffentliche die Online-Spendenseite spätestens 4 Wochen vorher. Informiere zusätzlich beim Einlass und im Programm, wie Besucher während und nach dem Konzert spenden können.

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