Zo organiseer je een benefiet voor dieren
Begin met het doel van de opbrengst en werk daarna terug naar datum, locatie en programma. Bevestig vroeg welke dierenorganisatie meedoet, welke vergunningen nodig zijn en hoeveel geld je wilt inzamelen. Daarna regel je sponsoren, prijzen voor de verloting, vrijwilligers en leveranciers. De laatste weken draait alles om aanmeldingen, dieetwensen, een vrijwilligersrooster en een duidelijke indeling van tafels, donatiepunten en informatie over de dieren.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Reservering locatie bevestigen
- 3
Vergunningen controleren
- 4
Dierenorganisatie bevestigen
- 5
Programma opstellen
2 personen
- 6
Fondsenwervingsdoel bepalen
2 personen
- 7
Begroting opstellen
2 personen
- 8
Sponsoren benaderen
3 personen
- 9
Prijzen voor verloting verzamelen
3 personen
- 10
Vrijwilligers werven
2 personen
- 11
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
- 12
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 13
Evenement online publiceren
- 14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 15
Dieetwensen verzamelen
- 16
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
- 17
Leveranciers bevestigen
- 18
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
- 19
Raffleloten en formulieren maken
2 personen
- 20
Donatiebussen labelen
2 personen
- 21
Diereninformatie verzamelen
2 personen
- 22
Posters en routeborden drukken
- 23
Promotie op sociale media plaatsen
- 24
Prijzen en giften registreren
2 personen
- 25
Tafelschikking uitwerken
2 personen
- 26
Muziek en microfoon testen
2 personen
- 27
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 28
Houdbare boodschappen doen
3 personen
- 29
Houdbare materialen klaarzetten
2 personen
- 30
Verse boodschappen doen
3 personen
- 31
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 32
Dranken koelen
2 personen
- 33
Vrijwilligers informeren
2 personen
- 34
Weersverwachting controleren
Event
- 35
Locatie openen
2 personen
- 36
Partytenten opbouwen
4 personen
- 37
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
- 38
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
- 39
Versiering ophangen
3 personen
- 40
Dierenstand inrichten
2 personen
- 41
Verlotingsstand inrichten
2 personen
- 42
Donatiepunten plaatsen
2 personen
- 43
Buffet en bar inrichten
4 personen
- 44
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
- 45
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
- 46
Prijzen tentoonstellen
2 personen
- 47
Briefing met vrijwilligers houden
8 personen
- 48
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
- 49
Bezoekers ontvangen
4 personen
- 50
Programma aankondigen
- 51
Diereninformatie presenteren
2 personen
- 52
Raffleloten verkopen
2 personen
- 53
Donaties registreren
2 personen
- 54
Hapjes serveren
3 personen
- 55
Dranken serveren
3 personen
- 56
Dranken bijvullen
2 personen
- 57
Buffet aanvullen
2 personen
- 58
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
- 59
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
- 60
Koffie en thee bijvullen
2 personen
- 61
Rafflewinnaars bekendmaken
2 personen
- 62
Laatste donaties verwerken
2 personen
- 63
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
- 64
Geld veilig afsluiten
2 personen
Nazorg
- 65
Decoratie verwijderen
3 personen
- 66
Meubilair afbreken
5 personen
- 67
Apparatuur loskoppelen
2 personen
- 68
Servies afwassen
3 personen
- 69
Locatie schoonmaken
4 personen
- 70
Afval sorteren en wegbrengen
2 personen
- 71
Geleende spullen controleren
2 personen
- 72
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 73
Opbrengst tellen en vastleggen
2 personen
- 74
Opbrengst overmaken
- 75
Bedankbericht versturen
2 personen
- 76
Foto's en resultaten publiceren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 100
- Barkrukkenaantal 4
- Tafelkledenaantal 10
- Buffettafelsaantal 3
- Afvalbakkenaantal 8
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoon
- Muziekspeler
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Pinapparaat
Servies
- Bordenaantal 120
- Kommetjesaantal 40
- Glazenaantal 150
- Koffiekopjesaantal 60
- Mokkenaantal 40
- Besteksetsaantal 120
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerlepelsaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Maatbekersaantal 2
- Mengkommenaantal 6
- Tangenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- Koelelementenaantal 12
Decoratie
- Ballonnenaantal 150
- Slingersaantal 12
- Tafeldecoratiesaantal 10
- Dierenpostersaantal 20
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Krijtbordenaantal 8
- Naamkaartjesaantal 120
- Pennenaantal 30
- Markersaantal 12
- Plakbandaantal 8
- Schilderstapeaantal 6
- Touwaantal 4
- Scharenaantal 6
- Standaardsaantal 10
- Informatiefoldersaantal 300
- Programmaflyersaantal 200
- Routebordenaantal 12
- Raffleformulierenaantal 250
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- LED-lantaarnsaantal 8
Catering
- Donatiebussenaantal 6
- Kassa'saantal 2
- Raffletrommel
- Raffleboxenaantal 3
- Menustandaardsaantal 8
- Prijzentafel
- Boodschappen
- Raffleloterijlotenaantal 500
- Wisselgeldbakjesaantal 2
- Betaalbandjesaantal 150
- Kleingeld
Schoonmaak
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Vuilnisgrijpersaantal 2
- Rubberen handschoenenaantal 12
- Wasmandenaantal 4
- Handdoekenaantal 12
Tips
- Leg het fondsenwervingsdoel vast vóór je sponsoren benadert. Splits het bedrag daarna op in verwachte inkomsten uit entree, verloting en losse donaties, zodat je weet hoeveel prijzen en betaalmogelijkheden nodig zijn.
- Bevestig de locatie minstens 8 weken vooraf en controleer direct vergunningen, stroompunten en de opstelling voor partytenten, tafels en stoelen. Een locatiebezoek voorkomt dat verlengsnoeren, stekkerdozen of afvalbakken op de dag zelf ontbreken.
- Vraag prijzen en giften uiterlijk 4 weken voor het benefiet op en registreer per item de gever en geschatte waarde. Maak raffleloten en formulieren pas nadat je weet hoeveel prijzen er daadwerkelijk zijn.
- Maak één vrijwilligersrooster met blokken van 2 tot 3 uur. Plan aparte mensen voor ontvangst, donatiebussen, verloting, catering, techniek en het opruimen; anders blijven pinapparaat, microfoon of buffettafels onbeheerd.
- Sluit de aanmeldingen 5 tot 7 dagen vooraf en bereken dan de cateringhoeveelheden. Verzamel dieetwensen vóór die sluitingsdatum en zet diereninformatie, routeborden en donatiepunten zichtbaar klaar voordat bezoekers binnenkomen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een benefiet voor dieren organiseren?
- Begin ongeveer 12 weken vooraf met datum, locatie, dierenorganisatie, doel en begroting. Regel vergunningen, sponsoren en vrijwilligers uiterlijk 6 tot 8 weken voor de dag; de laatste week gebruik je voor aantallen, dieetwensen en het rooster.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een benefiet voor dieren?
- Reken bij een kleinschalig benefiet op minimaal 1 vrijwilliger per 15 tot 20 bezoekers, plus 2 mensen voor opbouw en 2 voor opruimen. Plan daarnaast altijd een reserve van 2 personen voor uitval of extra drukte bij entree en verloting.
- Hoeveel eten en drinken moet je inkopen voor een dierenbenefiet?
- Bereken de hoeveelheden op basis van de definitieve aanmeldingen, die je 5 tot 7 dagen vooraf sluit. Voor het eerste uur kun je gemiddeld 2 tot 3 drankjes per persoon rekenen; houd voor catering rekening met dieetwensen en een kleine reserve van ongeveer 10 procent.
- Wanneer regel je een verloting voor een benefiet?
- Benader sponsoren en verzamel prijzen vanaf 8 weken vooraf, zodat je uiterlijk 4 weken voor het evenement weet wat er beschikbaar is. Maak daarna de raffleloten en formulieren, registreer alle giften en wijs op de dag zelf minimaal 2 vrijwilligers aan voor de verkoop en trekking.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!