Eine Benefizveranstaltung für Tiere organisieren

Bei einer Benefizveranstaltung für Tiere müssen Spendenziel, Tierorganisation und Ablauf früh zusammenpassen. Lege zuerst Datum, Ort und Budget fest und kläre anschließend Genehmigungen, Programm und die Zusammenarbeit mit der Organisation. Danach folgen Sponsoren, Verlosungspreise, Einladungen und die Helferplanung. Besonders oft werden Anmeldedaten, Ernährungswünsche, Spendenboxen und die technische Ausstattung erst kurz vor Beginn geprüft.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Reservierung der Location bestätigen
3
Genehmigungen prüfen
4
Tierorganisation bestätigen
5
Programm erstellen
2 Personen
6
Fundraising-Ziel festlegen
2 Personen
7
Budget erstellen
2 Personen
8
Sponsoren ansprechen
3 Personen
9
Preise für die Verlosung sammeln
3 Personen
10
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
11
Einladungen gestalten
2 Personen
12
Einladungen verschicken
2 Personen
13
Veranstaltung online veröffentlichen
14
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
15
Ernährungswünsche erfassen
16
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
17
Lieferanten bestätigen
18
Cateringmengen berechnen
2 Personen
19
Losverkaufslose und Formulare erstellen
2 Personen
20
Spendenboxen beschriften
2 Personen
21
Tierinformationen sammeln
2 Personen
22
Poster und Streckenschilder drucken
23
Werbung in sozialen Medien posten
24
Preise und Spenden registrieren
2 Personen
25
Tischordnung ausarbeiten
2 Personen
26
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
27
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
28
Haltbare Lebensmittel einkaufen
3 Personen
29
Haltbare Materialien bereitstellen
2 Personen
30
Frische Einkäufe erledigen
3 Personen
31
Snacks vorbereiten
4 Personen
32
Getränke kühlen
2 Personen
33
Freiwillige informieren
2 Personen
34
Wettervorhersage prüfen

Event

35
Location öffnen
2 Personen
36
Partyzelte aufbauen
4 Personen
37
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
38
Tontechnik anschließen
2 Personen
39
Dekoration aufhängen
3 Personen
40
Tierstand einrichten
2 Personen
41
Gewinnspielstand einrichten
2 Personen
42
Spendenpunkte aufstellen
2 Personen
43
Buffet und Bar einrichten
4 Personen
44
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
45
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
46
Preise ausstellen
2 Personen
47
Briefing mit Freiwilligen abhalten
8 Personen
48
Letzte Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
49
Besucher empfangen
4 Personen
50
Programm ankündigen
51
Tierinformationen präsentieren
2 Personen
52
Raffle-Lose verkaufen
2 Personen
53
Spenden erfassen
2 Personen
54
Snacks servieren
3 Personen
55
Getränke servieren
3 Personen
56
Getränke nachfüllen
2 Personen
57
Buffet auffüllen
2 Personen
58
Abfall zwischendurch entfernen
2 Personen
59
Tische zwischendurch reinigen
2 Personen
60
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
61
Raffle-Gewinner bekanntgeben
2 Personen
62
Letzte Spenden bearbeiten
2 Personen
63
Besucher verabschieden
3 Personen
64
Geld sicher abschließen
2 Personen

Nachbereitung

65
Dekoration entfernen
3 Personen
66
Möbel abbauen
5 Personen
67
Geräte trennen
2 Personen
68
Geschirr abwaschen
3 Personen
69
Location reinigen
4 Personen
70
Abfall sortieren und entsorgen
2 Personen
71
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
72
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
73
Erlös zählen und erfassen
2 Personen
74
Einnahmen überweisen
75
Dankesnachricht versenden
2 Personen
76
Fotos und Ergebnisse veröffentlichen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 10
StühleAnz. 100
BarhockerAnz. 4
TischdeckenAnz. 10
BuffetischeAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Kartenterminal

Geschirr

TellerAnz. 120
SchälchenAnz. 40
GläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 60
TassenAnz. 40
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
MessbecherAnz. 2
RührschüsselnAnz. 6
ZangenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4
KühlelementeAnz. 12

Dekoration

BallonsAnz. 150
GirlandenAnz. 12
TischdekorationenAnz. 10
TierposterAnz. 20
WimpelkettenAnz. 6
KreidetafelnAnz. 8
NamensschilderAnz. 120
StifteAnz. 30
MarkerAnz. 12
KlebebandAnz. 8
AbdeckbandAnz. 6
SeilAnz. 4
ScherenAnz. 6
StänderAnz. 10
InformationsbroschürenAnz. 300
ProgrammflyerAnz. 200
WegweiserAnz. 12
Raffle-FormulareAnz. 250

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LaternenAnz. 8

Catering

SpendenboxenAnz. 6
KassenAnz. 2
Raffeltrommel
RaffelboxenAnz. 3
MenükartenständerAnz. 8
Preisetisch
Einkäufe
RafflelottoscheineAnz. 500
WechselgeldkassenAnz. 2
EinlassbänderAnz. 150
Kleingeld

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
MüllgreiferAnz. 2
GummihandschuheAnz. 12
WäschekörbeAnz. 4
HandtücherAnz. 12

Tipps

Lege das Fundraising-Ziel und ein vorläufiges Budget mindestens 8 bis 12 Wochen vor der Veranstaltung fest. So weißt du, wie viele Sponsoren, Preise und Einnahmequellen du brauchst.
Bestätige Location, Tierorganisation und nötige Genehmigungen frühzeitig, spätestens 6 bis 8 Wochen vorher. Prüfe dabei auch, ob Zelte, Lautsprecher, Mikrofon und Stromanschlüsse erlaubt sind.
Verschicke Einladungen und veröffentliche die Veranstaltung mindestens 4 Wochen vorher. Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche fortlaufend, damit du die Cateringmengen nicht erst am Vortag schätzen musst.
Plane Helfer nach Aufgaben und Uhrzeiten ein: Aufbau, Einlass, Losverkauf, Spendenboxen, Buffet, Technik und Abbau brauchen jeweils eine feste Zuständigkeit. Erstelle den Freiwilligenplan spätestens 10 Tage vor dem Termin.
Registriere gespendete Preise und Einnahmen getrennt und beschrifte alle Spendenboxen eindeutig. Teste Kartenterminal, Mikrofon, Lautsprecher und Verlängerungskabel am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Benefizveranstaltung für Tiere planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In dieser Zeit kannst du Ort, Genehmigungen, Tierorganisation, Sponsoren, Preise und Helfer verbindlich organisieren.
Wie viele Helfer braucht man für eine Benefizveranstaltung?: Plane mindestens eine Person für jede zentrale Aufgabe ein: Aufbau, Einlass, Losverkauf, Spendenboxen, Buffet, Technik und Abbau. Bei mehreren Stationen solltest du zusätzlich 2 bis 4 Springer einteilen.
Wann sollte man Einladungen für eine Benefizveranstaltung verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vor dem Termin und setze eine Anmeldefrist 7 bis 10 Tage vor der Veranstaltung. So bleiben noch einige Tage für Cateringmengen und Tischordnung.
Wie plant man das Catering für eine Benefizveranstaltung?: Berechne die Mengen erst nach Ablauf der Anmeldefrist und berücksichtige gemeldete Ernährungswünsche. Halte zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve bereit und stelle Buffet, Teller, Gläser, Besteck sowie Kaffee- und Heißgetränkeausgabe getrennt auf.

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