Organiser une collecte pour les animaux, étape par étape

Une collecte pour les animaux demande plus qu’une date et une boîte à dons. Commencez par fixer l’objectif financier, le budget, le lieu et les autorisations, puis construisez un programme réaliste. Les inscriptions, les sponsors, les lots de tombola et les bénévoles doivent être suivis dans un même planning. Prévoyez aussi les besoins alimentaires, le matériel de paiement et la signalétique : ce sont souvent ces détails qui ralentissent la collecte le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Confirmer la réservation du lieu
3
Vérifier les autorisations
4
Confirmer l’organisation animale
5
Élaborer le programme
2 personnes
6
Définir l’objectif de collecte de fonds
2 personnes
7
Établir le budget
2 personnes
8
Contacter les sponsors
3 personnes
9
Rassembler les prix de la tombola
3 personnes
10
Recruter des bénévoles
2 personnes
11
Concevoir les invitations
2 personnes
12
Envoyer les invitations
2 personnes
13
Publier l’événement en ligne
14
Traiter les inscriptions
2 personnes
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
17
Confirmer les fournisseurs
18
Calculer les quantités de catering
2 personnes
19
Préparer les billets de tombola et les formulaires
2 personnes
20
Étiqueter les boîtes de dons
2 personnes
21
Collecter des informations sur les animaux
2 personnes
22
Imprimer les affiches et les panneaux de parcours
23
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
24
Enregistrer les prix et les cadeaux
2 personnes
25
Élaborer le plan de table
2 personnes
26
Tester la musique et le micro
2 personnes
27
Vérifier la liste des courses
2 personnes
28
Faire les courses pour les produits non périssables
3 personnes
29
Préparer le matériel non périssable
2 personnes
30
Faire les courses de produits frais
3 personnes
31
Préparer les en-cas
4 personnes
32
Refroidir les boissons
2 personnes
33
Informer les bénévoles
2 personnes
34
Vérifier les prévisions météo

Événement

35
Ouvrir le lieu
2 personnes
36
Monter les tentes de réception
4 personnes
37
Installer les tables et les chaises
5 personnes
38
Raccorder le matériel audio
2 personnes
39
Suspendre la décoration
3 personnes
40
Aménager le stand des animaux
2 personnes
41
Installer le stand de tombola
2 personnes
42
Installer les points de don
2 personnes
43
Aménager le buffet et le bar
4 personnes
44
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
45
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
46
Exposer les prix
2 personnes
47
Faire un briefing avec les bénévoles
8 personnes
48
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes
49
Accueillir les visiteurs
4 personnes
50
Annoncer le programme
51
Présenter les informations sur les animaux
2 personnes
52
Vendre des billets de tombola
2 personnes
53
Enregistrer les dons
2 personnes
54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
55
Servir les boissons
3 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
58
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
59
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
60
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
61
Annoncer les gagnants de la raffle
2 personnes
62
Traiter les derniers dons
2 personnes
63
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
64
Clôturer la caisse en sécurité
2 personnes

Suivi

65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Démonter le mobilier
5 personnes
67
Débrancher l’équipement
2 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Nettoyer le lieu
4 personnes
70
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
71
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
72
Rendre les articles empruntés
2 personnes
73
Compter et enregistrer le produit
2 personnes
74
Transférer le produit
75
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
76
Publier les photos et les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 100
Tabourets de barqté 4
Nappesqté 10
Tables de buffetqté 3
Poubellesqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphone
Lecteur audio
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Terminal de paiement

Vaisselle

Assiettesqté 120
Petits bolsqté 40
Verresqté 150
Tasses à caféqté 60
Tassesqté 40
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 2
Saladiersqté 6
Pincesqté 6
Thermosqté 4
Pains de glaceqté 12

Décoration

Ballonsqté 150
Guirlandesqté 12
Décorations de tableqté 10
Affiches d’animauxqté 20
Guirlandes de fanionsqté 6
Panneaux en ardoiseqté 8
Badges nominatifsqté 120
Stylosqté 30
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 8
Ruban de masquageqté 6
Cordeqté 4
Ciseauxqté 6
Supportsqté 10
Brochures d’informationqté 300
Flyers du programmeqté 200
Panneaux de directionqté 12
Formulaires de tombolaqté 250

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 8

Catering

Boîtes de donsqté 6
Caissesqté 2
Tambour de tombola
Boîtes de tombolaqté 3
Supports de menuqté 8
Table des prix
Courses
Billets de tombolaqté 500
Bacs à monnaieqté 2
Bracelets de paiementqté 150
Monnaie

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 2
Gants en caoutchoucqté 12
Paniers à lingeqté 4
Serviettesqté 12

Conseils

Fixez l’objectif de collecte avant de contacter les sponsors : divisez ensuite le montant visé par le nombre attendu de participants pour définir une contribution réaliste. Prévoyez au moins une personne pour suivre les dons et les paiements.
Réservez le lieu le plus tôt possible et vérifiez les autorisations avant de publier la date. Demandez une confirmation écrite de la réservation et de l’organisation animale au moins 4 semaines avant l’événement.
Organisez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures. Prévoyez une personne à l’accueil, une au paiement, une pour la tombola et une pour la coordination, puis envoyez le planning au moins 7 jours avant.
Ne gardez pas la tombola pour la dernière semaine : rassemblez les lots, enregistrez chaque cadeau et préparez les billets et formulaires au moins 10 jours avant. Étiquetez aussi les boîtes de dons avec leur destination.
Calculez les quantités de restauration après la clôture des inscriptions et gardez une marge de 10 %. Testez les haut-parleurs, le microphone, les rallonges, les multiprises et le terminal de paiement la veille, pas le matin même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une collecte pour les animaux ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu et les autorisations, contacter les sponsors, recruter les bénévoles et préparer la communication sans tout faire dans les derniers jours.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une collecte ?: Envoyez une première invitation 4 semaines avant l’événement, puis un rappel 7 jours avant. Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant si vous devez calculer le catering ou établir un plan de table.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Pour une petite collecte, comptez au minimum 1 bénévole pour 10 à 15 participants, avec une équipe distincte pour l’accueil, les dons et la tombola. Ajoutez au moins 2 personnes pour l’installation et le rangement.
Comment éviter les problèmes de paiement le jour de la collecte ?: Préparez au moins 2 moyens de paiement et testez le terminal la veille. Gardez aussi une caisse de secours, des formulaires de dons et des boîtes clairement étiquetées afin de ne pas perdre de contributions pendant les changements de file.

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