Cómo organizar una beneficencia para animales sin perder el control

Una beneficencia para animales combina recaudación, información y bastante logística. Empieza fijando el objetivo económico, la fecha y el lugar; después confirma permisos, organización animal, proveedores y patrocinadores. El programa, las inscripciones y los turnos de voluntariado deben estar cerrados antes de promocionar el evento. La mayoría de los problemas aparecen al final: faltan premios registrados, formularios de rifa, señalización, enchufes o datos sobre los animales participantes.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Confirmar la reserva del recinto
3
Comprobar permisos
4
Confirmar la organización de animales
5
Elaborar el programa
2 personas
6
Definir el objetivo de recaudación
2 personas
7
Elaborar presupuesto
2 personas
8
Contactar con los patrocinadores
3 personas
9
Recopilar premios para la rifa
3 personas
10
Reclutar voluntarios
2 personas
11
Diseñar invitaciones
2 personas
12
Enviar invitaciones
2 personas
13
Publicar el evento en línea
14
Gestionar inscripciones
2 personas
15
Recoger preferencias dietéticas
16
Crear el horario de voluntarios
2 personas
17
Confirmar proveedores
18
Calcular las cantidades de catering
2 personas
19
Preparar boletos y formularios de la rifa
2 personas
20
Etiquetar las huchas de donación
2 personas
21
Recopilar información sobre los animales
2 personas
22
Imprimir carteles y señales de ruta
23
Publicar promoción en redes sociales
24
Registrar premios y donaciones
2 personas
25
Planificar la distribución de las mesas
2 personas
26
Probar la música y el micrófono
2 personas
27
Comprobar la lista de la compra
2 personas
28
Comprar productos no perecederos
3 personas
29
Preparar los materiales no perecederos
2 personas
30
Hacer la compra de productos frescos
3 personas
31
Preparar aperitivos
4 personas
32
Enfriar bebidas
2 personas
33
Informar a los voluntarios
2 personas
34
Comprobar el pronóstico del tiempo

Evento

35
Abrir la ubicación
2 personas
36
Montar las carpas
4 personas
37
Colocar mesas y sillas
5 personas
38
Conectar el equipo de sonido
2 personas
39
Colgar la decoración
3 personas
40
Montar el stand de animales
2 personas
41
Montar el puesto de la rifa
2 personas
42
Colocar puntos de donación
2 personas
43
Montar el bufé y la barra
4 personas
44
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
45
Preparar la caja y el cambio
2 personas
46
Exhibir los premios
2 personas
47
Reunión informativa con los voluntarios
8 personas
48
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas
49
Recibir a los visitantes
4 personas
50
Anunciar el programa
51
Presentar información sobre los animales
2 personas
52
Vender boletos de la rifa
2 personas
53
Registrar donaciones
2 personas
54
Servir aperitivos
3 personas
55
Servir las bebidas
3 personas
56
Rellenar las bebidas
2 personas
57
Reponer el bufé
2 personas
58
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas
59
Limpiar las mesas entre usos
2 personas
60
Reponer café y té
2 personas
61
Anunciar los ganadores del sorteo
2 personas
62
Procesar las donaciones finales
2 personas
63
Despedir a los visitantes
3 personas
64
Cerrar el dinero de forma segura
2 personas

Seguimiento

65
Retirar la decoración
3 personas
66
Desmontar el mobiliario
5 personas
67
Desconectar el equipo
2 personas
68
Lavar la vajilla
3 personas
69
Limpiar el lugar
4 personas
70
Clasificar y sacar la basura
2 personas
71
Comprobar los objetos prestados
2 personas
72
Devolver los objetos prestados
2 personas
73
Contar y registrar la recaudación
2 personas
74
Transferir los ingresos
75
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
76
Publicar fotos y resultados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 10
Sillascant. 100
Taburetes de barcant. 4
Mantelescant. 10
Mesas de buffetcant. 3
Papeleracant. 8

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófono
Reproductor de música
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Máquina de sellado

Vajilla

Platoscant. 120
Cuencoscant. 40
Vasoscant. 150
Tazas de cafécant. 60
Tazascant. 40
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Jarras medidorascant. 2
Cuencos para mezclarcant. 6
Pinzascant. 6
Termoscant. 4
Acumuladores de fríocant. 12

Decoración

Globoscant. 150
Guirnaldascant. 12
Decoraciones de mesacant. 10
Pósters de animalescant. 20
Guirnaldascant. 6
Pizarrascant. 8
Tarjetas de nombrecant. 120
Bolígrafoscant. 30
Marcadorescant. 12
Cinta adhesivacant. 8
Cinta de pintorcant. 6
Cuerdacant. 4
Tijerascant. 6
Soportescant. 10
Folletos informativoscant. 300
Folletos del programacant. 200
Señales de rutacant. 12
Formularios de la rifacant. 250

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Faroles LEDcant. 8

Catering

Cajas de donacionescant. 6
Cajas registradorascant. 2
Bombo de la rifa
Cajas para sorteocant. 3
Atriles para menúcant. 8
Mesa de premios
Compras
Boletos de la rifacant. 500
Cajitas para cambiocant. 2
Pulseras de pagocant. 150
Cambio

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedores de basuracant. 2
Guantes de gomacant. 12
Cestos para la ropacant. 4
Toallascant. 12

Consejos

Define una cifra concreta de recaudación y prepara un presupuesto separado para recinto, catering, equipamiento y materiales de la rifa. Revisa el presupuesto al menos cuatro semanas antes para detectar gastos que todavía no tienen responsable.
Confirma los permisos y la participación de la organización de animales antes de publicar la fecha. Pide por escrito sus necesidades, horarios y la información que se puede compartir sobre cada animal.
Cierra el programa y los proveedores entre 3 y 4 semanas antes. Deja el último día únicamente para confirmar cantidades de catering, horarios de entrega y cambios en las inscripciones.
Asigna turnos de voluntariado de al menos 2 horas y nombra a una persona responsable de cada zona: recepción, rifa, donaciones, catering y sonido. Entrega el horario definitivo 7 días antes para que puedan avisar si no llegan.
Prepara la rifa y la señalización con tiempo: registra cada premio y donación, etiqueta las huchas y coloca carteles de ruta antes de abrir. Lleva también formularios y boletos de reserva, porque suelen faltar cuando aumenta la asistencia.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una beneficencia para animales?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. La reserva del recinto, los permisos, los patrocinadores y los premios de la rifa suelen necesitar más tiempo que la decoración o el montaje.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones y las preferencias dietéticas?: Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes del evento. Así puedes calcular las cantidades de catering y comunicar al proveedor las preferencias dietéticas sin improvisar el mismo día.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una beneficencia para animales?: Calcula al menos una persona por cada zona operativa y añade 2 personas de apoyo para descansos y cambios. Para recepción, rifa, donaciones, catering y sonido, empieza con 7 voluntarios y ajusta según el número de asistentes.
¿Cuándo se deben preparar los boletos y premios de la rifa?: Prepara boletos, formularios y registro de premios como mínimo 2 semanas antes. Comprueba una semana antes que cada premio esté identificado y que las huchas de donación tengan una etiqueta visible.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.