Zo organiseer je een bedrijvenmarkt zonder losse eindjes

Begin met de datum, het programma en het aantal deelnemende bedrijven. Daarna regel je de aanmeldingen, verzamel je bedrijfs- en dieetgegevens en maak je een standindeling die past bij de beschikbare ruimte. Leg techniek, meubilair, catering en eventuele vergunningen tijdig vast. In de laatste week draait alles om controle: programma’s versturen, borden en naamkaartjes voorbereiden, het stroomplan nalopen en vrijwilligers instrueren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Deelnemende bedrijven benaderen
2 personen
3
Aanmeldformulier publiceren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Promotiemateriaal verspreiden
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Bedrijfsgegevens verzamelen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Standindeling maken
2 personen
10
Deelnemerslijst bijwerken
11
Catering reserveren
12
Meubilair reserveren
13
Techniek reserveren
14
Vergunningen controleren
15
Parkeerinformatie publiceren
16
Programma naar deelnemers sturen
17
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
18
Bedrijfsborden printen
19
Routeborden printen
20
Presentaties verzamelen
21
Stroomplan opstellen
22
Vrijwilligers instrueren
2 personen
23
Boodschappenlijst controleren
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Materialen verzamelen
3 personen
26
Locatie controleren
2 personen
27
Dranken koud zetten
2 personen
28
Hapjes voorbereiden
3 personen
29
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
30
Standwanden plaatsen
4 personen
31
Standnummers ophangen
2 personen
32
Bedrijfsborden bevestigen
2 personen
33
Registratiebalie opbouwen
2 personen
34
Naamkaartjes sorteren
2 personen
35
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
36
Koffiepunt inrichten
2 personen
37
Techniek aansluiten
2 personen
38
Presentaties testen
2 personen
39
Verlichting controleren
2 personen
40
Routeborden plaatsen
2 personen
41
Toiletten controleren
42
Afvalpunten plaatsen
2 personen

Event

43
Standhouders ontvangen
3 personen
44
Standhouders naar stands wijzen
2 personen
45
Bezoekers registreren
3 personen
46
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
47
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
48
Openingswoord verzorgen
49
Bedrijfspresentaties begeleiden
2 personen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Koffie en thee bijvullen
2 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
54
Contactgegevens verzamelen
2 personen
55
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
56
Buffet aanvullen
3 personen
57
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Laatste ronde aankondigen
60
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
61
Standhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

62
Standmaterialen afbouwen
4 personen
63
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
64
Techniek loskoppelen
2 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Overgebleven catering sorteren
2 personen
67
Afval verzamelen
3 personen
68
Locatie schoonmaken
3 personen
69
Toiletten schoonmaken
2 personen
70
Decoratie verwijderen
2 personen
71
Materialen inventariseren
2 personen
72
Materialen retourneren
2 personen
73
Bedrijven bedankbericht sturen
74
Bezoekers opvolgen
2 personen
75
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 120
Statafelsaantal 10
Registratiebalie
Kledingrekkenaantal 2
Standwandenaantal 24
Afzetpalenaantal 8

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 12
Oplaadstationsaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 6

Decoratie

Bedrijfsbordenaantal 30
Standnummersaantal 30
Routebordenaantal 10
Tafelkledenaantal 18
Bloemstukkenaantal 8
Vlaggenaantal 12
Kleefhakenaantal 50
Kabelbindersaantal 100

Servies

Glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Koelcontainersaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 10
Handdoekrollenaantal 6
Toiletborstelsaantal 3

Overig

Naamkaartjeshoudersaantal 120
Pennenaantal 40
Notitieblokkenaantal 120
Polsbandjesaantal 150
Klembordenaantal 4
Verbanddozenaantal 2
Paraplubakkenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de standindeling pas nadat de bedrijfsgegevens binnen zijn. Noteer per bedrijf de benodigde ruimte en controleer of tafels, stoelen, standwanden en stroompunten logisch uitkomen.
Stuur deelnemers uiterlijk één week vooraf het programma, de parkeerinformatie en de opbouwinstructies. Vermeld ook wanneer presentaties, logo’s of andere bedrijfsgegevens aangeleverd moeten zijn.
Maak voor techniek één overzicht met laptop, beamer, projectiescherm, speakers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen. Test presentaties en aansluitingen minimaal één dag voor de markt.
Verzamel dieetwensen samen met de aanmeldingen en geef het definitieve aantal uiterlijk 5 werkdagen voor de markt door aan de catering. Zo voorkom je dat speciale maaltijden ontbreken.
Loop de route van ingang naar registratiebalie en stands alsof je bezoeker bent. Plaats routeborden, standnummers en bedrijfsborden vóór de ontvangst opent en controleer tegelijk kabels, afzetpalen en oplaadstations.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een bedrijvenmarkt te organiseren?: Reken op minimaal 8 tot 12 weken voor een bedrijvenmarkt met meerdere deelnemers. Gebruik de eerste 2 weken voor datum, programma en benadering van bedrijven; reserveer daarna tijd voor aanmeldingen, indeling en leveranciers.
Wanneer moet je bedrijven uitnodigen voor een bedrijvenmarkt?: Stuur de eerste uitnodiging bij voorkeur 8 weken vooraf. Geef bedrijven vervolgens ongeveer 3 weken om zich aan te melden, zodat je nog tijd hebt om gegevens te controleren en de standindeling te maken.
Wanneer moet je catering voor een bedrijvenmarkt reserveren?: Reserveer de catering zodra de datum en verwachte bezoekersaantallen bekend zijn, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Geef het definitieve aantal en de dieetwensen uiterlijk 5 werkdagen voor het evenement door.
Hoe maak je een goede standindeling voor een bedrijvenmarkt?: Maak de indeling 2 tot 3 weken vooraf op basis van het aantal bedrijven, de beschikbare tafels en de benodigde stroom. Houd looproutes vrij, plaats de registratiebalie bij de ingang en test de opstelling uiterlijk één dag vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.