Cómo organizar una feria empresarial sin dejar cabos sueltos

Una feria empresarial se organiza en una secuencia concreta: primero se fija el programa y se confirma quién participa; después se cierran el espacio, los puestos y los servicios. Las inscripciones aportan datos que necesitas para el plano, las tarjetas de nombre, el catering y la electricidad. Durante las últimas semanas, el trabajo se concentra en señalización, presentaciones, equipos y voluntarios. Este enfoque evita llegar al montaje sin información de empresas, conexiones suficientes o indicaciones claras para los asistentes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Contactar con las empresas participantes
2 personas
3
Publicar el formulario de inscripción
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Distribuir material promocional
2 personas
6
Gestionar inscripciones
7
Recopilar datos de la empresa
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Hacer el plano de puestos
2 personas
10
Actualizar la lista de participantes
11
Reservar el catering
12
Reservar mobiliario
13
Reservar técnica
14
Comprobar permisos
15
Publicar información de estacionamiento
16
Enviar el programa a los participantes
17
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
18
Imprimir letreros de empresa
19
Imprimir señales de ruta
20
Recopilar las presentaciones
21
Elaborar el plan de electricidad
22
Instruir a los voluntarios
2 personas
23
Comprobar la lista de la compra
24
Hacer la compra
2 personas
25
Reunir los materiales
3 personas
26
Comprobar el lugar
2 personas
27
Enfriar las bebidas
2 personas
28
Preparar aperitivos
3 personas
29
Montar mesas y sillas
4 personas
30
Instalar los paneles del stand
4 personas
31
Colgar los números de stand
2 personas
32
Colocar los carteles de la empresa
2 personas
33
Montar el mostrador de registro
2 personas
34
Clasificar las tarjetas con nombres
2 personas
35
Montar el bufé de catering
3 personas
36
Montar el punto de café
2 personas
37
Conectar la técnica
2 personas
38
Probar presentaciones
2 personas
39
Comprobar la iluminación
2 personas
40
Colocar señales de ruta
2 personas
41
Comprobar los baños
42
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas

Evento

43
Recibir a los expositores
3 personas
44
Indicar a los expositores sus stands
2 personas
45
Registrar a los visitantes
3 personas
46
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
47
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
48
Dar el discurso de apertura
49
Coordinar las presentaciones de empresa
2 personas
50
Servir aperitivos
3 personas
51
Reponer café y té
2 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
54
Recopilar los datos de contacto
2 personas
55
Guiar el cóctel de networking
3 personas
56
Reponer el bufé
3 personas
57
Recoger la vajilla usada
2 personas
58
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
59
Anunciar la última ronda
60
Despedir a los visitantes
3 personas
61
Registrar la salida de los expositores
2 personas

Seguimiento

62
Desmontar los materiales del stand
4 personas
63
Desmontar mesas y sillas
4 personas
64
Desconectar la técnica
2 personas
65
Lavar la vajilla
3 personas
66
Clasificar el catering sobrante
2 personas
67
Recoger la basura
3 personas
68
Limpiar el lugar
3 personas
69
Limpiar los baños
2 personas
70
Retirar la decoración
2 personas
71
Inventariar materiales
2 personas
72
Devolver los materiales
2 personas
73
Enviar mensaje de agradecimiento a las empresas
74
Hacer seguimiento a los visitantes
2 personas
75
Compartir fotos con los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 18
Sillascant. 120
Mesas altascant. 10
Mostrador de registro
Percheroscant. 2
Paredes para standscant. 24
Postes separadorescant. 8

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 12
Estaciones de cargacant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6

Decoración

Carteles de la empresacant. 30
Números de standcant. 30
Señales de rutacant. 10
Mantelescant. 18
Arreglos floralescant. 8
Banderascant. 12
Ganchos adhesivoscant. 50
Bridascant. 100

Vajilla

Vasoscant. 150
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 4
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 3
Contenedores frigoríficoscant. 4

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Papeleracant. 10
Rollos de toallacant. 6
Escobillas de bañocant. 3

Otros

Portanombrescant. 120
Bolígrafoscant. 40
Bloc de notascant. 120
Pulserascant. 150
Portapapelescant. 4
Botiquinescant. 2
Paragüeroscant. 2

Catering

Compras

Consejos

Empieza por la fecha y el programa, y contacta pronto con las empresas participantes. Publica el formulario de inscripción con una fecha límite clara; sin ese cierre no podrás actualizar el listado ni hacer un plano de puestos estable.
Pide en la inscripción los datos de cada empresa y sus preferencias dietéticas. Usa esa información para reservar el catering y preparar tarjetas de nombre, letreros de empresa y números de stand sin depender de correcciones de última hora.
Haz el plano de puestos después de cerrar las inscripciones y comprueba que cada stand tiene mesas, sillas, paredes o mostrador según corresponda. Deja pasillos definidos y coloca los números antes de que llegue el material.
Comprueba permisos, estacionamiento y necesidades técnicas con antelación. Elabora un plan de electricidad que incluya portátil, proyector, pantalla, sonido, regletas, alargadores y estaciones de carga; probarlo el mismo día suele ser demasiado tarde.
Envía el programa y las indicaciones de llegada a los participantes antes del evento, y recopila las presentaciones con plazo de entrega. Instruye a los voluntarios con un recorrido concreto: registro, rutas, puestos, técnica y resolución de incidencias.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria empresarial?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva pronto el catering, el mobiliario y la técnica; deja las últimas 2 semanas para cerrar participantes, imprimir señalización y confirmar el montaje.
¿Cuándo cerrar las inscripciones de una feria empresarial?: Cierra las inscripciones entre 10 y 14 días antes. Así tendrás tiempo para actualizar la lista, hacer el plano de puestos, preparar identificaciones y comunicar el programa definitivo.
¿Qué hay que comprobar el día antes de una feria empresarial?: Revisa el plano, los letreros, las señales de ruta, las tarjetas de nombre y el material reunido. También conviene probar con al menos 2 horas de margen el proyector, la pantalla, los altavoces, el micrófono y las conexiones eléctricas.
¿Cuánto catering calcular por persona en una feria empresarial?: Para una jornada con café y pausas, calcula 2 bebidas por persona durante la primera hora y alrededor de 1 bebida por persona por cada hora adicional. Ajusta la comida al programa y suma las preferencias dietéticas recogidas en el formulario.

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