Organiser un salon des entreprises, étape par étape

Un salon des entreprises se prépare d’abord comme un projet logistique, pas comme une simple rencontre. Commencez par fixer la date et le programme, puis confirmez les entreprises participantes avant d’ouvrir les inscriptions. Les informations recueillies servent ensuite à construire le plan des stands, prévoir la restauration et dimensionner le mobilier et la technique. La dernière semaine doit être consacrée aux badges, à la signalétique, aux branchements et au briefing des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Contacter les entreprises participantes
2 personnes
3
Publier le formulaire d'inscription
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Distribuer le matériel promotionnel
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Collecter les informations de l’entreprise
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Préparer le plan du stand
2 personnes
10
Mettre à jour la liste des participants
11
Réserver le catering
12
Réserver le mobilier
13
Réserver la technique
14
Vérifier les autorisations
15
Publier les informations de stationnement
16
Envoyer le programme aux participants
17
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
18
Imprimer les panneaux d'entreprise
19
Imprimer les panneaux de direction
20
Rassembler les présentations
21
Établir le plan électrique
22
Briefer les bénévoles
2 personnes
23
Vérifier la liste des courses
24
Faire les courses
2 personnes
25
Rassembler le matériel
3 personnes
26
Vérifier le lieu
2 personnes
27
Mettre les boissons au frais
2 personnes
28
Préparer les en-cas
3 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Installer les parois des stands
4 personnes
31
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
32
Installer les panneaux de l'entreprise
2 personnes
33
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
34
Trier les badges nominatifs
2 personnes
35
Monter le buffet traiteur
3 personnes
36
Mettre en place le point café
2 personnes
37
Brancher la technique
2 personnes
38
Tester les présentations
2 personnes
39
Vérifier l'éclairage
2 personnes
40
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
41
Vérifier les toilettes
42
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

43
Accueillir les exposants
3 personnes
44
Orienter les exposants vers leurs stands
2 personnes
45
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
46
Distribuer les badges
2 personnes
47
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
48
Faire le discours d’ouverture
49
Encadrer les présentations d’entreprise
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
54
Recueillir les coordonnées
2 personnes
55
Animer le cocktail networking
3 personnes
56
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
57
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Annoncer le dernier tour
60
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
61
Faire le check-out des exposants
2 personnes

Suivi

62
Démonter les matériaux du stand
4 personnes
63
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
64
Débrancher la technique
2 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Trier le reste du catering
2 personnes
67
Rassembler les déchets
3 personnes
68
Nettoyer le lieu
3 personnes
69
Nettoyer les toilettes
2 personnes
70
Retirer la décoration
2 personnes
71
Inventorier le matériel
2 personnes
72
Retourner les matériels
2 personnes
73
Envoyer un message de remerciement aux entreprises
74
Relancer les visiteurs
2 personnes
75
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 120
Tables hautesqté 10
Comptoir d'inscription
Portants à vêtementsqté 2
Panneaux de standqté 24
Poteaux de balisageqté 8

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 12
Stations de rechargeqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Panneaux d’entrepriseqté 30
Numéros de standqté 30
Panneaux de directionqté 10
Nappesqté 18
Compositions floralesqté 8
Drapeauxqté 12
Crochets adhésifsqté 50
Serre-câblesqté 100

Vaisselle

Verresqté 150
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 3
Conteneurs réfrigérésqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 10
Rouleaux d’essuie-mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 3

Autre

Porte-nomsqté 120
Stylosqté 40
Blocs-notesqté 120
Braceletsqté 150
Presse-papiersqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Porte-parapluiesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez des horaires précis pour l’accueil, les présentations, les pauses et le démontage. Les entreprises doivent connaître leur créneau et la durée de leur intervention.
Ouvrez les inscriptions avec un formulaire qui demande le nom de l’entreprise, le nombre de participants, les besoins alimentaires et les besoins techniques. Relancez les inscrits dont les informations manquent au plus tard une semaine avant le salon.
Dessinez le plan des stands dès que les entreprises sont confirmées. Attribuez un numéro à chaque emplacement et vérifiez que les tables, chaises, panneaux, prises et rallonges correspondent réellement au plan.
Réservez le traiteur, le mobilier et la technique avant de finaliser les inscriptions. Pour une présentation, testez séparément l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et le microphone avant l’ouverture des portes.
Préparez l’accueil la veille : badges nominatifs, panneaux d’entreprise, fléchage, liste actualisée des participants et informations de stationnement. Gardez aussi quelques serre-câbles, multiprises et rallonges accessibles pour les ajustements de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon des entreprises ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour contacter les entreprises, ouvrir les inscriptions et réserver le catering, le mobilier et la technique. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les badges, le plan final et les tests.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un salon des entreprises ?: Envoyez-les environ 6 semaines avant l’événement, dès que la date et le programme sont fixés. Une relance 2 semaines avant permet de compléter les inscriptions et de vérifier les besoins alimentaires.
Que faut-il prévoir pour les stands d’un salon des entreprises ?: Prévoyez pour chaque stand un emplacement identifié, le mobilier indiqué dans le plan, un panneau d’entreprise et l’accès électrique nécessaire. Finalisez la répartition au moins 7 jours avant l’événement afin d’imprimer les numéros et la signalétique.
Quand préparer les badges et les panneaux de direction ?: Préparez une première version des badges et du fléchage 3 à 5 jours avant le salon, à partir de la liste actualisée des participants. Imprimez une petite réserve de badges vierges pour les inscriptions ou changements de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.