Eine Unternehmensmesse Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Unternehmensmesse entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Messetag. Beginnen Sie mit Termin und Programm, gewinnen Sie danach die teilnehmenden Unternehmen und veröffentlichen Sie das Anmeldeformular. Sobald die Anmeldungen eingehen, brauchen Sie belastbare Firmendaten für Standaufteilung, Namensschilder, Catering und Technik. Planen Sie außerdem früh, wer Strom, Präsentationen, Besucherführung und die Registrierung vor Ort übernimmt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Teilnehmende Unternehmen ansprechen
2 Personen
- 3
Anmeldeformular veröffentlichen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Werbematerial verteilen
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Firmendaten sammeln
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Standaufteilung erstellen
2 Personen
- 10
Teilnehmerliste aktualisieren
- 11
Catering reservieren
- 12
Möbel reservieren
- 13
Technik reservieren
- 14
Genehmigungen prüfen
- 15
Parkinformationen veröffentlichen
- 16
Programm an Teilnehmer senden
- 17
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 18
Firmenschilder drucken
- 19
Wegweiser drucken
- 20
Präsentationen sammeln
- 21
Stromplan erstellen
- 22
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 23
Einkaufsliste prüfen
- 24
Einkaufen gehen
2 Personen
- 25
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 26
Ort überprüfen
2 Personen
- 27
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 28
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 29
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
- 30
Standwände aufstellen
4 Personen
- 31
Standnummern aufhängen
2 Personen
- 32
Firmenschilder anbringen
2 Personen
- 33
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
- 34
Namenskarten sortieren
2 Personen
- 35
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 36
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 37
Technik anschließen
2 Personen
- 38
Präsentationen testen
2 Personen
- 39
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
- 40
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 41
Toiletten kontrollieren
- 42
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Event
- 43
Aussteller empfangen
3 Personen
- 44
Standbetreiber zu den Ständen weisen
2 Personen
- 45
Besucher registrieren
3 Personen
- 46
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 47
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
- 48
Eröffnungsrede halten
- 49
Firmenpräsentationen begleiten
2 Personen
- 50
Snacks servieren
3 Personen
- 51
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
- 52
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 53
Besucherfragen beantworten
2 Personen
- 54
Kontaktdaten sammeln
2 Personen
- 55
Networking-Event betreuen
3 Personen
- 56
Buffet auffüllen
3 Personen
- 57
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
- 58
Mülleimer leeren
2 Personen
- 59
Letzte Runde ankündigen
- 60
Besucher verabschieden
3 Personen
- 61
Standbetreiber auschecken
2 Personen
Nachbereitung
- 62
Standmaterialien abbauen
4 Personen
- 63
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 64
Technik abkoppeln
2 Personen
- 65
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 66
Übrig gebliebenes Catering sortieren
2 Personen
- 67
Abfall sammeln
3 Personen
- 68
Location reinigen
3 Personen
- 69
Toiletten reinigen
2 Personen
- 70
Dekoration entfernen
2 Personen
- 71
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 72
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 73
Dankesnachricht an Unternehmen senden
- 74
Besucher nachverfolgen
2 Personen
- 75
Fotos mit Teilnehmenden teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 18
- StühleAnz. 120
- StehtischeAnz. 10
- Registrierungstheke
- KleiderständerAnz. 2
- StandwändeAnz. 24
- AbsperrpfostenAnz. 8
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- Beamer
- Projektionsleinwand
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofonAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 12
- LadestationenAnz. 2
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 12
- LichterkettenAnz. 6
Dekoration
- FirmenschilderAnz. 30
- StandnummernAnz. 30
- WegweiserAnz. 10
- TischdeckenAnz. 18
- BlumenarrangementsAnz. 8
- FahnenAnz. 12
- KlebehakenAnz. 50
- KabelbinderAnz. 100
Geschirr
- GläserAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 100
- TellerAnz. 150
- BestecksetsAnz. 150
- ServierschalenAnz. 20
- ServierzangenAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 6
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- MessbecherAnz. 3
- KühlcontainerAnz. 4
Reinigung
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- AbfallbehälterAnz. 10
- HandtuchrollenAnz. 6
- ToilettenbürstenAnz. 3
Sonstiges
- NamensschildhalterAnz. 120
- StifteAnz. 40
- NotizblöckeAnz. 120
- ArmbänderAnz. 150
- KlemmbretterAnz. 4
- Erste-Hilfe-KästenAnz. 2
- RegenschirmbehälterAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Legen Sie Termin und Programm fest, bevor Sie Unternehmen ansprechen. Verschicken Sie die Einladungen erst, wenn Beginn, Ende, Anmeldefrist und geplante Programmpunkte eindeutig feststehen.
- Sammeln Sie bei der Anmeldung mehr als nur den Firmennamen: Erfassen Sie Ansprechpartner, Präsentationsbedarf, Ernährungswünsche und benötigte Ausstattung. Aktualisieren Sie die Teilnehmerliste mindestens einmal pro Woche.
- Erstellen Sie die Standaufteilung erst nach der ersten Anmelderunde und prüfen Sie danach Stromanschlüsse, Standwände und Laufwege. Nummerieren Sie die Stände klar und bringen Sie Firmenschilder sowie Wegweiser vor dem Aufbau an.
- Reservieren Sie Catering, Möbel und Technik frühzeitig und vergleichen Sie die Reservierungen mit der aktuellen Teilnehmerzahl. Für Laptop, Beamer, Mikrofon und Lautsprecher sollte es spätestens am Vortag einen Funktionstest geben.
- Sammeln Sie Präsentationen, Namensschilder und Firmenschilder spätestens drei Werktage vor der Messe. Weisen Sie freiwillige Helfer vor dem Einlass in Registrierung, Besucherführung, Technik und den Umgang mit Verlängerungskabeln ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Unternehmensmesse organisieren?
- Starten Sie mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. In den ersten zwei Wochen legen Sie Termin und Programm fest, danach folgen Ansprache, Anmeldung, Reservierungen und die Standplanung.
- Wann sollte das Anmeldeformular für eine Unternehmensmesse online gehen?
- Veröffentlichen Sie es etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Messetag. Setzen Sie eine Anmeldefrist rund 3 Wochen vorher, damit Firmendaten, Standaufteilung und Catering rechtzeitig feststehen.
- Wie viele Helfer braucht man für eine Unternehmensmesse?
- Planen Sie mindestens 1 Person für die Registrierung, 1 für Technik und Präsentationen sowie 1 bis 2 Personen für Wege, Nachfragen und Nachschub ein. Bei mehr als 20 Unternehmen sollten zusätzlich 2 Helfer für den Aufbau eingeplant werden.
- Wann muss die Technik für die Unternehmensmesse geprüft werden?
- Führen Sie einen vollständigen Test spätestens am Vortag durch und prüfen Sie Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher, Mikrofon, Mischpult und Verlängerungskabel. Legen Sie Präsentationen ebenfalls spätestens 24 Stunden vorher auf dem Präsentationsgerät ab.
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