Zo organiseer je een bedrijvenbijeenkomst zonder last-minute gedoe

Begin met het doel, de gastenlijst en een haalbare planning. Reserveer daarna de locatie, catering en techniek voordat je uitnodigingen verstuurt. Bij een bedrijvenbijeenkomst gaat het vaak mis bij dieetwensen, ontbrekende presentaties en kabels die niet passen. Werk daarom toe naar één bijgewerkte deelnemerslijst, een compleet programma en een draaiboek dat op de dag zelf klaar ligt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst opstellen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Catering reserveren
4
Techniek reserveren
5
Uitnodigingen ontwerpen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Aanmeldingen bevestigen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Sprekers bevestigen
11
Programma vastleggen
2 personen
12
Presentaties verzamelen
13
Naamkaartjes maken
2 personen
14
Aanmeldingen bijwerken
15
Dieetlijst doorgeven
16
Draaiboek printen
17
Boodschappenlijst controleren
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Verse producten ophalen
2 personen
20
Locatie controleren
2 personen
21
Ruimte schoonmaken
3 personen
22
Tafels opstellen
3 personen
23
Stoelen plaatsen
3 personen
24
Registratietafel inrichten
2 personen
25
Naamkaartjes klaarleggen
26
Presentatieruimte inrichten
2 personen
27
Beamer aansluiten
28
Presentaties testen
2 personen
29
Microfoon testen
30
Achtergrondmuziek testen
31
Dranken koud zetten
2 personen
32
Koffiepunt inrichten
2 personen
33
Hapjes klaarzetten
3 personen
34
Buffet opbouwen
3 personen
35
Licht en ventilatie controleren
36
Registratieteam instrueren
2 personen

Event

37
Gasten ontvangen
3 personen
38
Aanwezigheid registreren
3 personen
39
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
40
Welkomstdranken serveren
3 personen
41
Hapjes serveren
3 personen
42
Welkomstwoord verzorgen
43
Presentaties begeleiden
2 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Koffie en thee aanvullen
2 personen
46
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
47
Vragenronde begeleiden
48
Borrelhapjes serveren
3 personen
49
Dinerbuffet openen
2 personen
50
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
51
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
52
Servies ophalen
2 personen
53
Dessert serveren
2 personen
54
Muziek verzorgen
55
Toiletten controleren
56
Afvalbakken legen
57
Afscheidsgiften uitdelen
2 personen
58
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

59
Buffet leeghalen
3 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Apparatuur uitschakelen
2 personen
62
Presentatiematerialen verzamelen
2 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Decoratie verwijderen
2 personen
65
Locatie schoonmaken
3 personen
66
Afval afvoeren
2 personen
67
Voorraad controleren
68
Materialen retourneren
2 personen
69
Gevonden voorwerpen verzamelen
70
Aanwezigheidslijst archiveren
71
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 65
Dessertbordenaantal 65
Koffiekopjesaantal 65
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 70
Koffielepelsaantal 65
Dinervorkenaantal 65
Dinemessenaantal 65
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draadloze microfoon
Luidsprekersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Naambadgehoudersaantal 60
Slingersaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 6
Handvegers en blikkenaantal 2
Dweilsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de aanmeldingen in twee momenten: een eerste inventarisatie en een definitieve controle kort voor het evenement. Gebruik die laatste lijst voor naamkaartjes, dieetwensen en de indeling van de registratietafel.
Leg het programma vast voordat je de uitnodiging maakt. Vraag presentaties en definitieve bevestigingen uiterlijk enkele werkdagen vooraf op, zodat de laptop, beamer en het projectiescherm samen getest kunnen worden.
Controleer de techniek niet alleen op aanwezigheid, maar ook op aansluiting. Leg HDMI-kabels, verlengkabels en stekkerdozen bij elkaar en test de draadloze microfoon en luidsprekers vóór de ontvangst van de gasten.
Geef de cateraar de definitieve dieetlijst zodra de aanmeldingen sluiten en controleer zelf de aantallen borden, glazen, bestek en serveermaterialen. Verse producten haal je pas op wanneer je ze gekoeld en op tijd kunt verwerken.
Richt de ruimte op volgens de looproute van de bijeenkomst: registratie bij de ingang, garderoberekken daar in de buurt en buffet- en koffietafels zonder blokkade naar de zitplaatsen. Print het draaiboek en leg naamkaartjes de avond ervoor klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bedrijvenbijeenkomst organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de gastenlijst, locatie, catering en techniek. Verstuur uitnodigingen meestal 4 tot 6 weken voor de bijeenkomst en sluit de definitieve deelnemerslijst ongeveer 5 werkdagen vooraf.
Wanneer moet ik de catering voor een bedrijvenbijeenkomst regelen?: Reserveer de catering zodra de datum en locatie vaststaan, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Geef aantallen en dieetwensen uiterlijk 5 werkdagen voor het evenement door en controleer de levering op de dag zelf.
Hoeveel tijd heb je nodig om de techniek te testen?: Plan minimaal 60 minuten vóór de ontvangst voor het testen van laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, microfoon en luidsprekers. Laat iedere spreker de presentatie uiterlijk 1 werkdag vooraf aanleveren.
Wanneer maak je naamkaartjes voor een bedrijvenbijeenkomst?: Maak de naamkaartjes nadat de aanmeldingen zijn gesloten en controleer ze nog één keer 1 tot 2 werkdagen vooraf. Leg ze samen met de registratielijst klaar, zodat gasten bij binnenkomst niet hoeven te wachten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.