Eine Firmenveranstaltung Schritt für Schritt organisieren

Eine Firmenveranstaltung gelingt, wenn Sie zuerst den Rahmen festlegen und danach Anmeldung, Programm, Verpflegung und Technik verzahnen. Beginnen Sie mit Gästeliste und Location, bevor Sie Einladungen und Reservierungen verschicken. Zwei bis drei Wochen vorher sollten Zusagen, Ernährungswünsche, Referenten und Präsentationen zusammengeführt werden. Am Veranstaltungstag brauchen Registrierung, Bestuhlung, Buffet und Technik einen eigenen Aufbauplan.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Gästeliste erstellen
2 Personen
2
Location reservieren
3
Catering reservieren
4
Technik reservieren
5
Einladungen gestalten
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Anmeldungen bestätigen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Referenten bestätigen
11
Programm festlegen
2 Personen
12
Präsentationen sammeln
13
Namensschilder erstellen
2 Personen
14
Anmeldungen aktualisieren
15
Diätliste weitergeben
16
Ablaufplan ausdrucken
17
Einkaufsliste prüfen
18
Einkaufen gehen
2 Personen
19
Frische Produkte abholen
2 Personen
20
Ort überprüfen
2 Personen
21
Raum reinigen
3 Personen
22
Tische aufstellen
3 Personen
23
Stühle aufstellen
3 Personen
24
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
25
Namensschilder bereitlegen
26
Präsentationsraum einrichten
2 Personen
27
Beamer anschließen
28
Präsentationen testen
2 Personen
29
Mikrofon testen
30
Hintergrundmusik testen
31
Getränke kalt stellen
2 Personen
32
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
33
Snacks bereitstellen
3 Personen
34
Buffet aufbauen
3 Personen
35
Licht und Belüftung überprüfen
36
Registrierungsteam einweisen
2 Personen

Event

37
Gäste empfangen
3 Personen
38
Anwesenheit erfassen
3 Personen
39
Namensschilder verteilen
2 Personen
40
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
41
Snacks servieren
3 Personen
42
Begrüßungswort übernehmen
43
Präsentationen betreuen
2 Personen
44
Getränke nachfüllen
2 Personen
45
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
46
Pausensnacks auffüllen
2 Personen
47
Fragerunde moderieren
48
Snacks servieren
3 Personen
49
Abendbuffet eröffnen
2 Personen
50
Abendbuffet auffüllen
3 Personen
51
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
52
Geschirr abholen
2 Personen
53
Dessert servieren
2 Personen
54
Musik organisieren
55
Toiletten kontrollieren
56
Mülleimer leeren
57
Abschiedsgeschenke ausgeben
2 Personen
58
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

59
Buffet leer räumen
3 Personen
60
Geschirr abwaschen
3 Personen
61
Geräte ausschalten
2 Personen
62
Präsentationsmaterialien zusammentragen
2 Personen
63
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
64
Dekoration entfernen
2 Personen
65
Location reinigen
3 Personen
66
Abfall entsorgen
2 Personen
67
Bestand prüfen
68
Materialien zurückgeben
2 Personen
69
Fundsachen sammeln
70
Anwesenheitsliste archivieren
71
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 60
BuffetischeAnz. 3
GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 65
DesserttellerAnz. 65
KaffeetassenAnz. 65
WassergläserAnz. 80
WeingläserAnz. 70
KaffeelöffelAnz. 65
EsstischgabelnAnz. 65
DinermesserAnz. 65
ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
HDMI-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Kabelloses Mikrofon
LautsprecherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 4
KühlboxenAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 6
NamensschildhalterAnz. 60
GirlandenAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4

Reinigung

MülleimerAnz. 6
Handfeger und KehrschaufelnAnz. 2
WischsetsAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Reservieren Sie Location, Catering und Technik erst, wenn die erwartete Personenzahl und das Programm grob feststehen. So vermeiden Sie, dass Raumgröße, Buffet und Bestuhlung später nicht zusammenpassen.
Setzen Sie eine Anmeldefrist etwa 14 Tage vor der Veranstaltung. Danach aktualisieren Sie die Teilnehmerliste, bestätigen Zusagen und geben die Diätliste gesammelt an das Catering weiter.
Sammeln Sie Präsentationen und Referentenbestätigungen spätestens 3 Tage vorher. Prüfen Sie Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Mikrofon und Lautsprecher gemeinsam an einem Gerät.
Planen Sie für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein. Registrierungstisch, Namensschilder, Tische, Stühle und Buffetische sollten vor dem Eintreffen der Gäste bereitstehen.
Kontrollieren Sie frische Produkte am Veranstaltungstag und holen Sie sie möglichst kurz vor Beginn ab. Prüfen Sie außerdem Teller, Gläser, Besteck, Warmhaltebehälter, Kühlboxen sowie Kaffee- und Heißwassergeräte.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Firmenveranstaltung organisieren?: Starten Sie idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Location, Catering und Technik werden zuerst reserviert; Einladungen können danach verschickt werden.
Wann sollte die Anmeldung für eine Firmenveranstaltung enden?: Legen Sie die Frist etwa 14 Tage vor dem Termin fest. So bleiben rund 10 bis 12 Tage, um Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche, Namensschilder und Catering zu aktualisieren.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Firmenveranstaltung?: Planen Sie mindestens 90 Minuten für Raum, Registrierung, Buffet und Technik ein. Bei Beamer, Mikrofon und Lautsprechern sollten Sie zusätzlich 30 Minuten für einen Funktionstest einrechnen.
Wann sollte man Präsentationen für eine Firmenveranstaltung sammeln?: Fordern Sie die Dateien spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung an. Speichern Sie alle Präsentationen auf einem Laptop und testen Sie die Verbindung zum Beamer noch vor dem Einlass.

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