Organiser une réunion d’entreprise, étape par étape

Une réunion d’entreprise réussie se prépare dans un ordre précis : cadrer les participants, réserver le lieu et les prestataires, puis verrouiller le programme et la logistique. Commence par établir la liste des invités et le format de la journée avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions, les régimes alimentaires et les besoins techniques doivent être suivis jusqu’à la dernière semaine. Le jour J, prévois une vérification du lieu, de la salle et du matériel avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des invités
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Réserver le catering
4
Réserver la technique
5
Concevoir les invitations
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Confirmer les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Confirmer les intervenants
11
Définir le programme
2 personnes
12
Rassembler les présentations
13
Créer des badges nominatifs
2 personnes
14
Mettre à jour les inscriptions
15
Transmettre la liste des régimes alimentaires
16
Imprimer le déroulé
17
Vérifier la liste des courses
18
Faire les courses
2 personnes
19
Récupérer les produits frais
2 personnes
20
Vérifier le lieu
2 personnes
21
Nettoyer l’espace
3 personnes
22
Installer les tables
3 personnes
23
Installer les chaises
3 personnes
24
Installer la table d'inscription
2 personnes
25
Préparer les badges nominatifs
26
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
27
Brancher le vidéoprojecteur
28
Tester les présentations
2 personnes
29
Tester le microphone
30
Tester la musique d’ambiance
31
Mettre les boissons au frais
2 personnes
32
Mettre en place le point café
2 personnes
33
Préparer les en-cas
3 personnes
34
Monter le buffet
3 personnes
35
Vérifier l’éclairage et la ventilation
36
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes

Événement

37
Accueillir les invités
3 personnes
38
Enregistrer la présence
3 personnes
39
Distribuer les badges
2 personnes
40
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
41
Servir des amuse-bouches
3 personnes
42
Assurer le mot de bienvenue
43
Animer les présentations
2 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
46
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
47
Animer la séance de questions-réponses
48
Servir les amuse-bouches
3 personnes
49
Ouvrir le buffet du dîner
2 personnes
50
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
51
Servir les repas diététiques
2 personnes
52
Récupérer la vaisselle
2 personnes
53
Servir le dessert
2 personnes
54
Fournir la musique
55
Vérifier les toilettes
56
Vider les poubelles
57
Distribuer les cadeaux d’adieu
2 personnes
58
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

59
Débarrasser le buffet
3 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Éteindre l’équipement
2 personnes
62
Rassembler le matériel de présentation
2 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
64
Retirer la décoration
2 personnes
65
Nettoyer le lieu
3 personnes
66
Évacuer les déchets
2 personnes
67
Vérifier les stocks
68
Retourner les matériels
2 personnes
69
Rassembler les objets trouvés
70
Archiver la liste de présence
71
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 65
Assiettes à dessertqté 65
Tasses à caféqté 65
Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 70
Cuillères à caféqté 65
Fourchettes de tableqté 65
Couteaux à dînerqté 65
Louchesqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Micro sans fil
Haut-parleursqté 2
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Supports de badges nominatifsqté 60
Guirlandesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balais à main et pellesqté 2
Sets de serpillièreqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu, le traiteur et la technique dès que la date est fixée : ces trois éléments conditionnent la capacité, les repas et les présentations. Garde une confirmation écrite pour chacun.
Envoie les invitations avec une date limite d’inscription située environ 10 à 14 jours avant la réunion. Tu auras ainsi le temps de confirmer les participants, les intervenants et les besoins alimentaires.
Prépare le programme avant de rassembler les présentations. Demande les supports au plus tard 5 jours avant l’événement et teste le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles HDMI et le micro la veille.
Transmets au traiteur la liste des régimes alimentaires après la dernière mise à jour des inscriptions, idéalement 3 à 5 jours avant la réunion. Prévois aussi un exemplaire imprimé du déroulé pour l’équipe sur place.
Installe la table d’inscription, les badges, les tables, les chaises et le buffet avant l’arrivée du premier participant. Vérifie les rallonges, multiprises, machines à café, verres et assiettes pendant cette même inspection.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une réunion d’entreprise ?: Prévois au minimum 4 à 6 semaines pour une réunion avec lieu, traiteur, intervenants et équipement technique. Commence par les réservations, puis fixe une échéance d’inscription 10 à 14 jours avant la date.
Quand envoyer les invitations pour une réunion d’entreprise ?: Envoie-les environ 3 à 4 semaines avant la réunion. Fixe une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant afin de confirmer les effectifs, les badges et les régimes alimentaires.
Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?: Transmets le nombre final de participants et les régimes alimentaires 3 à 5 jours avant l’événement, sauf délai différent imposé par le traiteur. Mets à jour la liste après chaque modification tardive.
Quand tester le matériel de présentation ?: Teste le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, les câbles HDMI, le micro et les haut-parleurs la veille. Le jour J, fais un second contrôle au moins 60 minutes avant l’arrivée des participants.

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