Cómo organizar una reunión de empresa sin imprevistos
Una reunión de empresa se organiza mejor empezando por el objetivo y el número real de asistentes. Primero cierra la lista de invitados, el lugar, el catering y la parte técnica; después fija el programa y abre las inscripciones. Las preferencias dietéticas, las presentaciones y los nombres de los asistentes requieren seguimiento, no solo una revisión final. Durante las últimas 24 horas, comprueba la sala, prepara el registro y verifica que el proyector, los cables y el sonido funcionen juntos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Elaborar la lista de invitados
2 personas
- 2
Reservar el lugar
- 3
Reservar el catering
- 4
Reservar técnica
- 5
Diseñar invitaciones
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Gestionar inscripciones
2 personas
- 8
Confirmar inscripciones
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Confirmar ponentes
- 11
Fijar el programa
2 personas
- 12
Recopilar las presentaciones
- 13
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
- 14
Actualizar inscripciones
- 15
Pasar la lista de dietas
- 16
Imprimir el plan de trabajo
- 17
Comprobar la lista de la compra
- 18
Hacer la compra
2 personas
- 19
Recoger productos frescos
2 personas
- 20
Comprobar el lugar
2 personas
- 21
Limpiar el espacio
3 personas
- 22
Montar mesas
3 personas
- 23
Colocar las sillas
3 personas
- 24
Montar la mesa de registro
2 personas
- 25
Preparar tarjetas con nombres
- 26
Preparar el espacio de presentación
2 personas
- 27
Conectar el proyector
- 28
Probar presentaciones
2 personas
- 29
Probar el micrófono
- 30
Probar la música de fondo
- 31
Enfriar las bebidas
2 personas
- 32
Montar el punto de café
2 personas
- 33
Preparar los aperitivos
3 personas
- 34
Montar el buffet
3 personas
- 35
Comprobar la iluminación y la ventilación
- 36
Instruir al equipo de registro
2 personas
Evento
- 37
Recibir a los invitados
3 personas
- 38
Registrar la asistencia
3 personas
- 39
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
- 40
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
- 41
Servir aperitivos
3 personas
- 42
Dar la bienvenida
- 43
Coordinar presentaciones
2 personas
- 44
Rellenar las bebidas
2 personas
- 45
Reponer café y té
2 personas
- 46
Reponer los aperitivos del descanso
2 personas
- 47
Moderar la ronda de preguntas
- 48
Servir aperitivos
3 personas
- 49
Abrir el bufé de la cena
2 personas
- 50
Reponer el buffet de cena
3 personas
- 51
Servir comidas especiales
2 personas
- 52
Recoger la vajilla
2 personas
- 53
Servir el postre
2 personas
- 54
Proporcionar la música
- 55
Comprobar los baños
- 56
Vaciar los contenedores de basura
- 57
Repartir los obsequios de despedida
2 personas
- 58
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 59
Vaciar el buffet
3 personas
- 60
Lavar la vajilla
3 personas
- 61
Apagar el equipo
2 personas
- 62
Reunir materiales de presentación
2 personas
- 63
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 64
Retirar la decoración
2 personas
- 65
Limpiar el lugar
3 personas
- 66
Retirar los residuos
2 personas
- 67
Comprobar el inventario
- 68
Devolver los materiales
2 personas
- 69
Recoger objetos perdidos
- 70
Archivar la lista de asistencia
- 71
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 3
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platos de cenacant. 65
- Platos de postrecant. 65
- Tazas de cafécant. 65
- Vasos para aguacant. 80
- Copas de vinocant. 70
- Cucharillas de cafécant. 65
- Tenedores de cenacant. 65
- Cuchillos para cenacant. 65
- Cucharonescant. 12
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cables HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Micrófono inalámbrico
- Altavocescant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Neveras portátilescant. 4
Decoración
- Mantelescant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Portanombrescant. 60
- Guirnaldascant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
Limpieza
- Papelelerascant. 6
- Escobillas y recogedorescant. 2
- Fregonascant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Empieza con una cifra provisional de asistentes y actualízala en cada revisión. Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes para poder pasar al catering la lista definitiva de dietas y ajustar mesas, sillas y vajilla.
- Reserva el lugar, el catering y la técnica antes de diseñar las invitaciones. Si falta el proyector, la pantalla, el micrófono o los cables adecuados, el programa puede quedar cerrado pero ser imposible de ejecutar.
- Fija el programa al menos 7 días antes y pide las presentaciones con 48 horas de margen. Guarda todos los archivos en un portátil y prueba cada presentación con el proyector y la pantalla que usarás en la sala.
- Prepara el registro el día anterior: tarjetas con nombres, lista de asistentes y material de trabajo. Coloca la mesa de registro cerca de la entrada y deja un sistema claro para anotar cambios de última hora.
- Haz una comprobación de la sala entre 2 y 3 horas antes de recibir al primer invitado. Revisa la disposición de mesas y sillas, los manteles, la zona de buffet, las máquinas de café, las bebidas frías y los alargadores para que no queden cables atravesando el paso.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una reunión de empresa?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes si necesitas reservar lugar, catering y técnica. Deja cerrados el programa y los ponentes 7 días antes, y confirma asistentes y dietas entre 3 y 5 días antes.
- ¿Cuándo se deben enviar las invitaciones a una reunión de empresa?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la fecha prevista. Pide una respuesta como máximo 5 días antes, de modo que todavía tengas tiempo para confirmar el catering, las tarjetas con nombres y la distribución de la sala.
- ¿Cuánto catering calcular para una reunión de empresa?
- Para una reunión de medio día, calcula una bebida de bienvenida, café o té durante la pausa y una comida por persona. Añade entre un 5 % y un 10 % de margen y entrega al catering la lista de preferencias dietéticas al menos 3 días antes.
- ¿Cuándo hay que probar la técnica de una reunión de empresa?
- Haz una prueba completa entre 2 y 3 horas antes de la llegada de los asistentes. Conecta el portátil, el proyector, la pantalla, los cables HDMI, el micrófono y los altavoces, y comprueba también que haya alargadores y regletas suficientes.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!