Zo organiseer je een bedrijvenbeurs zonder losse eindjes

Begin een bedrijvenbeurs niet met de uitnodiging, maar met het deelnemersprofiel, de capaciteit van de locatie en de gewenste standindeling. Daarna leg je de volgorde vast: bedrijven werven, aanmelden, standplaatsen toewijzen en pas dan bezoekers uitnodigen. Vraag techniek, dieetwensen en bedrijfsgegevens vroeg uit; die informatie ontbreekt vaak wanneer printwerk en badges al klaar moeten zijn. Plan bovendien een aparte controle voor vergunningen, leveranciers en de beursdag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Deelnemersprofiel bepalen
2 personen
3
Bedrijven uitnodigen
2 personen
4
Beursplattegrond maken
2 personen
5
Standplaatsen toewijzen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Sponsoren benaderen
2 personen
9
Catering vaststellen
2 personen
10
Techniekbehoefte uitvragen
2 personen
11
Vergunningen controleren
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Bezoekersbevestiging versturen
2 personen
15
Bedrijfsgegevens controleren
2 personen
16
Naambadges ontwerpen
17
Bewegwijzering ontwerpen
18
Programma opstellen
2 personen
19
Leveranciers bevestigen
20
Promotieberichten plaatsen
2 personen
21
Printwerk voorbereiden
2 personen
22
Beursmaterialen verzamelen
2 personen
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Catering voorbereiden
3 personen
25
Naambadges sorteren
2 personen
26
Registratielijst afdrukken
27
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
28
Standwanden plaatsen
4 personen
29
Stands nummeren
2 personen
30
Stroompunten aansluiten
2 personen
31
Verlichting ophangen
2 personen
32
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
33
Registratiebalie inrichten
2 personen
34
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Presentatiemateriaal testen
2 personen

Event

37
Standhouders ontvangen
3 personen
38
Standhouders aanmelden
2 personen
39
Laatste standcontrole uitvoeren
2 personen
40
Bezoekers registreren
3 personen
41
Naambadges uitdelen
2 personen
42
Bezoekers wegwijs maken
2 personen
43
Standhouders ondersteunen
2 personen
44
Koffie en thee serveren
2 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Buffet schoonhouden
2 personen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Toiletten controleren
50
Programma aankondigen
51
Netwerkmoment begeleiden
2 personen
52
Fotomoment begeleiden
53
Laatste ronde aankondigen
54
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

55
Standhouders afmelden
2 personen
56
Standmaterialen verzamelen
4 personen
57
Standwanden demonteren
4 personen
58
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
59
Overgebleven catering verpakken
2 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Afval sorteren
2 personen
62
Locatie schoonmaken
4 personen
63
Stroom uitschakelen
64
Gevonden voorwerpen verzamelen
65
Materialen terugbrengen
2 personen
66
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
67
Bezoekersbedankje versturen
2 personen
68
Standhouders bedanken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Expositietafelsaantal 30
Bezoekersstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Registratietafel
Buffettafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Kapstokkenaantal 4
Standwandenaantal 30
Tafelkledenaantal 30

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 150
Dessertbordjesaantal 120
Koffielepelsaantal 120
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerplankenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Tangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Koelelementenaantal 24

Apparatuur

Laptopaantal 2
Presentatieschermenaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
Verdeelstekkersaantal 12
Verlengkabelsaantal 12
Powerbanksaantal 6
Microfoon
Kassaladesaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Portofoonsaantal 6

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 8
Staande lampenaantal 6

Decoratie

Bedrijfsnaambordenaantal 30
Richtingbordenaantal 12
Rolbannersaantal 6
Bloemstukkenaantal 8
Tafelbordjesaantal 30

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Registratie

Naambadgesaantal 180
Badgehoudersaantal 180
Lanyardsaantal 180
Pennensetsaantal 12
Registratiebakkenaantal 4
Bezoekersformulierenaantal 200

Communicatie

Programmafoldersaantal 200
Bedrijvengidsenaantal 200
Evaluatiekaartenaantal 150
Flyersaantal 500
Plakbandaantal 12
Schaarsetsaantal 6
Permanentmarkersaantal 24
Kleefgumaantal 12

Veiligheid

Kabelmattenaantal 20
Antislipmattenaantal 12
Zaklampenaantal 4
Reflecterende hesjesaantal 8

Verpakking

Opbergkrattenaantal 20
Dozenaantal 20
Etikettenaantal 200

Tips

Maak eerst een beursplattegrond met expositietafels, standwanden, bezoekersstoelen en een registratietafel. Houd bij elke stand ruimte vrij voor looproutes en controleer of presentatieschermen en HDMI-kabels logisch bij de stroompunten staan.
Open het aanmeldformulier zodra de locatie en het deelnemersprofiel vaststaan. Vraag daarin direct bedrijfsnaam, contactpersoon, standbehoefte, techniek en dieetwensen uit; zo hoef je later niet tientallen losse e-mails te herstellen.
Wacht met naambadges en bewegwijzering tot de bedrijfsgegevens zijn gecontroleerd. Sorteer de badges per deelnemer of bedrijf en leg een kleine reserve klaar voor last-minute wijzigingen op de registratietafel.
Bevestig leveranciers en catering uiterlijk enkele dagen voor de beurs. Controleer daarna aantallen servies, koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, afvalbakken en koelboxen; vooral stroomverdeling en koeling worden vaak te laat nagekeken.
Stuur bezoekersbevestigingen met datum, aanvangstijd, route en programma zodra de aanmeldingen zijn verwerkt. Zet promotieberichten niet pas in de laatste week in: bedrijven en bezoekers hebben tijd nodig om hun deelname in te plannen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bedrijvenbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met de locatie, het deelnemersprofiel en de sponsorbenadering. Reserveer de laatste 2 weken voor bevestigingen, printwerk, materiaalcontrole en het verwerken van wijzigingen.
Wanneer moet ik bedrijven uitnodigen voor een bedrijvenbeurs?: Nodig bedrijven ongeveer 10 tot 12 weken voor de beurs uit, zodra locatie, doelgroep en standcapaciteit duidelijk zijn. Geef minimaal 3 weken inschrijftijd en plan daarna tijd voor het controleren van bedrijfsgegevens en het toewijzen van standplaatsen.
Hoeveel techniek moet ik uitvragen bij beursdeelnemers?: Vraag per bedrijf uiterlijk 4 weken vooraf of een laptop, presentatiescherm, HDMI-kabel, verdeelstekker of extra stroompunt nodig is. Noteer dit per stand op de plattegrond, zodat je opbouwteam niet op de beursdag hoeft te improviseren.
Wanneer moet de catering voor een bedrijvenbeurs definitief zijn?: Leg de catering uiterlijk 2 weken vooraf vast en verzamel dieetwensen voordat je de aantallen bevestigt. Controleer 1 tot 2 dagen voor de beurs of koffie, water, servies, koelboxen en serveermaterialen compleet zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.