Bedrijvenbeurs organiseren: checklist en planning

Een bedrijvenbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen stands en uitnodigingen. Je regelt tegelijk de deelnemers, standindeling, bezoekersregistratie, techniek, catering en bewegwijzering. Begin met de locatie en het deelnemersprofiel, zodat je weet hoeveel standplaatsen, stoelen en presentatieschermen nodig zijn. Daarna werk je toe naar een complete beursplattegrond, bevestigde leveranciers en gecontroleerde bedrijfsgegevens. Met deze checklist houd je de volgorde aan en voorkom je dat naambadges, dieetwensen of HDMI-kabels pas op de beursdag aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Deelnemersprofiel bepalen
2 personen
Bedrijven uitnodigen
2 personen
Beursplattegrond maken
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Sponsoren benaderen
2 personen
Catering vaststellen
2 personen
Techniekbehoefte uitvragen
2 personen
Vergunningen controleren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bezoekersbevestiging versturen
2 personen
Bedrijfsgegevens controleren
2 personen
Naambadges ontwerpen
Bewegwijzering ontwerpen
Programma opstellen
2 personen
Leveranciers bevestigen
Promotieberichten plaatsen
2 personen
Printwerk voorbereiden
2 personen
Beursmaterialen verzamelen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Naambadges sorteren
2 personen
Registratielijst afdrukken
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Standwanden plaatsen
4 personen
Stands nummeren
2 personen
Stroompunten aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Presentatiemateriaal testen
2 personen

Event

Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders aanmelden
2 personen
Laatste standcontrole uitvoeren
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Bezoekers wegwijs maken
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Programma aankondigen
Netwerkmoment begeleiden
2 personen
Fotomoment begeleiden
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Standhouders afmelden
2 personen
Standmaterialen verzamelen
4 personen
Standwanden demonteren
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Overgebleven catering verpakken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Stroom uitschakelen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen terugbrengen
2 personen
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
Bezoekersbedankje versturen
2 personen
Standhouders bedanken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Expositietafelsaantal 30
Bezoekersstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Registratietafel
Buffettafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Kapstokkenaantal 4
Standwandenaantal 30
Tafelkledenaantal 30

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 150
Dessertbordjesaantal 120
Koffielepelsaantal 120
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerplankenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Tangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Koelelementenaantal 24

Apparatuur

Laptopaantal 2
Presentatieschermenaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
Verdeelstekkersaantal 12
Verlengkabelsaantal 12
Powerbanksaantal 6
Microfoon
Kassaladesaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Portofoonsaantal 6

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 8
Staande lampenaantal 6

Decoratie

Bedrijfsnaambordenaantal 30
Richtingbordenaantal 12
Rolbannersaantal 6
Bloemstukkenaantal 8
Tafelbordjesaantal 30

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Registratie

Naambadgesaantal 180
Badgehoudersaantal 180
Lanyardsaantal 180
Pennensetsaantal 12
Registratiebakkenaantal 4
Bezoekersformulierenaantal 200

Communicatie

Programmafoldersaantal 200
Bedrijvengidsenaantal 200
Evaluatiekaartenaantal 150
Flyersaantal 500
Plakbandaantal 12
Schaarsetsaantal 6
Permanentmarkersaantal 24
Kleefgumaantal 12

Veiligheid

Kabelmattenaantal 20
Antislipmattenaantal 12
Zaklampenaantal 4
Reflecterende hesjesaantal 8

Verpakking

Opbergkrattenaantal 20
Dozenaantal 20
Etikettenaantal 200

Tips

Reserveer de locatie voordat je bedrijven uitnodigt. Leg direct vast hoeveel expositietafels, standwanden, bezoekersstoelen en aansluitpunten beschikbaar zijn en teken daarna de beursplattegrond.
Open het aanmeldformulier zodra de uitnodigingen uitgaan en geef deelnemers een vaste reactietermijn, bijvoorbeeld 14 dagen. Vraag meteen bedrijfsgegevens, techniekbehoefte en dieetwensen uit.
Controleer de standindeling minstens één week vooraf. Wijs standplaatsen toe, controleer de namen op de naambadges en stuur bezoekersbevestigingen met programma, route en aankomsttijd.
Test alle presentatieschermen, laptops en HDMI-kabels uiterlijk de dag voor de beurs. Leg per stand een verdeelstekker klaar en wijs één persoon aan voor technische problemen.
Plan registratie en catering als aparte werkstromen. Zet de registratietafel minimaal 30 minuten voor opening klaar, sorteer de naambadges op alfabet en controleer koffie, water, servies en afvalbakken voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bedrijvenbeurs organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met de locatie, het deelnemersprofiel en de uitnodigingen. Reserveer de laatste 2 weken voor aanmeldingen verwerken, bedrijfsgegevens controleren, printwerk en technische tests.
Wanneer moet ik bedrijven uitnodigen voor een bedrijvenbeurs?: Stuur de eerste uitnodiging ongeveer 10 weken voor de beurs en geef bedrijven 14 dagen om te reageren. Verstuur daarna een herinnering en sluit de standtoewijzing uiterlijk 4 weken vooraf.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een bedrijvenbeurs?: Reken voor een beurs met meerdere stands op minimaal 3 uur opbouwtijd. Zet tafels, standwanden, bewegwijzering en registratie eerst klaar; test daarna schermen, laptops en kabels.
Wanneer maak ik de naambadges en bezoekersbevestigingen?: Verzamel aanmeldingen tot ongeveer 10 dagen voor de beurs en controleer daarna alle bedrijfsgegevens. Ontwerp en sorteer de naambadges uiterlijk 2 werkdagen vooraf en verstuur de bezoekersbevestiging zodra programma en route definitief zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.