Organiser un salon des entreprises, étape par étape

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Commencez par réserver le lieu et définir le profil des participants avant d’inviter les entreprises. Vous saurez ainsi combien de stands, de chaises et de places de stationnement prévoir.
• Ouvrez le formulaire d’inscription dès que les invitations partent et demandez les coordonnées de l’entreprise, le nom des participants et les besoins techniques. Fixez une date limite au moins 10 jours avant le salon.
• Dessinez le plan du salon avant d’attribuer les emplacements. Gardez un accès dégagé entre les tables d’exposition, prévoyez une table d’inscription près de l’entrée et placez le buffet à distance des stands.
• Relancez les exposants qui n’ont pas transmis leurs données ou leurs besoins au plus tard deux semaines avant l’événement. Sans ces informations, les badges nominatifs, la signalétique et les branchements risquent d’être incomplets.
• Préparez l’accueil la veille : triez les badges par ordre alphabétique, testez les écrans et les câbles HDMI, puis installez les multiprises. Comptez aussi les tasses, verres et assiettes en fonction du nombre confirmé de participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon des entreprises ?

Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les 2 premières semaines servent à réserver le lieu et définir le format, puis les inscriptions et la logistique se construisent progressivement jusqu’à la confirmation finale 7 à 10 jours avant le salon.

Quand faut-il envoyer les invitations aux entreprises ?

Envoyez-les 6 à 8 semaines avant la date prévue, avec un formulaire d’inscription et une date limite claire. Une relance 2 à 3 semaines avant permet de compléter la liste des exposants et des visiteurs.

Quand créer le plan des stands d’un salon ?

Préparez une première version dès que vous connaissez la capacité de la salle et le nombre prévisionnel d’entreprises. Finalisez les emplacements environ 3 semaines avant l’événement, après avoir recueilli les contraintes techniques.

Combien de temps avant faut-il préparer les badges et la signalétique ?

Faites une première vérification des données 10 jours avant, puis imprimez les badges et les supports 2 à 3 jours avant le salon. Gardez quelques badges vierges pour les changements de dernière minute.

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