Eine Firmenmesse von der Planung bis zum Messetag organisieren
Eine Firmenmesse braucht zuerst ein klares Teilnehmerprofil und einen realistischen Messeplan. Reservieren Sie die Location, bevor Sie Unternehmen einladen, und legen Sie früh fest, wie viele Standplätze, Sitzplätze und Stromanschlüsse benötigt werden. Danach folgen Anmeldungen, Firmendaten, Technik, Catering und Besucherkommunikation in fester Reihenfolge. Viele Probleme entstehen, weil Namensschilder, Beschilderung oder HDMI-Kabel erst kurz vor dem Aufbau geprüft werden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Teilnehmerprofil festlegen
2 Personen
- 3
Unternehmen einladen
2 Personen
- 4
Messeplan erstellen
2 Personen
- 5
Standplätze zuweisen
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldeformular öffnen
- 8
Sponsoren ansprechen
2 Personen
- 9
Catering festlegen
2 Personen
- 10
Technikbedarf abfragen
2 Personen
- 11
Genehmigungen prüfen
- 12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 13
Ernährungswünsche erfassen
- 14
Besucherbestätigung versenden
2 Personen
- 15
Firmendaten prüfen
2 Personen
- 16
Namensschilder gestalten
- 17
Beschilderung entwerfen
- 18
Programm erstellen
2 Personen
- 19
Lieferanten bestätigen
- 20
Werbebeiträge veröffentlichen
2 Personen
- 21
Drucksachen vorbereiten
2 Personen
- 22
Messematerialien einsammeln
2 Personen
- 23
Einkaufen gehen
2 Personen
- 24
Catering vorbereiten
3 Personen
- 25
Namensschilder sortieren
2 Personen
- 26
Registrierungsliste drucken
- 27
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
- 28
Standwände aufstellen
4 Personen
- 29
Stände nummerieren
2 Personen
- 30
Stromanschlüsse anschließen
2 Personen
- 31
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
- 32
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 33
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 34
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 35
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 36
Präsentationsmaterial testen
2 Personen
Event
- 37
Aussteller empfangen
3 Personen
- 38
Ausstellende anmelden
2 Personen
- 39
Letzte Standkontrolle durchführen
2 Personen
- 40
Besucher registrieren
3 Personen
- 41
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 42
Besucher orientieren
2 Personen
- 43
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
- 44
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 45
Snacks servieren
3 Personen
- 46
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 47
Buffet sauber halten
2 Personen
- 48
Mülleimer leeren
2 Personen
- 49
Toiletten kontrollieren
- 50
Programm ankündigen
- 51
Networking begleiten
2 Personen
- 52
Fotomoment begleiten
- 53
Letzte Runde ankündigen
- 54
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 55
Aussteller abmelden
2 Personen
- 56
Standmaterial sammeln
4 Personen
- 57
Standwände abbauen
4 Personen
- 58
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 59
Übrig gebliebenes Catering verpacken
2 Personen
- 60
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 61
Abfall trennen
2 Personen
- 62
Location reinigen
4 Personen
- 63
Strom ausschalten
- 64
Fundsachen sammeln
- 65
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 66
Gemietete Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 67
Dankeschön an Besucher senden
2 Personen
- 68
Aussteller bedanken
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- AusstellungstischeAnz. 30
- Besucher-StühleAnz. 80
- BarhockerAnz. 12
- Registrierungstisch
- BuffetischeAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 8
- KleiderständerAnz. 4
- StandwändeAnz. 30
- TischdeckenAnz. 30
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- WassergläserAnz. 150
- WeingläserAnz. 120
- TellerAnz. 150
- DesserttellerAnz. 120
- KaffeelöffelAnz. 120
- GabelnAnz. 150
- MesserAnz. 150
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 6
- ServierbretterAnz. 8
- ServierschalenAnz. 12
- ZangenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
- KühlelementeAnz. 24
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- PräsentationsbildschirmeAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 4
- SteckdosenleistenAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 12
- PowerbanksAnz. 6
- Mikrofon
- KassenladeAnz. 2
- KartenlesegeräteAnz. 2
- FunkgeräteAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 8
- StehlampenAnz. 6
Dekoration
- FirmenschilderAnz. 30
- RichtungsschilderAnz. 12
- Roll-Up-BannerAnz. 6
- BlumenarrangementsAnz. 8
- TischschilderAnz. 30
Reinigung
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesenAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Registrierung
- NamensschilderAnz. 180
- BadgehalterAnz. 180
- LanyardsAnz. 180
- StiftesetsAnz. 12
- RegistrierungsboxenAnz. 4
- BesucherformulareAnz. 200
Kommunikation
- ProgrammhefteAnz. 200
- FirmenverzeichnisseAnz. 200
- BewertungskartenAnz. 150
- FlyerAnz. 500
- KlebebandAnz. 12
- Scheren-SetsAnz. 6
- PermanentmarkerAnz. 24
- KlebestiftAnz. 12
Sicherheit
- KabelmattenAnz. 20
- Rutschfeste MattenAnz. 12
- TaschenlampenAnz. 4
- WarnwestenAnz. 8
Verpackung
- AufbewahrungsboxenAnz. 20
- KartonsAnz. 20
- EtikettenAnz. 200
Tipps
- Beginnen Sie mit dem Teilnehmerprofil und der erwarteten Besucherzahl. Daraus ergeben sich Standflächen, Ausstellungstische, Besucher-Stühle, Barhocker und die Größe von Registrierung und Buffet.
- Erstellen Sie den Messeplan, bevor Sie Standplätze zuweisen. Markieren Sie Standwände, Laufwege, Registrierungstisch, Buffetische, Abfallbehälter sowie Stromanschlüsse für Laptops und Präsentationsbildschirme.
- Öffnen Sie das Anmeldeformular erst, wenn die wichtigsten Angaben feststehen: Firmendaten, Standbedarf, Technikbedarf und Ernährungswünsche. Prüfen Sie die Anmeldungen laufend und verschicken Sie die Besucherbestätigung nicht erst am Vortag.
- Planen Sie Catering und Getränke nach der Gästezahl. Für Kaffee brauchen Sie neben Kaffeemaschinen auch Kaffeetassen, Kaffeelöffel und Thermoskannen; für Wasser und Wein gehören Wassergläser beziehungsweise Weingläser, Kühlboxen und Kühlelemente in die Mengenplanung.
- Testen Sie die Technik mindestens einen Werktag vor dem Aufbau. Prüfen Sie Laptop, Präsentationsbildschirme, HDMI-Kabel und Steckdosenleisten gemeinsam und sortieren Sie Namensschilder, Beschilderung und Drucksachen nach Stand oder Programmpunkt.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Firmenmesse organisieren?
- Starten Sie idealerweise 12 bis 16 Wochen vorher. Die Location, das Teilnehmerprofil und der Messeplan sollten in den ersten zwei Wochen stehen, damit Einladungen und Sponsorenansprache rechtzeitig beginnen.
- Wann sollte man Unternehmen zu einer Firmenmesse einladen?
- Versenden Sie die Einladungen etwa 10 bis 12 Wochen vor dem Termin. Lassen Sie das Anmeldeformular mindestens 4 Wochen geöffnet und planen Sie danach noch 7 bis 10 Tage für die Prüfung der Firmendaten ein.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Firmenmesse?
- Planen Sie für eine kleine bis mittlere Firmenmesse mindestens 4 bis 6 Stunden Aufbauzeit ein. Standwände, Tische, Beschilderung, Registrierung, Technik und Catering sollten spätestens 60 Minuten vor dem Einlass einsatzbereit sein.
- Wann müssen Namensschilder und Besucherbestätigungen fertig sein?
- Verschicken Sie die Besucherbestätigung 7 bis 10 Tage vorher. Gestalten und sortieren Sie die Namensschilder spätestens 2 Werktage vor der Messe, damit fehlende oder fehlerhafte Angaben noch korrigiert werden können.
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