Cómo organizar una feria empresarial sin perder el control

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Empieza por reservar el lugar y definir cuántas empresas y visitantes puede recibir. Deja margen para la mesa de registro, las zonas de paso, el buffet y los puestos, porque un plano demasiado ajustado complica el montaje.
• Abre la inscripción cuando ya tengas definidos el perfil de los participantes y los espacios disponibles. Pide los datos de la empresa y las preferencias dietéticas desde el formulario, en lugar de perseguir esa información por correo después.
• Cierra el plano antes de asignar los puestos y comunicar la ubicación a cada empresa. Comprueba que cada espacio tenga acceso a las regletas, los cables HDMI o las pantallas que necesite, y anota esas necesidades por escrito.
• Confirma permisos, proveedores y catering con antelación suficiente para corregir cambios. La confirmación a visitantes debería incluir horario, acceso, programa y cualquier indicación práctica, no solo la fecha de la feria.
• Haz una revisión física del material antes del día del evento: mesas de exposición, sillas, paredes para stands, acreditaciones, señalización, vajilla y equipos. Cuenta también cables, regletas, termos, máquinas de café y acumuladores de frío; son objetos pequeños que suelen faltar cuando ya ha empezado el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria empresarial?

Empieza al menos 8 semanas antes si habrá varios expositores, patrocinadores y catering. Reserva el lugar y define el perfil de participantes al principio; deja cerrados el plano, los permisos y los proveedores como muy tarde 2 semanas antes.

¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una feria empresarial?

Abre el formulario cuando estén confirmados el lugar, el perfil de los asistentes y los espacios disponibles, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Cierra o revisa las inscripciones entre 7 y 10 días antes para preparar acreditaciones, catering y datos de empresa.

¿Qué información pedir a las empresas expositoras?

Pide el nombre y los datos de la empresa, la persona de contacto, sus necesidades técnicas y el material que llevarán. Recoge esta información al inscribirse y verifica los datos entre 10 y 14 días antes de la feria.

¿Cuándo hay que confirmar el catering y las necesidades técnicas?

Confirma el catering y las necesidades técnicas al menos 2 semanas antes. Usa el número actualizado de inscritos y las preferencias dietéticas; vuelve a comprobar las cantidades y conexiones durante la semana previa.

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