Een bedrijfsborrel organiseren: zo pak je het aan

Begin een bedrijfsborrel niet met hapjes of decoratie, maar met de datum, locatie, het budget en een realistische gastenlijst. Daarna werk je in vaste volgorde: nodig mensen uit, verwerk aanmeldingen en dieetwensen, regel catering en dranken en leg leveringen vast. Plan de opbouw zo dat gekoelde dranken, buffet, koffie en techniek pas op het juiste moment klaarstaan. De laatste controle draait vooral om aantallen, stroom, glazen en een duidelijke ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Budget en gastenlijst vaststellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
7
Dranken en boodschappen plannen
2 personen
8
Leveringen en reserveringen maken
9
Definitieve gastenlijst maken
10
Dieetlijst aan keuken geven
11
Programma en welkom voorbereiden
12
Muziekselectie samenstellen
13
Naamkaartjes voorbereiden
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
16
Hapjes voorbereiden
3 personen
17
Groenten en fruit snijden
2 personen
18
Dips en sauzen klaarzetten
19
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
21
Buffettafels opstellen
2 personen
22
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
23
Decoratie ophangen
2 personen
24
Verlichting testen
25
Muziek en speaker testen
26
Naamkaartjes uitstallen
27
Hapjes op schalen leggen
3 personen
28
Dranken koud zetten
2 personen
29
Welkomstbalie inrichten
30
Locatie en toiletten controleren
2 personen

Event

31
Gasten ontvangen
2 personen
32
Welkomstdrankjes uitserveren
2 personen
33
Hapjes serveren
3 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Buffet aanvullen
2 personen
36
Koffie en thee serveren
2 personen
37
Afvalbakken legen
38
Vuile glazen verzamelen
2 personen
39
Afscheid en laatste ronde
2 personen

Nazorg

40
Etensresten veilig opbergen
2 personen
41
Servies en glazen afwassen
3 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
43
Decoratie verwijderen
2 personen
44
Apparatuur uitschakelen
45
Locatie grondig schoonmaken
3 personen
46
Afval afvoeren
2 personen
47
Voorraad terugbrengen
48
Geleende materialen retourneren
2 personen
49
Borg en emballage afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 6

Servies

Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Bierglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Karaffenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Mengkommenaantal 4
Maatbekersaantal 2
IJsblokbakkenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Tafeldecoratiesaantal 8
Naamkaartjesaantal 60

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Tafellampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 5
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk twee weken vooraf de datum, locatie, het budget en de eerste gastenlijst vast. Zo houd je nog tijd over om catering, dranken en eventuele leveringen bij te sturen.
Verzamel dieetwensen via de aanmelding en geef de definitieve lijst uiterlijk enkele dagen vooraf aan de keuken of cateraar. Zet allergieën niet alleen op losse briefjes, maar houd één actuele lijst bij.
Reken voor het eerste borreluur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en plan daarnaast water, koffie en thee. Controleer vooraf hoeveel glazen, karaffen en koelruimte beschikbaar zijn.
Maak het buffet ruim vóór ontvangst klaar: zet per gerecht een serveerschaal en serveertang neer en houd snijwerk, dips en sauzen apart tot het moment van uitserveren. Zo blijft het overzichtelijk en vers.
Test minstens 60 minuten voor binnenkomst de Bluetoothspeaker, verlichting en stroompunten. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar en controleer tegelijk tafels, stoelen, naamkaartjes en het koffiepunt.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een bedrijfsborrel organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie, budget en gastenlijst. Verstuur de uitnodiging daarna zo snel mogelijk, zodat je ongeveer 1 tot 2 weken voor de borrel een bruikbare tussenstand van de aanmeldingen hebt.
Hoeveel drank heb je nodig voor een bedrijfsborrel?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en voeg water toe voor de hele bijeenkomst. Stem de verdeling af op de duur en het tijdstip, en zorg dat gekoelde voorraad uiterlijk 1 tot 2 uur voor ontvangst beschikbaar is.
Wanneer moet je dieetwensen voor een bedrijfsborrel doorgeven?: Vraag dieetwensen direct mee bij de uitnodiging en sluit de inventarisatie ongeveer 7 dagen vooraf. Geef de definitieve lijst uiterlijk 3 dagen voor de borrel aan de keuken of cateraar, zodat alternatieven nog geregeld kunnen worden.
Hoeveel tijd heb je nodig om een bedrijfsborrel op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, buffettafels, servies, decoratie, koffie en drank. Reserveer daarnaast 60 minuten voor de eindcontrole en het testen van muziek, verlichting en stroom.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.