Organiser une fête d’entreprise sans rien laisser au hasard

Une fête d’entreprise réussie se prépare dans un ordre précis : fixer la date et le lieu, cadrer le budget, puis confirmer les participants et leurs besoins alimentaires. Prévoyez ensuite le traiteur, les boissons, le programme et l’accueil avant de passer à l’installation. Les oublis arrivent surtout dans les derniers jours : boissons pas assez fraîches, badges incomplets, matériel audio non testé ou vaisselle insuffisante. Ce plan vous aide à avancer étape par étape jusqu’à l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Définir le budget et la liste des invités
2 personnes
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
7
Planifier les boissons et les courses
2 personnes
8
Effectuer les livraisons et les réservations
9
Établir la liste définitive des invités
10
Transmettre la liste des régimes à la cuisine
11
Préparer le programme et l’accueil
12
Composer la sélection musicale
13
Préparer les badges nominatifs
14
Faire les courses
2 personnes
15
Stocker les boissons au frais
2 personnes
16
Préparer les en-cas
3 personnes
17
Couper les fruits et légumes
2 personnes
18
Préparer les dips et les sauces
19
Installer le point café et thé
2 personnes
20
Installer les tables et les chaises
3 personnes
21
Installer les tables de buffet
2 personnes
22
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes
23
Installer la décoration
2 personnes
24
Tester l’éclairage
25
Tester la musique et les haut-parleurs
26
Disposer les badges nominatifs
27
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
28
Mettre les boissons au frais
2 personnes
29
Installer le bureau d’accueil
30
Vérifier le lieu et les toilettes
2 personnes

Événement

31
Accueillir les invités
2 personnes
32
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
33
Servir des amuse-bouches
3 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
35
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
36
Servir le café et le thé
2 personnes
37
Vider les poubelles
38
Rassembler les verres sales
2 personnes
39
Départ et dernier tour
2 personnes

Suivi

40
Conserver les restes alimentaires en toute sécurité
2 personnes
41
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
42
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
43
Retirer la décoration
2 personnes
44
Éteindre l’équipement
45
Nettoyer le lieu en profondeur
3 personnes
46
Évacuer les déchets
2 personnes
47
Rapporter le stock
48
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
49
Gérer la consigne et le retour des emballages

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 55
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 6

Vaisselle

Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Verres à bièreqté 60
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Carafesqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Enceinte Bluetooth
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 2
Bacs à glaçonsqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 8
Décorations de tableqté 8
Badges nominatifsqté 60

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de tableqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 5
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu, le budget et la liste des invités. Envoyez les invitations assez tôt pour disposer d’une liste exploitable et relancez les personnes qui n’ont pas répondu avant de commander le traiteur.
Arrêtez les inscriptions plusieurs jours avant la fête afin de transmettre à la cuisine une liste définitive des régimes alimentaires. Utilisez cette même liste pour préparer les badges nominatifs et organiser l’accueil.
Calculez les quantités de catering à partir du nombre confirmé, puis ajoutez une marge pour les portions imprévues. Prévoyez aussi séparément les boissons, les glaçons, les en-cas, le café et le thé : ces postes sont souvent oubliés dans le budget initial.
Mettez les boissons au frais suffisamment tôt et vérifiez que les glacières, carafes, verres à eau, à vin et à bière sont disponibles en nombre. Installez le point café avec les machines, les bouilloires et les tasses avant l’arrivée des invités.
Réservez un créneau d’installation distinct de celui de l’accueil. Montez les tables, les chaises et le buffet, puis testez l’éclairage, les rallonges, les multiprises, l’enceinte et la musique avant le jour J plutôt qu’au moment où les premiers invités entrent.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une fête d’entreprise ?: Fixez la date et le lieu plusieurs semaines à l’avance, surtout si vous devez réserver du mobilier, du matériel ou un traiteur. Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement pour confirmer les quantités et les régimes alimentaires.
Quand envoyer les invitations pour une fête d’entreprise ?: Envoyez-les dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement plusieurs semaines avant la fête. Prévoyez une date limite de réponse et une relance avant de commander les boissons et le catering.
Combien de boissons prévoir par personne ?: Pour la première heure, comptez environ deux à trois boissons par personne, puis une à deux par heure selon la durée et le type de fête. Ajoutez de l’eau, des boissons sans alcool et des glaçons, et gardez une réserve au frais.
Quand préparer la salle et tester la musique ?: Installez la salle le jour même avec un créneau d’au moins deux heures avant l’accueil si le mobilier et la décoration sont déjà disponibles. Testez l’enceinte, les haut-parleurs, les rallonges et l’éclairage avant l’arrivée des invités.

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