Cómo organizar un cóctel de empresa sin improvisar
Un cóctel de empresa funciona mejor cuando se planifica hacia atrás desde la hora de llegada de los invitados. Primero se cierran fecha, ubicación, presupuesto e invitados; después se concretan las necesidades de catering, bebidas y dietas. En los últimos días se confirman entregas, reservas y la lista definitiva. El día del cóctel, el montaje, la refrigeración y las pruebas técnicas deben quedar resueltos antes de recibir al primer invitado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Establecer presupuesto y lista de invitados
2 personas
- 3
Enviar invitaciones
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Determinar las cantidades del catering
2 personas
- 7
Planificar bebidas y compras
2 personas
- 8
Gestionar entregas y reservas
- 9
Hacer la lista definitiva de invitados
- 10
Entregar la lista de dieta a cocina
- 11
Preparar el programa y la bienvenida
- 12
Preparar la selección musical
- 13
Preparar tarjetas de nombre
- 14
Hacer la compra
2 personas
- 15
Guardar las bebidas refrigeradas
2 personas
- 16
Preparar aperitivos
3 personas
- 17
Cortar verduras y frutas
2 personas
- 18
Preparar salsas y dips
- 19
Montar el punto de café y té
2 personas
- 20
Colocar mesas y sillas
3 personas
- 21
Montar mesas de buffet
2 personas
- 22
Preparar la vajilla y las copas
2 personas
- 23
Colgar la decoración
2 personas
- 24
Probar la iluminación
- 25
Probar la música y el altavoz
- 26
Colocar los tarjeteros
- 27
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
- 28
Enfriar las bebidas
2 personas
- 29
Montar el mostrador de bienvenida
- 30
Comprobar el lugar y los baños
2 personas
Evento
- 31
Recibir a los invitados
2 personas
- 32
Servir bebidas de bienvenida
2 personas
- 33
Servir aperitivos
3 personas
- 34
Rellenar las bebidas
2 personas
- 35
Reponer el bufé
2 personas
- 36
Servir café y té
2 personas
- 37
Vaciar los contenedores de basura
- 38
Recoger vasos sucios
2 personas
- 39
Despedida y última ronda
2 personas
Seguimiento
- 40
Guardar los restos de comida de forma segura
2 personas
- 41
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
- 42
Recoger mesas y sillas
3 personas
- 43
Retirar la decoración
2 personas
- 44
Apagar el equipo
- 45
Limpiar a fondo el lugar
3 personas
- 46
Retirar los residuos
2 personas
- 47
Devolver el stock
- 48
Devolver el material prestado
2 personas
- 49
Gestionar la fianza y los envases retornables
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 8
- Sillascant. 55
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesas altascant. 6
Vajilla
- Vasos para aguacant. 60
- Copas de vinocant. 60
- Copas de cervezacant. 60
- Tazas de cafécant. 40
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 6
- Jarrascant. 8
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Altavoz Bluetooth
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 3
- Cuencos para mezclarcant. 4
- Jarras medidorascant. 2
- Cubiterascant. 4
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 8
- Decoraciones de mesacant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 60
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Lámparas de mesacant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 5
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista de invitados y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Entrega la lista definitiva a cocina y calcula el catering con el número confirmado, no con estimaciones antiguas.
- Planifica las bebidas por separado: para la primera hora, calcula aproximadamente 2 o 3 consumiciones por persona y deja las bebidas refrigeradas con varias horas de antelación. Las cubiteras y las neveras portátiles suelen olvidarse hasta el último momento.
- Reserva entre 2 y 3 horas antes del inicio para colocar mesas, sillas, mesas de buffet, vajilla y copas. Monta primero las zonas de circulación y deja las bandejas, pinzas y jarras junto al buffet, no guardadas en otra sala.
- Prepara la bienvenida antes de que llegue nadie: programa, tarjetas de nombre y selección musical deben estar listos al menos 30 minutos antes. Así no tendrás que imprimir nombres ni buscar música mientras recibes a los invitados.
- Prueba el altavoz, la iluminación, los cables alargadores y las regletas con 45 minutos de margen. Comprueba también el punto de café y té y corta frutas y verduras antes de montar los aperitivos para evitar retrasos en la cocina.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un cóctel de empresa?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, presupuesto e invitados. Deja cerradas las dietas, el catering, las bebidas y las entregas como mínimo 7 días antes.
- ¿Cuántas bebidas calcular por persona en un cóctel de empresa?
- Para la primera hora, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona y ajusta después según la duración y el perfil de los invitados. Añade agua suficiente y enfría las bebidas varias horas antes del comienzo.
- ¿Cuándo se prepara el montaje del cóctel?
- Reserva de 2 a 3 horas antes del inicio para colocar mobiliario, buffet, vajilla, copas y decoración. Haz las pruebas de música e iluminación al menos 45 minutos antes de recibir a los invitados.
- ¿Cuándo hay que cerrar la lista de invitados y las dietas?
- Cierra la lista definitiva entre 5 y 7 días antes del cóctel. Envía las preferencias dietéticas a cocina en ese momento para que las cantidades y los aperitivos puedan prepararse sin cambios de última hora.
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