Firmenempfang organisieren: die richtige Reihenfolge

Ein Firmenempfang wirkt entspannt, wenn die Vorbereitung früh genug in der richtigen Reihenfolge beginnt. Zuerst stehen Termin, Ort, Budget und Gästeliste fest; danach folgen Einladungen, Anmeldungen und Catering. In der letzten Woche geht es um Mengen, Lieferungen, Namensschilder und das Programm. Am Veranstaltungstag brauchen Getränke, Buffet, Technik und Empfangsbereich getrennte Zeitfenster, damit nicht alles gleichzeitig erledigt werden muss.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Budget und Gästeliste festlegen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Cateringmengen festlegen
2 Personen
7
Getränke und Einkäufe planen
2 Personen
8
Lieferungen und Reservierungen organisieren
9
Endgültige Gästeliste erstellen
10
Diätliste an die Küche geben
11
Programm und Begrüßung vorbereiten
12
Musikauswahl zusammenstellen
13
Namensschilder vorbereiten
14
Einkaufen gehen
2 Personen
15
Getränke gekühlt lagern
2 Personen
16
Snacks vorbereiten
3 Personen
17
Obst und Gemüse schneiden
2 Personen
18
Dips und Saucen bereitstellen
19
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
20
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
21
Buffetische aufstellen
2 Personen
22
Geschirr und Gläser bereitstellen
2 Personen
23
Dekoration aufhängen
2 Personen
24
Beleuchtung testen
25
Musik und Lautsprecher testen
26
Namensschilder auslegen
27
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
28
Getränke kalt stellen
2 Personen
29
Empfangstresen einrichten
30
Location und Toiletten kontrollieren
2 Personen

Event

31
Gäste empfangen
2 Personen
32
Begrüßungsgetränke ausschenken
2 Personen
33
Snacks servieren
3 Personen
34
Getränke nachfüllen
2 Personen
35
Buffet auffüllen
2 Personen
36
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
37
Mülleimer leeren
38
Benutzte Gläser einsammeln
2 Personen
39
Abschied und letzte Runde
2 Personen

Nachbereitung

40
Essensreste sicher aufbewahren
2 Personen
41
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
42
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
43
Dekoration entfernen
2 Personen
44
Geräte ausschalten
45
Den Veranstaltungsort gründlich reinigen
3 Personen
46
Abfall entsorgen
2 Personen
47
Vorräte zurückbringen
48
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
49
Pfand und Verpackung abrechnen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
StühleAnz. 55
BuffetischeAnz. 3
StehtischeAnz. 6

Geschirr

WassergläserAnz. 60
WeingläserAnz. 60
BiergläserAnz. 60
KaffeetassenAnz. 40
TellerAnz. 70
BestecksetsAnz. 70
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 6
KaraffenAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
Bluetooth-Lautsprecher
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 3
RührschüsselnAnz. 4
MessbecherAnz. 2
EiswürfelbehälterAnz. 4

Dekoration

BallonsAnz. 100
GirlandenAnz. 8
TischdekorationenAnz. 8
NamensschilderAnz. 60

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4
TischlampenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 5
EimerAnz. 2
WischmopsAnz. 2
Besen und KehrblechAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Legen Sie Budget und vorläufige Gästeliste spätestens sechs Wochen vor dem Empfang fest. So können Sie Einladungen verschicken und rechtzeitig erkennen, wie viele Klapptische, Stühle und Stehtische benötigt werden.
Verschicken Sie die Einladungen etwa vier Wochen vorher und setzen Sie eine Rückmeldefrist von zehn bis vierzehn Tagen. Erfassen Sie dabei nicht nur Zusagen, sondern auch Ernährungswünsche und erstellen Sie daraus eine separate Diätliste für die Küche.
Planen Sie Catering und Getränke erst mit der erwarteten Gästezahl nach Ablauf der Rückmeldefrist. Rechnen Sie für den Empfang pro Person mit zwei bis drei Getränken in der ersten Stunde und bestellen Sie Sonderkost getrennt von der allgemeinen Buffetmenge.
Bereiten Sie Namensschilder, Begrüßung und Musikauswahl spätestens drei Tage vorher vor. Am Vortag lassen sich haltbare Snacks, Tischdekorationen und die Beschriftung von Buffet und Kaffee-Teebereich erledigen; Obst und Gemüse sollten erst am Veranstaltungstag geschnitten werden.
Reservieren Sie am Veranstaltungstag mindestens zwei Stunden für Aufbau und Tests. Stellen Sie Buffetische, Geschirr, Gläser, Karaffen und Servierzangen zuerst auf, lagern Sie Getränke gekühlt und testen Sie anschließend Beleuchtung, Lautsprecher, Verlängerungskabel sowie Kaffee- und Teestation.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Firmenempfang planen?: Beginnen Sie mindestens sechs Wochen vorher mit Termin, Ort, Budget und Gästeliste. Einladungen sollten etwa vier Wochen vor dem Empfang verschickt werden, damit für Rückmeldungen und Ernährungswünsche noch zehn bis vierzehn Tage bleiben.
Wie viele Getränke braucht man für einen Firmenempfang?: Planen Sie für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach etwa ein Getränk pro Stunde. Zusätzlich sollten Wasser, Kaffee und Tee für alle Gäste eingeplant werden; Getränke gehören spätestens am Vortag in die Kühlung.
Wann sollte man das Catering für einen Firmenempfang bestellen?: Die Bestellung sollte etwa drei bis vier Wochen vorher angefragt und nach Ablauf der Rückmeldefrist endgültig bestätigt werden. Geben Sie der Küche die Diätliste spätestens sieben Tage vor dem Empfang, bei umfangreicher Sonderkost besser früher.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Firmenempfangs?: Planen Sie mindestens zwei Stunden für Mobiliar, Buffetische, Geschirr, Gläser, Dekoration und Technik ein. Für einen Empfang mit mehreren Bereichen oder Lieferungen ist ein zusätzlicher Puffer von 30 Minuten sinnvoll.

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