Zo organiseer je een bedrijfsbezoek zonder verrassingen

Begin met het programma en de bezoekroute, niet met de catering. Leg vast welke ruimtes bezoekers zien, wie rondleidt en waar presentaties plaatsvinden. Verstuur daarna de uitnodigingen en verzamel aanmeldingen, dieetwensen en praktische gegevens. In de laatste week controleer je naamkaartjes, bezoekerslijst, bewegwijzering en techniek. Op de dag zelf draait alles om een bemande ontvangstbalie, duidelijke overdrachten en een korte veiligheidscontrole voordat de eerste groep binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Bezoekroute en ruimtes bepalen
2 personen
3
Uitnodiging opstellen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Rondleiders aanwijzen
2 personen
8
Sprekers en presentaties bevestigen
9
Catering bestellen
10
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
11
Bezoekerslijst afdrukken
12
Presentaties controleren
2 personen
13
Bewegwijzering voorbereiden
14
Catering en materialen ontvangen
2 personen
15
Ruimtes schoonmaken
2 personen
16
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
17
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
18
Presentatieruimte inrichten
2 personen
19
Rondleiders briefen
3 personen
20
Hapjes voorbereiden
3 personen
21
Dranken koud zetten
2 personen
22
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
23
Techniek testen
2 personen
24
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

25
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
26
Bezoekers registreren
2 personen
27
Koffie en thee serveren
2 personen
28
Welkomstwoord verzorgen
29
Bedrijfspresentatie geven
2 personen
30
Rondleidingen begeleiden
4 personen
31
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
32
Borrelbuffet opbouwen
3 personen
33
Hapjes en dranken serveren
3 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Buffet en tafels aanvullen
2 personen
36
Netwerkgesprekken faciliteren
2 personen
37
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen

Nazorg

38
Afval verzamelen
2 personen
39
Servies afwassen
2 personen
40
Ruimtes opruimen
3 personen
41
Apparatuur uitschakelen
42
Ruimtes schoonmaken
2 personen
43
Materialen controleren
2 personen
44
Geleende materialen retourneren
2 personen
45
Bezoekersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Biertafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Servies

Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Theelepelsaantal 60
Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Microfoon
Luidsprekersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Kannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
IJslepelsaantal 2

Decoratie

Naamkaartjesaantal 60
Tafelkleedjesaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
Bewegwijzeringsbordenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 12
Emmersaantal 2
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de bezoekersroute vóór je ruimtes inricht. Noteer per onderdeel de maximale groepsgrootte en houd 10 tot 15 minuten speling tussen presentatie en rondleiding, zodat een uitloop niet direct de hele planning verschuift.
Sluit de aanmeldingen uiterlijk 5 werkdagen voor het bezoek. Gebruik de definitieve lijst voor naamkaartjes, catering en dieetwensen; zo voorkom je dat extra gasten pas bij de ontvangstbalie moeten worden ingepast.
Wijs per rondleiding één vaste rondleider aan en brief die persoon minimaal 2 werkdagen vooraf. Geef ook aan waar de groep verzamelt, welke ruimtes niet toegankelijk zijn en wie vragen over veiligheid beantwoordt.
Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoon en luidsprekers in de ingerichte presentatieruimte minstens 1 uur vóór ontvangst. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen vooraf neer; juist die worden vaak pas ontdekt wanneer de presentatie begint.
Zet koffie, thee, water en gekoelde dranken pas klaar nadat de ontvangstbalie en bewegwijzering staan. Houd de bezoekerslijst, naamkaartjes en een contactpersoon bij de balie, zodat binnenkomende bezoekers niet tussen de catering en de rondleiding verdwijnen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bedrijfsbezoek organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met datum, programma, ruimtes en rondleiders. Verstuur de uitnodiging minimaal 3 weken voor het bezoek en sluit de aanmeldingen 5 werkdagen vooraf.
Hoeveel rondleiders heb je nodig voor een bedrijfsbezoek?: Plan minimaal 1 rondleider per groep die tegelijk vertrekt. Houd de groepen zo klein dat iedereen de uitleg kan horen en wijs daarnaast 1 centrale contactpersoon aan voor ontvangst en wijzigingen.
Wanneer moet je de techniek testen voor een bedrijfsbezoek?: Test alle apparatuur minimaal 1 uur voor de eerste bezoeker arriveert, in de definitieve opstelling. Controleer ook kabels, stroompunten, microfoonvolume en de presentatie zelf.
Wanneer bestel je catering voor een bedrijfsbezoek?: Bestel catering zodra het programma en de verwachte bezoekersaantallen redelijk vaststaan, meestal 1 tot 2 weken vooraf. Geef de definitieve aantallen en dieetwensen uiterlijk 5 werkdagen voor het bezoek door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.