So organisierst du einen Firmenbesuch ohne Leerlauf
Ein Firmenbesuch steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst legst du Datum, Programm und Besuchsroute fest, danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die Einteilung der Guides. Plane Essen, Technik und Räume nicht erst für den Veranstaltungstag, sondern mit festen Prüfterminen. Besonders häufig fehlen am Ende Namensschilder, Beschilderung, geprüfte Präsentationen oder ein besetzter Empfang. Diese Reihenfolge hilft dir, den Besuch von der ersten Zusage bis zum letzten Rundgang zuverlässig vorzubereiten.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Besuchsroute und Räume festlegen
2 Personen
- 3
Einladung erstellen
- 4
Einladungen verschicken
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Guides einteilen
2 Personen
- 8
Referenten und Präsentationen bestätigen
- 9
Catering bestellen
- 10
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 11
Besucherliste ausdrucken
- 12
Präsentationen prüfen
2 Personen
- 13
Beschilderung vorbereiten
- 14
Catering und Materialien entgegennehmen
2 Personen
- 15
Räume reinigen
2 Personen
- 16
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 17
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 18
Präsentationsraum einrichten
2 Personen
- 19
Führende briefen
3 Personen
- 20
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 21
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 22
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 23
Technik testen
2 Personen
- 24
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Event
- 25
Empfangstheke besetzen
2 Personen
- 26
Besucher registrieren
2 Personen
- 27
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 28
Begrüßungswort übernehmen
- 29
Unternehmenspräsentation halten
2 Personen
- 30
Führungen begleiten
4 Personen
- 31
Besucherfragen beantworten
3 Personen
- 32
Getränkebuffet aufbauen
3 Personen
- 33
Snacks und Getränke servieren
3 Personen
- 34
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 35
Buffet und Tische auffüllen
2 Personen
- 36
Netzwerkgespräche moderieren
2 Personen
- 37
Verabschiedung und Abreise begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 38
Abfall sammeln
2 Personen
- 39
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 40
Räume aufräumen
3 Personen
- 41
Geräte ausschalten
- 42
Räume reinigen
2 Personen
- 43
Materialien prüfen
2 Personen
- 44
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 45
Dankeschön an Besucher senden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BiertischeAnz. 8
- StühleAnz. 60
- BuffetischeAnz. 4
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- GläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 80
- GabelnAnz. 80
- MesserAnz. 80
- TeelöffelAnz. 60
- ServierbesteckAnz. 12
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Mikrofon
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
Küche
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- ServierschalenAnz. 12
- Servierplatten mit DeckelAnz. 6
- KannenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 4
- EislöffelAnz. 2
Dekoration
- NamensschilderAnz. 60
- TischdeckenAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 6
- WegweiserAnz. 8
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- MüllbeutelhalterAnz. 6
- PutzlappenAnz. 12
- EimerAnz. 2
- Besen und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege zuerst Datum, Programm und die Route durch Gebäude und Räume fest. Plane pro Station eine feste Dauer und zusätzlich 10 bis 15 Minuten Puffer für Wege, Rückfragen und verspätete Gäste ein.
- Verschicke die Einladungen mindestens drei Wochen vorher und bearbeite Anmeldungen täglich in der letzten Woche. Erfasse Ernährungswünsche spätestens sieben Tage vor dem Besuch, damit das Catering angepasst werden kann.
- Bestätige Referenten, Präsentationen und Guides spätestens fünf Werktage vorher. Prüfe die Dateien zusätzlich am Vortag auf dem tatsächlichen Laptop, Beamer, der Projektionsleinwand und dem Mikrofon.
- Richte Empfang, Sitzplätze und Präsentationsraum am Vortag ein. Drucke die Besucherliste und bereite Namensschilder sowie Beschilderung so vor, dass am Empfang niemand länger als zwei Minuten suchen muss.
- Plane für den Veranstaltungstag eine eigene Übergabe für Catering und Materialien ein. Stelle Getränke kalt, bereite Kaffee und Tee vor und führe die Sicherheits- und Technikprüfung mindestens 60 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste durch.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Firmenbesuch planen?
- Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vorher mit Datum, Programm und Besuchsroute. Einladungen sollten mindestens drei Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
- Wann sollte das Catering für einen Firmenbesuch bestellt werden?
- Bestelle das Catering spätestens sieben Tage vor dem Firmenbesuch, sobald die ungefähre Teilnehmerzahl und die Ernährungswünsche feststehen. Die endgültige Zahl kannst du zwei bis drei Werktage vorher an den Anbieter melden, falls dessen Frist das zulässt.
- Wann muss die Technik für einen Firmenbesuch geprüft werden?
- Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Mikrofon, Lautsprecher und Verlängerungskabel am Vortag mit den echten Präsentationen. Führe am Veranstaltungstag zusätzlich mindestens 60 Minuten vor dem Empfang einen kurzen Funktionstest durch.
- Wie viel Zeit sollte man für den Empfang einplanen?
- Besetze die Empfangstheke mindestens 30 Minuten vor der angekündigten Ankunft. Halte Besucherliste, Namensschilder und Hinweise zur Route bereit, damit verspätete Gäste den Rundgang nicht aufhalten.
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